淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與對策

方偉波

(扶溝縣疾病預(yù)防控制中心，河南 周口 466000)

一、檔案管理工作的重要性

檔案信息作為事業(yè)單位的重要決策依據(jù)，對其進(jìn)行精細(xì)化管理尤為重要。將檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化和分解將精細(xì)化理念融入日常工作中，總結(jié)和歸納出最佳的工作流程和方法，提升工作效果和質(zhì)量。檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長遠(yuǎn)發(fā)展最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。事業(yè)單位檔案工作制度建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，適應(yīng)事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要，并便于監(jiān)督和評價。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中會有很多重大事件發(fā)生，檔案就記錄著這些重大事件的發(fā)生、發(fā)展、處理，檔案管理可以提供具有法律效力的憑證。因此，通過規(guī)范化的細(xì)化流程操作做到各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)化和標(biāo)準(zhǔn)化,將檔案管理涉及的各項(xiàng)流程按照環(huán)節(jié)進(jìn)行精確、高效、持續(xù)的協(xié)作運(yùn)行,從而落實(shí)檔案管理責(zé)任,明確崗位職責(zé),對于日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題要及時檢查、發(fā)現(xiàn)、處理、糾正,確保檔案管理的順利開展。

二、現(xiàn)階段檔案管理存在的問題

(一)檔案管理機(jī)制不完善，檔案室保管條件較差。缺乏完善的法律法規(guī)，現(xiàn)階段針對事業(yè)單位的檔案管理工作沒有完善的規(guī)章制度，單位對于檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致開展檔案精細(xì)化管理困難重重,缺乏規(guī)范的支撐和理論基礎(chǔ)依據(jù)。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位檔案室設(shè)防意識不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案信息泄露，缺失等問題。

(二)信息化應(yīng)用程度偏低，檔案資料的利用水平有限?，F(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理部門的資金投入較低,導(dǎo)致其缺乏高效的管理設(shè)備,對檔案精細(xì)化管理體系的建設(shè)帶來一定的影響,造成檔案管理效率不高,制約了標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的開展。針對檔案的功能性發(fā)展存在滯后性,造成檔案利用觀念落后，現(xiàn)有的檔案管理流程無法方便、快捷地支持檔案資料的調(diào)閱和查詢功能,導(dǎo)致檔案資料利用率不高。

(三)檔案管理人員缺乏足夠的職業(yè)素養(yǎng)。我國大部分的檔案管理人員缺乏相關(guān)的職業(yè)素養(yǎng)，專業(yè)管理人才缺乏，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱，部分單位檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠精確，出現(xiàn)檔案不能按時立卷歸檔或未及時移交綜合檔案室等情況。對自己的工作缺乏熱情，在工作中不求有功但求無過，導(dǎo)致檔案管理工作非常粗糙。

三、事業(yè)單位檔案管理的對策

(一)提高認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。加大宣傳力度，對檔案管理責(zé)任要加以明確。各級事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。通過不斷的宣傳，讓相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和職員充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對檔案工作實(shí)行定性、定量考核。同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立起以國家為標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)各單位自身的檔案管理體系。

(二)信建立完善的法律體制，完善責(zé)任制度。為確保事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，必須完善相應(yīng)的法律法規(guī)，在我國現(xiàn)在法律法規(guī)上學(xué)習(xí)西方的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國事業(yè)單位資源利用的現(xiàn)實(shí)進(jìn)行適時的改進(jìn)，這樣不僅能夠確保事業(yè)單位的檔案資料能夠被有效的得以利用，還能夠結(jié)合我國實(shí)際情況，更好的解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，從而確保檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)有法可依、有法可循，確保管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。對檔案管理責(zé)任要加以明確，創(chuàng)新檔案管理制度，規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要。

(三)提高各種信息化技術(shù)的利用效率。合理使用各種信息化技術(shù)，構(gòu)建功能完善的檔案管理系統(tǒng)，有利于提高檔案管理工作質(zhì)量，及時地處理實(shí)際管理工作開展中存在的各種問題，有利于現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提升。在可靠的檔案管理系統(tǒng)支持下，事業(yè)單位檔案管理中的各種信息傳遞效率將會不斷地提高，各部門之間的協(xié)調(diào)性也將得到進(jìn)一步增強(qiáng)，確保了各種檔案資源在實(shí)際的應(yīng)用中可以得到有效利用。在利用信息化技術(shù)的過程中，檔案管理人員需要強(qiáng)化自身的信息化信息，加強(qiáng)對各種信息化技術(shù)的理解，促使最終構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際的應(yīng)用中能夠達(dá)到預(yù)期的效果。

(四)完善軟硬件建設(shè)環(huán)境，加強(qiáng)檔案保密工作。首先，要改善保管方式。檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)，庫房應(yīng)該與辦公室和閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，借閱檔案需要審批，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本行政事業(yè)單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

(五)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員工作水平。加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，檔案規(guī)范化建設(shè)與檔案人力資源隊(duì)伍的建設(shè)不可分割，必須要具備高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實(shí)現(xiàn)。所以說事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者以及管理人員應(yīng)該將檔案管理人才培養(yǎng)納入單位戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實(shí)踐性、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理培訓(xùn)活動，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心以及職業(yè)道德，使其能夠認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及自身的責(zé)任，進(jìn)而在未來的管理中能夠嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。