建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析

王玲

（大同泰瑞集團建設(shè)有限公司，山西 大同 037000）

工程檔案是整個項目工程施工的載體，也是工程施工的重要依據(jù)和數(shù)據(jù)來源，在工程施工中發(fā)揮著重要作用。因此，在具體的施工實踐中，項目管理人員一定要知道工程檔案管理的重要性，切實搞好工程檔案的收集、整理和管理工作，保證工程檔案的科學(xué)性和完備性，使其在工程施工中真正發(fā)揮作用。我們完全有理由相信，在完備的工程檔案的支撐下，建筑工程施工工作一定能有序、平穩(wěn)、扎實的進行并取得突破性進展。

一、建筑工程檔案管理的主要特點

建筑工程檔案管理的內(nèi)容是工程包括工程涉及的基建、監(jiān)理、施工資料等文件資料，這些資料對于整個工程的質(zhì)量評定都有著至關(guān)重要的意義，其有兩個比較重要的特點：一、獨立性。即單項工程竣工檔案的整體性。這也是工程檔案最基本的提醒；二、真實性。工程檔案是對施工過程的原始記錄，真實的反應(yīng)了施工的具體情況，是工程驗收的重要依據(jù)。

二、建筑工程檔案管理的存在問題

（一）對建筑工程檔案管理工程的不重視

目前，在建筑工程建設(shè)過程中，大家都一味地追求講解利益，認(rèn)為檔案建筑工程管理不能帶來任何經(jīng)濟收益，對此，對于建筑工程檔案管理沒有引起重視。在建筑工程建設(shè)過程中，大家都把目光集中在了建筑的施工過程中，只是一味地強調(diào)建設(shè)工程進度的快慢，這使得在整個建筑的大環(huán)境中，施工建設(shè)者們將工作的重心都放在了建筑工程建設(shè)方面，從而忽略了建筑工程的檔案管理工作。由于建筑工程檔案管理涉及整個施工建設(shè)過程，而現(xiàn)實就是往往建筑施工者們往往到建筑工程快到收尾的時候在想到進行檔案建設(shè)工作，然后憑借著記憶草草進行檔案管理工作，這樣導(dǎo)致在面一旦工程建設(shè)過程中出現(xiàn)一些問題，最后進行責(zé)任劃分時就會出現(xiàn)一些問題。對于此，需要重視這其中的問題所在，需要認(rèn)識到工程建設(shè)檔案工作的重要性。

（二）對于檔案管理的質(zhì)量不高

在工程檔案管理中，存在對檔案管理的不到位，而且工程檔案管理中管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對于檔案的收集不完整，導(dǎo)致一些重要的檔案文件資料缺失，還有對于一些隱蔽的工程記錄不全，導(dǎo)致檔案記錄文件不能真實反映工程的質(zhì)量，也就會相應(yīng)影響檔案后期的利用。國家已經(jīng)出臺了有關(guān)項目檔案管理的規(guī)定，制定了專門的規(guī)范性文件，但是在實際執(zhí)行的過程中，很多工程建設(shè)單位忽視了對一些制度的學(xué)習(xí)，不能嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作沒有充分做到位。

（三）管理機制不全

由于各施工單位水平良莠不齊，多數(shù)施工單位沒有完善的檔案管理機制，檔案機制不夠健全，是建筑工程資料收集與整理面臨的突出問題，這使建筑工程資料的收集與整理難以保證與工程施工建設(shè)同步的進行，造成了有關(guān)建筑檔案資料嚴(yán)重的缺失，這在一定程度上影響和制約了建筑施工檔案資料管理工作的深入有序推進，更嚴(yán)重的也會影響建筑工程的施工建設(shè)及進度。

三、建筑工程檔案有效管理的措施

（一）建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。

為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)代理機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

（二）加強施工管理，強化檔案材料編制工作

按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

（三）引進先進檔案管理技術(shù)

技術(shù)包括兩類，一類是科技技術(shù)，隨著互聯(lián)網(wǎng)及科學(xué)技術(shù)的進步，管理措施也呈現(xiàn)出技術(shù)化、信息化，現(xiàn)代科技在降低人力勞動的同時，極大的提升了工作質(zhì)量以及速度。企業(yè)就現(xiàn)階段存在的檔案管理工作的需要，引進使用本單位的管理系統(tǒng)，如信息收集系統(tǒng)。管理人員將下面收集上繳的信息錄入信息系統(tǒng)內(nèi)，將查閱權(quán)限開放，信息上交人員對信息的準(zhǔn)確性進行查看，如果信息不準(zhǔn)確，信息收集人員與檔案管理人員聯(lián)系，重新錄入信息。使用開放性的信息管理系統(tǒng)，不僅能夠減少信息收集及收錄誤差，還能提高信息傳播廣度以及深度，方便領(lǐng)導(dǎo)階層查看所需信息。如果遇到相關(guān)的問題，現(xiàn)場施工管理人員可立即調(diào)取信息，進行查閱，依照相關(guān)規(guī)章制度予以決斷。

結(jié)束語：

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要企業(yè)檔案工作提供全面的服務(wù)，企業(yè)工程檔案真實記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的每一個環(huán)節(jié)和步驟，反映了企業(yè)基本建設(shè)和發(fā)展的軌跡和過程。隨著建筑工程規(guī)劃、設(shè)計、施工等過程的進行，建設(shè)工程檔案就要實時記錄，在建設(shè)工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以說做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。