檔案管理信息化淺談

陳偉

（河北省灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250）

所謂的檔案信息化是指技術(shù)工作者運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將其運用到檔案資源管理，用科學(xué)手段處理檔案管理工作，提高效率，保證質(zhì)量。此外，檔案信息化技術(shù)也可以在實際中整理收集相關(guān)信息。在網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)環(huán)境下建立檔案管理和服務(wù)框架結(jié)構(gòu)，重新認(rèn)識現(xiàn)代化檔案管理的初心，把檔案管理運用進(jìn)社會化服務(wù)，建立良好信息化基礎(chǔ)，推動人類信息化進(jìn)程。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理信息化特點

在這個快速發(fā)展的時代，互聯(lián)網(wǎng)時代的到來使得檔案管理的效率得以提高，跟以前的紙質(zhì)檔案相比來看的話，人工工作量也得以減少，因此互聯(lián)網(wǎng)對傳統(tǒng)檔案管理模式有極大的影響。檔案管理工作的特點主要從以下幾個方面體現(xiàn)：

（一）技術(shù)手段豐富

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)讓檔案管理更加多樣化，同時在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案管理比較費時，且容易受到外界環(huán)境的影響，丟失和缺損是主要問題。在紙質(zhì)檔案管理中，資源消耗較大，管理工作者的任務(wù)量大，從記錄到整理到備檔等，均需要通過人工來完成，這樣就是的其準(zhǔn)確度下降，容易出現(xiàn)失誤?；ヂ?lián)網(wǎng)則是信息存儲變得十分方便，將檔案以電子的方式存儲于計算機(jī)中，方便使用者隨時調(diào)取和查看，且檔案可以以多種形式進(jìn)行存儲，便于檔案的分類管理，降低了管理成本和工作強(qiáng)度，管理手段越來越豐富。

（二）拓展服務(wù)空間

互聯(lián)網(wǎng)時代，大信息量狀態(tài)是檔案管理的普遍問題。與以往比較來看，紙質(zhì)檔案顯然無法跟上信息增長的節(jié)奏。并且占用空間遠(yuǎn)超過電子檔案管理。而在空間成本逐年增加的基礎(chǔ)上，信息的增長無疑是提高了成本。在這一背景下，互聯(lián)網(wǎng)以虛擬空間的形式出現(xiàn)，極大的降低了檔案占有空間。并且計算機(jī)的存儲空間與現(xiàn)實意義上的空間在概念上存在不同，檔案的實際占有面積降低了，其管理成本也自然的降低。位于計算機(jī)中的檔案信息可以隨時供企業(yè)人力資源等部門查閱，使企業(yè)員工信息更加清晰，便于員工的調(diào)度及安排，突破了空間的限制，顯示出檔案管理專業(yè)化。

（三）提高檔案時效

如今，檔案管理模式開始變成互聯(lián)網(wǎng)下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任務(wù)。如在檔案管理過程中，很明顯是針對當(dāng)前的信息的，如不能根據(jù)當(dāng)下信息的變化而改變，則檔案無實際意義。此外，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方面，通過權(quán)限設(shè)置，采取分級管理的方法來閱讀和使用檔案?；ヂ?lián)網(wǎng)的檔案管理則通過計算機(jī)系統(tǒng)的操作，不改變原檔案就能夠更改信息。這樣既方便檔案信息更新，又提高了其存儲性，實際作用大大增強(qiáng)，企業(yè)人力資源也得以發(fā)展。結(jié)合云處理技術(shù)，信息檔案的工作強(qiáng)度下降，工作實效性提高。

二、檔案管理信息化水準(zhǔn)提升方法

（一）從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，運用科學(xué)的檔案管理信息化思維，正確引導(dǎo)廣大人民對現(xiàn)代化的檔案管理進(jìn)行全新的認(rèn)識，重視檔案管理信息化技術(shù)，營造優(yōu)秀的內(nèi)外環(huán)境來適應(yīng)信息化技術(shù)，培養(yǎng)我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是新世紀(jì)的一項工程，它成功了對我們子孫后代來說都流芳百世。

（二）增強(qiáng)對從業(yè)工作者的技術(shù)指導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)綜合性技能。檔案管理信息化的發(fā)展需要高技能的團(tuán)隊，樹立“人才第一”的觀念，加大力度培養(yǎng)一大批既擅長檔案管理又精通信息化技術(shù)的團(tuán)隊，是有力保障檔案管理信息化的基石。

（三）加強(qiáng)財政資金投入，保證基礎(chǔ)建設(shè)實施。盡快推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變，促進(jìn)國家檔案管理健康、快速、可持續(xù)的發(fā)展。近些年來，我國檔案管理信息化的運用，雖然付出了很大的努力，付出了相當(dāng)?shù)娜宋镓攧?wù)精力，卻始終還處于初級階段。許多人都沒有意識到“數(shù)據(jù)環(huán)境”在檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用中對模塊功能的重要性，造成開發(fā)出來的應(yīng)用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設(shè)的重點是數(shù)據(jù)集成，而其信息化建設(shè)以數(shù)據(jù)庫和文件入手，提高主題數(shù)據(jù)庫的等級，優(yōu)化高級檢索系統(tǒng)。

（四）規(guī)范檔案管理信息化工作，既能解決當(dāng)下許多問題，又有利于檔案管理信息化事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。能正確快捷的切入傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化計施算機(jī)技術(shù)的運用長期面臨的困擾，更加迅速更加完美的創(chuàng)造一個數(shù)據(jù)環(huán)境為計算機(jī)提供服務(wù)。從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層從業(yè)人員，檔案管理信息化工作的規(guī)范化都必須嚴(yán)格執(zhí)行。具有較大范圍紡一協(xié)調(diào)權(quán)限的高層領(lǐng)導(dǎo)，把握住整個系統(tǒng)的方向和原則?；鶎庸ぷ鞯某绦蛐蜷_發(fā)代碼編寫人員，用行業(yè)規(guī)范來要求平常的編程工作，同時監(jiān)督其他相關(guān)人員規(guī)范化的工作，讓檔案管理信息化工作達(dá)到行業(yè)要求。

隨著信息技術(shù)的融入，人類社會發(fā)展對信息資源的需求越來越迫切，己經(jīng)成了不可多得的戰(zhàn)略性資源，檔案管理信息化建設(shè)還有很多方面需要改進(jìn)，它內(nèi)容廣泛、體系龐大，我們可從多方面著手，找出問題，認(rèn)真對待，制定對策，積極參予，為祖國的檔案管理信化建設(shè)不斷努力。