大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)和要求

姚念全

(黑龍江訥河市檔案局，黑龍江 訥河 161300)

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息和數(shù)據(jù)總量的大爆發(fā)，也給數(shù)據(jù)的有效挖掘和準(zhǔn)確利用帶來了新的難題，并且對檔案管理者的職業(yè)技能與工作方式提出新的要求。傳統(tǒng)組織內(nèi)的檔案管理相關(guān)工作人員，大多只是充當(dāng)一個(gè)資料保管員的角色，沒有發(fā)揮真正檔案管理工作該有的價(jià)值和作用。檔案管理者必須緊隨大數(shù)據(jù)的技術(shù)潮流，努力提高自己的技能水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作角色到知識型專業(yè)人員角色的轉(zhuǎn)變。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息管理的新特點(diǎn)

（一）數(shù)據(jù)體量非常巨大

根據(jù)IDC的報(bào)告，2013年的全球數(shù)據(jù)總量為4.4ZB，2014年為6.2ZB，2015年為8.6ZB，2016年為12ZB，2017年為17.9ZB。根據(jù)權(quán)威機(jī)構(gòu)預(yù)測，今后每年全球數(shù)據(jù)總量的增長幅度不會(huì)低于40%，預(yù)計(jì)2018為24ZB、2019年為36ZB，2020年會(huì)達(dá)到為50ZB。預(yù)計(jì)到2020年，我國各類檔案館的館藏超過10億件，其中電子檔案文卷將超過8億件。全球數(shù)據(jù)總量的爆發(fā)，以及我國官方檔案信息量的不斷增加，形成了巨大體量的原生數(shù)據(jù)信息庫。

（二）傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)電子化

傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)的種類有很多類型，有紙質(zhì)文件、錄音磁帶、錄像磁帶、影片、照片、底圖、磁盤、光盤、微縮膠卷、開窗片、卷片等等，都屬于各類實(shí)物，主要有檔案館和檔案室來保管。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，全球各大檔案館都在努力把傳統(tǒng)的實(shí)物檔案，開發(fā)成為電子檔案，形成龐大的電子檔案庫。電子檔案由各類電子檔案格式和對應(yīng)的應(yīng)用軟件組成，分為文檔、音頻、視頻、圖片及其他特殊格式文件。

電子檔案擁有共享性、多樣性、經(jīng)濟(jì)環(huán)保性、保護(hù)原件性、便于傳輸性、開放性等多種特點(diǎn)和優(yōu)勢。共享性可以讓電子檔案同一時(shí)間被不同屬地的很多需求者通過各種方式進(jìn)行處理，打破了使用人數(shù)的限制、固定場所的限制、時(shí)間利用的限制。多樣性可以讓各類、檔案需求者和利用者，通過各類軟件對電子檔案進(jìn)行自由編輯和更改格式，形成最適合用戶所需的文件形式。經(jīng)濟(jì)環(huán)保性，一方面減少了對紙張和各類實(shí)務(wù)媒介的需求，節(jié)約了大量環(huán)境資源；另一方面減少了文件保存、裝訂、搬運(yùn)、傳遞的工作，節(jié)約了大量人力資源。保護(hù)原件性，主要體現(xiàn)在電子檔案是無損耗性，不管重復(fù)利用多少次，檔案的原件都不會(huì)受損；不管利用者在自己的電子終端怎么編輯修改，都不會(huì)改變檔案原件的內(nèi)容和形式。便于傳輸性體現(xiàn)在電子檔案可以通過郵件、網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空傳遞，大大增加檔案的利用效率。開放性指電子檔案系統(tǒng)通過與各類信息資源提供者建立友好的網(wǎng)絡(luò)鏈接關(guān)系，可以幫助用戶獲得遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于實(shí)物檔案的數(shù)據(jù)信息。

（三）檔案信息可用率低

對于檔案和信息的利用者而言，很多情況下，他們的真實(shí)需求，只是一些核心數(shù)據(jù)和信息。這些核心數(shù)據(jù)和信息，往往不是簡單存在于某一份檔案的內(nèi)容中，而是需要在多份檔案中挖掘和提煉。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案搜索引擎提供的相關(guān)檔案的數(shù)量會(huì)非常多，其中真正有價(jià)值的檔案數(shù)量則相對較少。用戶要在龐大的候選檔案數(shù)據(jù)中，找到真正有用的信息，反而會(huì)需要花費(fèi)更多的時(shí)間。這樣導(dǎo)致了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案價(jià)值的一個(gè)雙刃劍，提煉真正有價(jià)值信息的難度反而更大。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的新要求

（一）樹立新的思維方式

互聯(lián)網(wǎng)興起已經(jīng)將全球帶入了信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的思維模式已經(jīng)嚴(yán)重滯后于信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展速度。“信息化思維”就是要求檔案工作者在大數(shù)據(jù)時(shí)代，用信息化的視角來認(rèn)識檔案管理中的問題，用信息化的方法來研究分析這些問題，用信息化的手段來解決和處理這些問題。通過樹立信息化思維，讓檔案工作與信息化技術(shù)高度結(jié)合，通過信息化技術(shù)推動(dòng)檔案管理不斷改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)量和效率的提升。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，要做好檔案管理工作，還需要有“技術(shù)性思維”。檔案管理者必須改變傳統(tǒng)上關(guān)于檔案管理工作技術(shù)含量低的觀念，必須不斷學(xué)習(xí)新的檔案工作相關(guān)技術(shù)，培養(yǎng)處理各類大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案問題的技術(shù)能力。也需要有“商業(yè)化思維”的核心內(nèi)容是充分衡量成本與效益的關(guān)系，盡力爭取用最小的成本，達(dá)成最大的效益。檔案工作也離不開成本和財(cái)務(wù)預(yù)算的投入，并且要講究檔案價(jià)值的產(chǎn)出效益。要做好組織的檔案管理工作，一方面在涉及成本投入時(shí)，避免盲目采購低性價(jià)比的軟硬件設(shè)施，另一方面要想方設(shè)法挖掘和提高檔案工作的價(jià)值產(chǎn)出。

（二）掌握更多工作技能

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料絕大部分都形成了電子資料，檔案工作的技能從以前處理紙質(zhì)和實(shí)務(wù)媒介的能力，轉(zhuǎn)變?yōu)樘幚黼娮訑?shù)據(jù)信息資源的能力。處理電子檔案信息數(shù)據(jù)時(shí)，進(jìn)行檔案的資料收集、內(nèi)容整理、文件保管、價(jià)值鑒定、信息利用等工作環(huán)節(jié)，都需要使用很多計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)。在處理電子檔案時(shí)，要求檔案管理者具備良好的電腦自動(dòng)化辦公能力，需要熟練掌握多種常用辦公軟件。在進(jìn)行電子檔案編輯和整理的時(shí)，還需要使用到各類專業(yè)性的軟件。在電子檔案歸檔的時(shí)，需要掌握有關(guān)電腦文件操作技巧和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。在電子檔案保管時(shí)，需要掌握有關(guān)電腦文件保密技術(shù)。在提煉、匯總、分析檔案中的數(shù)據(jù)資料時(shí)，需要掌握有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析軟件的應(yīng)用技術(shù)。在電子文件傳輸和共享時(shí)，需要掌握局域網(wǎng)絡(luò)的有關(guān)設(shè)置和優(yōu)化技術(shù)。在收集網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)檔案庫資料時(shí)，需要掌握網(wǎng)絡(luò)搜索引擎和數(shù)據(jù)庫檢索的關(guān)鍵字組合技術(shù)，絕大多數(shù)檔案信息都以電子數(shù)據(jù)的形式保存在互聯(lián)網(wǎng)上。任何地方的任何檔案需求者，都可以很容易通過互聯(lián)網(wǎng)和大型網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫，檢索到自己需要的檔案資料和信息內(nèi)容。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代不但要求檔案管理者樹立新的思維模式，掌握更多的工作技能，還必須得從工作心態(tài)上發(fā)生真正的改變。檔案管理者必須改變過去以往的被動(dòng)工作模式，用積極主動(dòng)的工作態(tài)度和具體行動(dòng)，才能應(yīng)對大數(shù)據(jù)時(shí)代日新月異的技術(shù)變化。