房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的價值與思考

李依韓

(巴彥縣房產(chǎn)住宅局，黑龍江 哈爾濱 151800)

一、檔案管理運用的現(xiàn)代化管理手段

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理活動中具有保存價值的歷史記錄，它對城市經(jīng)濟和房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用。結(jié)合實際，對檔案的收集、分類、整理、保管、利用等工作環(huán)節(jié)提出了指導(dǎo)意見。如：“產(chǎn)權(quán)交易查檔驗證的初復(fù)審核具體操作規(guī)程”，很好地協(xié)調(diào)和理順了檔案與其它相關(guān)部門的工作銜接關(guān)系；完善了“檔案立卷歸檔制度、權(quán)屬檔案歸檔范圍和保管期限。房屋產(chǎn)權(quán)檔案屬于財產(chǎn)檔案，含金量高。產(chǎn)權(quán)檔案記載的情況，直接關(guān)系到權(quán)利人的經(jīng)濟利益。在信息化社會的影響下，轉(zhuǎn)變檔案管理思想，與時俱進。檔案管理人員應(yīng)使用現(xiàn)代化的管理方式，比如建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，管理人員要錄入檔案信息，然后進行電子化歸檔，建立數(shù)字化系統(tǒng)，確保查詢檔案更加方便。數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫的建立，能夠融合電子檔案和實物檔案，從而降低檔案損壞的幾率。

二、房產(chǎn)檔案資料準(zhǔn)確性的數(shù)字化服務(wù)

房產(chǎn)檔案作為房屋的“身份證”，其唯一性、憑證性、公正性在房地產(chǎn)行政管理、司法協(xié)助、產(chǎn)權(quán)交易等工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用，對穩(wěn)定房地產(chǎn)市場，保護權(quán)利人的合法權(quán)益起著關(guān)鍵性作用。房產(chǎn)權(quán)屬檔案的信息化管理，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，使房產(chǎn)檔案管理有法可依、有章可循，為權(quán)利人提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，促進經(jīng)濟社會的快速健康發(fā)展。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，社會各界對房產(chǎn)檔案資料的需求日益增強，并且呈現(xiàn)出需求多樣化的發(fā)展趨勢，這就給房產(chǎn)檔案管理工作者提出了很大的挑戰(zhàn)。在這樣的時代背景下，房產(chǎn)檔案管理部門要化被動為主動，樹立主動式服務(wù)意識，在服務(wù)態(tài)度、服務(wù)手段、服務(wù)機制上不斷完善和提高。加大對房產(chǎn)檔案的宣傳服務(wù)力度，提高社會公眾對房產(chǎn)檔案管理的認(rèn)知，使其正確認(rèn)識到房產(chǎn)檔案管理的重要性及其價值，掌握房產(chǎn)檔案檢索系統(tǒng)的正確使用技能；房產(chǎn)檔案管理部門還要加大房產(chǎn)檔案信息資料開發(fā)利用的研究工作，以不斷提高服務(wù)質(zhì)量，不斷滿足大眾的需求為目標(biāo)，為公眾提供更便捷、更貼心的服務(wù)，在房產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)建立過程中需要將相應(yīng)的信息積極向電子形式轉(zhuǎn)變，并能夠被電腦明確的識別與處理，在大部分信息都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式之后，可以建立相應(yīng)的房產(chǎn)資料信息管理系統(tǒng)，并積極實現(xiàn)對信息的全面收集與管理，將原來傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案資料積極向現(xiàn)代化的數(shù)字化形式轉(zhuǎn)變，在檔案信息的查閱上積極實現(xiàn)便捷性。在我國房地產(chǎn)檔案的登記過程中，結(jié)合時代發(fā)展特征實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，直接解決完了房地產(chǎn)檔案信息在登記過程中需要對原始檔案進行手動查詢的問題。與此同時信息檔案的電子化在很大程度上能夠?qū)崿F(xiàn)房產(chǎn)權(quán)利狀況的良好反應(yīng)，在對房產(chǎn)檔案信息進行查詢時，實現(xiàn)了信息登記的準(zhǔn)確性，防止出現(xiàn)以往手動登記信息帶來的錯誤。房地產(chǎn)權(quán)屬可不斷轉(zhuǎn)移和變更，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是合法房地產(chǎn)取得和變更行為的確認(rèn)依據(jù)：為房地產(chǎn)交易審查服務(wù)，確認(rèn)交易行為的合法有效性；為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務(wù)，伴隨著房地產(chǎn)市場的繁榮與發(fā)展，房地產(chǎn)抵押行為也日益增多，糾紛也在呈上升趨勢，因此權(quán)屬檔案便成了司法部門解決房地產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)。因而在日后工作中要主動服務(wù)于社會，真正做到向公眾開放，實現(xiàn)檔案資源集約化和服務(wù)社會優(yōu)質(zhì)化，以更好地達(dá)到創(chuàng)新服務(wù)的目的。在接待窗口設(shè)立了便民服務(wù)、服務(wù)指南告知單、意見箱簿、展示牌等資料和設(shè)施，要求接待人員做到來有迎聲、問有答聲、去有送聲，查閱接待做到熱情、高效、規(guī)范、更好地為市民服務(wù)。

三、房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與思考

在城市化不斷發(fā)展的過程中，城市建設(shè)與管理工作的展開是建立在房產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)之上，房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)得到準(zhǔn)確確認(rèn)的重要依據(jù)。房產(chǎn)檔案是社會信息資源的重要組成部分，新時代社會發(fā)展將全面走向信息化，信息化的核心是最大限度地開發(fā)利用各種信息資源。房產(chǎn)檔案作為一種真實記錄，客觀地反映了房地產(chǎn)經(jīng)濟運行的真相，記錄了一個個房地產(chǎn)項目建設(shè)的過程，它所承載的信息來自實踐，這些資料能否得到有效的開發(fā)，它所承載的科技信息是否得到有效利用，直接影響社會信息化進程。房產(chǎn)檔案管理工作的展開具有高度的事務(wù)性，信息變動量也較高，整個工作還具有復(fù)雜的變動關(guān)系。并且在住房制度得到改革的環(huán)境下，房產(chǎn)行業(yè)中的經(jīng)濟活動實現(xiàn)了迅速的活躍，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案得到了迅猛發(fā)展，因此整個檔案工作也得到了頻繁的展開。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件必須實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)同一卷檔案中所包含的檔案材料的統(tǒng)一，并且根據(jù)檔案中任一信息記錄可找到該案卷，查看到該卷全部的業(yè)務(wù)過程，達(dá)到檔案管理系統(tǒng)軟件中的數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全統(tǒng)一、吻合。比如利用者只提供了產(chǎn)權(quán)人姓名、產(chǎn)權(quán)人身份證號、房屋坐落、產(chǎn)權(quán)證號、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案號等主要信息中的一條簡單信息就可以查找出所需的全部信息內(nèi)容。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件，可以實現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的多方位快速檢索，為利用者快速查詢到所需信息，減少查詢時間，提高工作效率。充分利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)信息處理自動化，提高檔案處理的工作效率。作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識和技巧，讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法，順應(yīng)形勢需要，堅持走依法治檔的道路，才能因地制宜、靈活有效，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。

房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平顯著提高。因此，我們的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案行政主管部門和檔案業(yè)務(wù)部門都應(yīng)高度重視房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，在制定和完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)房產(chǎn)權(quán)屬檔案的信息化管理，為權(quán)利人提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，促進經(jīng)濟社會的快速健康發(fā)展。