淺談基層文書檔案管理的創(chuàng)新

李國麗

（云南省昆明市盤龍區(qū)龍泉街道辦事處，云南 昆明 650000）

目前文書檔案管理大部分是機(jī)械的將單位的日?；顒?dòng)等方面，進(jìn)行歸納和記錄。將這些記錄文總結(jié)，并且妥善的保管，是后期單位的信息系統(tǒng)化，規(guī)范化管理的基礎(chǔ)的條件，在社會(huì)工作中有著不可忽視的作用，但是目前科技急速發(fā)展，文書檔案的管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新，和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相結(jié)合，才能滿足新時(shí)代工作的要求。因此，必須要使用更加有效的方式，將文書檔案管理工作水平提升，使其更加符合目前的發(fā)展。

一、現(xiàn)有文書管理工作的不足

（一）從業(yè)人員素質(zhì)有待提升

文書檔案的管理工作，其內(nèi)容相對而言較為復(fù)雜，管理項(xiàng)目也很多，從業(yè)人員必須要有相關(guān)的專業(yè)素養(yǎng)和較高的邏輯思維能力，才能夠勝任這份工作，可是因?yàn)槟壳按蟛糠莼鶎訂挝欢己鲆暳宋臅芾砉ぷ鲗τ谏鐓^(qū)發(fā)展的重要性，所以對于管理文書的人員沒有過高要求，這就是目前管理文書的相關(guān)工作人員普遍文化程度不高，沒有專業(yè)的管理知識，這樣的工作人員無法滿足新時(shí)期街道辦事處或社區(qū)對于文書管理的需要，因此，想要使社會(huì)文書管理工作創(chuàng)新，將從業(yè)人員的整體專業(yè)素養(yǎng)提高是十分重要的。

（二）檔案管理工作遭遇忽視

通過一些調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，目前我國基層檔案管理現(xiàn)狀并不理想，大部分的基層單位都覺得文書檔案管理工作只是一種較為簡單的記錄和總結(jié)的工作，對于社區(qū)的發(fā)展沒有什么實(shí)際的幫助，而在單位中的重要性更是排名向后，所以在日常工作當(dāng)中，沒有給與檔案管理工作足夠的重視，這就很容易讓檔案管理的工作發(fā)生投入產(chǎn)出并不均等的情況，國家單位在檔案文書檔案管理工作上，盡管投入了大部分的人力物力，但是收獲的卻很少，如果想要讓這一現(xiàn)象得到改善，需要對不同的基層單位其管理思想，給予一定的提高。讓單位領(lǐng)導(dǎo)能夠重視檔案文書的管理工作，不僅如此，也需要各單位提升文書檔案管理的理念和服務(wù)水平。對目前已有檔案需要利用起來，使其能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作存在的價(jià)值。

（三）現(xiàn)有文書檔案管理制度存在很大漏洞

如果沒有相應(yīng)的制度，就很難完成工作，而目前的文書檔案管理工作并不完善，和其目前的管理制度有很大缺失，是有著密不可分的關(guān)系。制度的缺失并不是完全沒有相應(yīng)的制度，而是相關(guān)制度并不能符合實(shí)際應(yīng)用的情況，也無法妥善的指導(dǎo)相關(guān)的管理工作。目前的制度因?yàn)槠渲贫ǖ沫h(huán)境和現(xiàn)有的環(huán)境已經(jīng)有很大差別，所以很難和現(xiàn)代社會(huì)的文書管理工作相結(jié)合。制度需要與時(shí)俱進(jìn)，比如說傳統(tǒng)的制度比較重視記錄，而對于實(shí)際應(yīng)用情況還需要補(bǔ)充，但是目前現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境要求檔案的使用價(jià)值，而這兩者理念就有一定的差異，還有傳統(tǒng)的制度對于檔案的借還流程并不是十分重視，這就很容易讓一些檔案文件出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。讓檔案的完整性出現(xiàn)很大問題，后期檔案的使用的時(shí)候就會(huì)有一些缺陷。

二、如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

（一）提升從業(yè)人員整體素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)

大部分的檔案管理工作都是需要工作人員進(jìn)行的，只有工作人員更加專業(yè)，才能夠在崗位上真正的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)此崗位的價(jià)值，也可以有效地將工作效率整體提高，所以工作人員的能力對于文書檔案管理工作是十分重要的，基層單位可以從以下幾個(gè)方面，讓工作人員的工作能力提升。第一，加大原有工作人員的培訓(xùn)力度，使這些工作人員的整體工作水平能夠得到提升，同時(shí)也可以對其進(jìn)行一些培訓(xùn)活動(dòng)，使其能夠意識到這項(xiàng)工作的重要性，使從業(yè)人員能夠提高在工作時(shí)候的積極性。第二，建立更加先進(jìn)的晉升激勵(lì)制度，使用一些合理的方式，讓工作人員的積極性提升，比如說將績效獎(jiǎng)金和薪酬與工作的態(tài)度等方面相結(jié)合。也可以使用一些晉升渠道的明確制度，使員工能夠明確自己的職業(yè)發(fā)展道路，這樣就可以使工作人員的態(tài)度更加穩(wěn)定，并且產(chǎn)生一些上進(jìn)心和責(zé)任心來提高工作效率。第三，有目的性的將一些高精尖人才選拔到基層單位，使崗位上能夠配備更加具有專業(yè)性的人才，也可以將先進(jìn)的技術(shù)和傳統(tǒng)方法相結(jié)合，讓工作人員能夠了解到一些新鮮的工作方式，彌補(bǔ)一些傳統(tǒng)方式上的不足。使團(tuán)隊(duì)建設(shè)更加全面，也可以使整體工作品質(zhì)提升。

（二）提高相關(guān)管理部門領(lǐng)導(dǎo)對于文書檔案管理工作重視

將一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)管理理念進(jìn)行提升，使其能夠了解文書檔案管理工作的重要性，這也是改變目前管理現(xiàn)狀的基本條件之一，一個(gè)管理工作的改善是否能夠合理的進(jìn)行，其本質(zhì)是領(lǐng)導(dǎo)和工作人員相一致的努力，特別是領(lǐng)導(dǎo)對于這一系列工作的具體理念，管理方法不足是極為重要的。目前文書檔案管理工作需要補(bǔ)充，而一些相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也必須要提升自己的意識，并且要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識，讓自身管理思路能夠與時(shí)俱進(jìn)，基層的檔案管理工作人員需要將目前的一些問題向上級領(lǐng)導(dǎo)反映，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠了解到目前管理工作急需改變的地方。也使其能夠了解到管理工作改進(jìn)的重要性，在政策資源上給予一定的支持，讓文書檔案管理工作得到提升。

（三）彌補(bǔ)現(xiàn)有文書檔案管理漏洞，完善相關(guān)管理制度

完善的文書管理制度不但包含了文書管理工作的具體方法以及操作，也讓檔案管理人員能夠有一個(gè)規(guī)章制度約束。而制度的全面，科學(xué)，能夠讓工作人員在工作的時(shí)候找到正確的方向。而目前一些制度有明顯的缺陷，也很難適應(yīng)目前的發(fā)展，因此需要進(jìn)行改進(jìn)，使其能夠和先進(jìn)的方法相結(jié)合，取長補(bǔ)短成為一個(gè)能夠符合目前社會(huì)發(fā)展需要的，文書檔案管理工作行之有效的制度。

結(jié)束語

文書檔案管理工作能夠促進(jìn)基層單位的發(fā)展，需要基層單位領(lǐng)導(dǎo)對其重視起來，正視目前文書檔案管理工作的不足之處，使工作人員得到相關(guān)的培訓(xùn)，提升職業(yè)素養(yǎng)，并且制定出更加符合目前發(fā)展需要的，文書檔案管理工作的制度。使其能夠結(jié)合先進(jìn)的方法得到發(fā)展，而基層單位領(lǐng)導(dǎo)也需要了解文書檔案管理工作的必要性，提升管理理念，使文書檔案管理工作能夠發(fā)展。