圖書館檔案管理的意義和有效途徑探索

肖力

（江西中醫(yī)藥高等專科學(xué)校圖書館，江西 撫州 344000）

圖書館檔案是一種信息的資源，是在圖書館進(jìn)行各種業(yè)務(wù)活動(dòng)之時(shí)產(chǎn)生的文字、數(shù)字或者影像一類的信息資料，它不僅可以記載圖書館的發(fā)展?fàn)顩r，還可以體現(xiàn)出圖書館的業(yè)務(wù)能力以及情況，是圖書館的工作人員在工作的過程之中形成的寶貴信息資源，可以為圖書館的發(fā)展總結(jié)過往的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、探索發(fā)展規(guī)律并且為圖書館未來的發(fā)展提供重要的參考，是圖書館信息的重要組成部分。但是，圖書館以往的人工保存的方式早已不能適應(yīng)目前時(shí)代的發(fā)展?fàn)顩r，高校圖書館的檔案管理需要進(jìn)行轉(zhuǎn)型，探索新的檔案管理的路徑。

一、高校圖書館檔案的作用以及進(jìn)行管理的必要性

（一）高校圖書館檔案的作用

1.高校圖書館的檔案所代表的是高校圖書館的歷史，是學(xué)校進(jìn)行編寫年鑒的信息依據(jù)，它是在圖書館建立以來就開始進(jìn)行記錄，可以客觀真實(shí)的展現(xiàn)出圖書館的發(fā)展歷程，也可以從圖書館檔案之中看到圖書館自建立以來所開展的活動(dòng)以及活動(dòng)的具體情況。

2.圖書館的檔案可以為管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)階層提供一些進(jìn)行決策的信息資源依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的基礎(chǔ)。圖書館的檔案資源可以反映出圖書館近年的狀況以及成敗的經(jīng)驗(yàn)，所以圖書館的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行一些決策之時(shí)可以參考圖書館的檔案資源，以此來提升工作的效率，健全制度，完善各個(gè)崗位的職能。而且圖書館檔案對(duì)于新來的領(lǐng)導(dǎo)也有很大的作用，可以為新來的領(lǐng)導(dǎo)提供圖書館的基本信息情況，適應(yīng)圖書館的發(fā)展?fàn)顩r，讓他們可以盡快上手進(jìn)行工作。

3.圖書館的檔案還可以為其未來的發(fā)展提供參考資料。高校圖書館檔案記載了它在建立以來的各個(gè)時(shí)期所取得的成就，是其進(jìn)行建立的第一手資源，在信息化全面發(fā)展的背景下，圖書館的檔案對(duì)于其自身的規(guī)劃發(fā)展具有重要的作用。

4.圖書館的檔案是讀者入館之前進(jìn)行學(xué)習(xí)的一類資源。因?yàn)閳D書館的檔案來自它日常的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)之中，它記載著各個(gè)時(shí)期圖書館所取得的成就，而且它所記載的各類數(shù)據(jù)可以為讀者展示圖書館的具體狀況，其服務(wù)設(shè)施以及方式可以激起讀者對(duì)于圖書館的熱情。

（二）高校圖書館進(jìn)行檔案管理的必要性

1.圖書館是各個(gè)高校進(jìn)行校內(nèi)文化傳播的主要途徑，也是知識(shí)、資源與各類信息的一個(gè)聚集地，圖書館的檔案更是我們國家進(jìn)行民族文化傳播的重要部分，進(jìn)行檔案管理工作可以為民族文化的傳播建設(shè)與發(fā)展提供保障與資源的支持，有利于我國傳統(tǒng)民族文化的發(fā)展建設(shè)與傳播。

2.圖書館的檔案本身就可以幫助圖書館的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，增強(qiáng)圖書館的檔案管理可以使得圖書館的領(lǐng)導(dǎo)更加明確的參考以往的檔案資料，以此來完善圖書館的制度，對(duì)于圖書館領(lǐng)導(dǎo)的決策有很大的幫助。

3.圖書館的檔案是進(jìn)行業(yè)務(wù)工作之時(shí)產(chǎn)生的資料，可以幫助圖書館進(jìn)行進(jìn)一步的發(fā)展，有助于圖書館進(jìn)行服務(wù)的改革。

二、高校圖書館進(jìn)行檔案管理中現(xiàn)有的問題

（一）圖書館對(duì)于檔案管理的意識(shí)淡薄

檔案是圖書館進(jìn)行信息儲(chǔ)存的一部分，是圖書館每天所進(jìn)行的一項(xiàng)必要的日常工作，但是由于以往觀念的束縛，很多圖書館的信息管理人員對(duì)于檔案管理的重要性缺乏深刻的認(rèn)知，所以在日常的管理工作之中缺乏保管的意識(shí)，對(duì)于一些日常檔案不注意保存。

（二）圖書館的管理方式落后，信息化進(jìn)程較慢

目前大多數(shù)的高校圖書館缺少專業(yè)人員，而且也沒有進(jìn)行檔案管理的檔案室，會(huì)把檔案管理安排到其他部門之下，所以這樣分散的管理方式會(huì)使得圖書館檔案管理工作效率降低，引起信息丟失的現(xiàn)象。還有就是圖書館的管理模式還是之前比較傳統(tǒng)的人工模式，信息化管理方面比較落后，無法滿足目前圖書館的信息建設(shè)情況。

（三）圖書館的檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)

圖書館的檔案管理與整合對(duì)于圖書館的運(yùn)行十分重要，但是目前圖書館的檔案管理方式比較分散，在各類檔案之中他們的分類管理缺少科學(xué)性，而且對(duì)于每個(gè)檔案的管理期限以及保存的方式也不合理。圖書館的每個(gè)部分都是根據(jù)自己部門的習(xí)慣進(jìn)行管理，各個(gè)部門之間的檔案管理保存不規(guī)范，導(dǎo)致檔案缺乏，甚至丟失。

（四）圖書館檔案管理人才隊(duì)伍不健全

目前一些圖書館雖然設(shè)立了相關(guān)的部門進(jìn)行檔案的管理工作，但是由于大家對(duì)于檔案管理的不重視，認(rèn)為這項(xiàng)工作沒有必要性，所以圖書館在人員配置方面也就比較輕視，沒有聘請(qǐng)專人進(jìn)行管理，大多數(shù)管理工作人員都屬于兼職，所以檔案管理工作還是不到位。

三、解決目前圖書館檔案管理中問題的有效路徑

（一）重視圖書館的檔案管理工作

圖書館檔案管理工作是否可以做好，首先就要看其自身對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度以及重視程度，只有重視檔案管理，檔案的作用才能被發(fā)揮出來，所以在圖書館進(jìn)行檔案管理之中，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作職員對(duì)其的重視意識(shí)，將檔案管理工作真正落實(shí)下來。

（二）檔案管理的規(guī)范性

為了將檔案管理的作用發(fā)揮出來，圖書館的檔案管理應(yīng)該有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，讓檔案管理逐漸與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，以此來提升檔案管理的能力。并且工作人員要可以熟練的操作技術(shù)設(shè)備，提高檔案的服務(wù)水平，增加利用率，而且在保存方面也需要做好相關(guān)工作，延長其使用的時(shí)間。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素養(yǎng)

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也應(yīng)當(dāng)逐漸數(shù)字化，與此同時(shí)，對(duì)于檔案管理的工作人員也有了更高的要求。需要為檔案管理工作配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才與技術(shù)人員，設(shè)置專門的工作崗位，讓圖書館的檔案管理更加專業(yè)化，服務(wù)水平更高。

（四）提升檔案資源的開發(fā)與使用程度

在圖書館的檔案管理之中，應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，做好宣傳工作，進(jìn)行檔案資源的深度利用，避免出現(xiàn)以往圖書館檔案的閑置情況，浪費(fèi)現(xiàn)有資源。