淺談檔案管理信息化建設(shè)

曹剛

（齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)勞動(dòng)就業(yè)局，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)走入了各個(gè)工作崗位，檔案管理也是如此。利用信息化技術(shù)，使得檔案管理的工作效率提升，利用計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存功能，將大量的信息有序存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，節(jié)省了大量的人力物力資源。利用信息化技術(shù)，檔案管理工作人員可以相互學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)，對(duì)提升崗位專業(yè)技能起到了促進(jìn)作用。

一、信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）便捷的信息查詢與分類功能

在檔案管理中有效使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理中，職稱評(píng)定、干部選拔行為都需要對(duì)參加評(píng)定和選拔的人員進(jìn)行相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)。候選人每年的工作評(píng)級(jí)、近年來(lái)是否獲得嘉獎(jiǎng)等等，多應(yīng)該考慮在內(nèi)。對(duì)于職稱評(píng)定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學(xué)習(xí)成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個(gè)文件核對(duì)的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢功能，調(diào)出相關(guān)項(xiàng)目的具體信息，讓信息的獲取非常方便。

（二）信息的保存更加安全，可備份保存

檔案資料的保存過(guò)程中，最容易出現(xiàn)問(wèn)題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護(hù)屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲(chǔ)，還以電子信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲(chǔ)的空間變得巨大，小小的計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)大量的信息。所以檔案信息通過(guò)信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲(chǔ)空間大，一些重要的檔案信息還可以通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲(chǔ)更為安全了。

二、做好信息化檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高檔案管理者的信息化管理水平

一是檔案管理者必須具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。另外，管理者至少具有全日制大專畢業(yè)背景，并且具有耐心、熱情、積極的工作態(tài)度。二是通過(guò)與單位各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)議，制訂各階段需要存檔的數(shù)據(jù)和資料，并及時(shí)進(jìn)行登記、歸檔入庫(kù)，避免檔案重復(fù)、散雜、零亂，制訂并完善檔案管理制度，嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行，保證歸檔工作有序進(jìn)行。三是培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的專業(yè)技術(shù)人才，能有效避免擁有大量數(shù)據(jù)卻不懂?dāng)?shù)據(jù)分析的情況出現(xiàn)。四是開(kāi)發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)，每個(gè)單位都具有自身的特殊性，這就要求我們必須結(jié)合本單位實(shí)際及檔案建設(shè)特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)出一套符合我們自己數(shù)據(jù)的分析管理工具。

（二）提高信息利用率

利用信息化進(jìn)行檔案管理，不僅僅可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。雖然這種服務(wù)方式可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率，但是我們也不能忽略網(wǎng)絡(luò)存在的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。一是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全不斷更新加密技術(shù)，通過(guò)加密原有信息可以轉(zhuǎn)化成亂碼，并以亂碼的形式保存下來(lái)，這樣有效地防止檔案信息被破譯而造成的損失。二是不斷加強(qiáng)防寫(xiě)技術(shù)，利用該技術(shù)后，可以將檔案信息設(shè)置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界想對(duì)檔案信息進(jìn)行修改則無(wú)法實(shí)現(xiàn)。三是主機(jī)不能使用U盤(pán)、軟盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)工具，避免計(jì)算機(jī)病毒入侵、泄密等問(wèn)題。四是加強(qiáng)機(jī)密檔案資料的安全管理，建立健全機(jī)密單杠安全管理制度，防止違規(guī)操作情況的出現(xiàn)。針對(duì)機(jī)密檔案采取單獨(dú)管理、重點(diǎn)管理的措施，設(shè)置專門(mén)管理人員，并定期對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行核查。五是增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，做好內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)查詢權(quán)限及檔案?jìng)鬟f期間的管理，嚴(yán)格按審批登記制度執(zhí)行。

三、提高檔案管理人員的創(chuàng)新服務(wù)觀念

一是工作人員應(yīng)該通過(guò)各種途徑獲得檔案工作豐富的知識(shí)，并通過(guò)各種媒體獲得檔案管理的信息，提高檔案管理的法律意識(shí)。二是通過(guò)檔案的整理提高檔案的利用率，研究利用者信息利用的預(yù)測(cè)能力和利用率。三是要充分利用互聯(lián)網(wǎng)等信息手段提高服務(wù)質(zhì)量，給檔案使用者提供主動(dòng)、多元化、開(kāi)放型的服務(wù)，實(shí)行多形式、多渠道拓展服務(wù)方式可以有效提高服務(wù)質(zhì)量。建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便信息檢索，數(shù)據(jù)庫(kù)能有效實(shí)現(xiàn)眾多電子信息的儲(chǔ)存、分類、檢索和查詢。只有與時(shí)俱進(jìn)的思維和不斷求變的發(fā)展意識(shí)，才能將檔案管理工作做得更好，給使用者提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。