關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的點滴思考

李雪

（河北省承德市灤平縣民政局，河北 承德 068250）

事業(yè)單位作為社會經(jīng)濟持續(xù)增長的重要組成部分，隨著事業(yè)單位改革和發(fā)展下，檔案總量逐漸增長。作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的主要內(nèi)容，檔案管理借助信息技術(shù)開展工作，可以有效提升檔案管理信息化水平，降低人工勞動強度，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。尤其是計算機技術(shù)快速發(fā)展，逐漸衍生出眾多先進的檔案管理軟件，促使事業(yè)單位檔案管理工作逐漸朝著信息化和技術(shù)化方向發(fā)展。加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以為后續(xù)工作提供支持，帶來更大的經(jīng)濟效益。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視程度不高

事業(yè)單位在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度高低將直接影響到各項工作順利開展。但是，當(dāng)前多數(shù)的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理缺乏足夠重視，檔案管理缺乏完善的管理制度，將人才培養(yǎng)作為事業(yè)單位的中心內(nèi)容，而檔案管理卻并不重要，將其交由專門人員負責(zé)檔案管理工作。但是，從本質(zhì)上來看，檔案管理與單位內(nèi)部員工利益存在密切聯(lián)系，直接關(guān)乎事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，同時在國家經(jīng)濟持續(xù)穩(wěn)定增長方面具有重要作用。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該提高檔案管理重視程度，為員工切身利益提供幫助，同時為國家經(jīng)濟增長創(chuàng)造更大的財富。

（二）專業(yè)檔案管理人員匱乏

檔案管理人員自身的素質(zhì)水平高低，將直接影響到整體工作成效，但是當(dāng)前多數(shù)的事業(yè)單位對于檔案管理人員培訓(xùn)缺乏足夠重視，崗位上的檔案管理人員并未接受過專業(yè)訓(xùn)練，加之年齡偏大，難以滿足新時期的檔案管理信息化建設(shè)需要。檔案管理人員在實際工作中，工作態(tài)度不認真，未能嚴(yán)格遵循規(guī)章制度相關(guān)要求全身心投入其中，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，存在很多的缺陷和不足，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量和效率。這樣環(huán)境下的檔案管理工作原有作用無法得到充分發(fā)揮，難以為管理和決策提供可靠依據(jù)。

（三）檔案管理信息化水平偏低

盡管當(dāng)前我國的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到人們的生活、工作和學(xué)習(xí)中，事業(yè)單位的信息化水平顯著提升，但是在檔案管理工作尚未全面信息化，部分重要檔案信息仍然是以紙質(zhì)檔案進行保管，不僅僅是投入不足，同時部分領(lǐng)導(dǎo)干部擔(dān)心電子檔案數(shù)據(jù)信息被黑客攻擊，如果重要檔案信息丟失將帶來不可估量的損失，更加傾向于紙質(zhì)檔案保管。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢

在網(wǎng)絡(luò)背景下，檔案管理信息化水平顯著提升，越來越多新型的計算機軟件涌現(xiàn)，在檔案管理中應(yīng)用，可以有效降低人工勞動強度，提升檔案管理效率和質(zhì)量，為后續(xù)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)打下堅實技術(shù)基礎(chǔ)，較之傳統(tǒng)檔案管理手段而言優(yōu)勢更為突出。

（一）長久保存檔案信息

以往的事業(yè)單位檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案保存很容易受到天氣因素影響，信息查詢不變，工作量較大。紙質(zhì)檔案在潮濕環(huán)境下很容易發(fā)霉，導(dǎo)致很多重要的檔案信息丟失，帶來不可估量的損失。加強事業(yè)單位檔案管理信息化，及時將檔案備份，存儲在電子磁盤中，這樣可以降低檔案存儲空間的同時，盡可能規(guī)避天氣因素帶來的不良影響，確保事業(yè)單位檔案信息永久性保存。

（二）檔案管理信息查詢便捷

傳統(tǒng)檔案管理工作復(fù)雜，手段單一，檔案管理信息化后可以有效改善這一問題，便捷的查詢和檢索檔案信息，滿足事業(yè)單位個性化信息需求。檔案管理信息化后可以優(yōu)化程序，降低耗時，盡可能降低對其他檔案資料帶來的不良影響，更加自由的查詢檔案信息。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是必然選擇，直接關(guān)乎員工利益和社會經(jīng)濟效益，為了改善其中的缺陷和不足，應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)和變革，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）提高是以單位領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度，增加資金投入力度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作重視程度高低，將直接影響到各方面條件支持和工作的順利開展。故此，為了改善其中的不足，應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，將其作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作內(nèi)容進行建設(shè)，尤其是提高檔案管理內(nèi)容的保密性問題。在辦公室內(nèi)選擇合適的位置存放檔案，檔案室需要加固門窗和房門，盡可能從環(huán)境上保障檔案信息安全。同時，配備專門人員負責(zé)檔案管理工作，外來人員禁止進入，做好登記工作。定期組織檔案管理人員培訓(xùn)和考核工作，提升人員的專業(yè)能力和責(zé)任意識，以便于提升檔案管理工作成效。

（二）推動傳統(tǒng)檔案管理手段和信息技術(shù)整合

我國當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中，傳統(tǒng)檔案管理手段仍然占據(jù)主體，通常是以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存為主，只有推動傳統(tǒng)檔案管理手段和信息技術(shù)整合，才可以有效提升檔案管理信息化水平。盡管當(dāng)前信息技術(shù)不斷推陳出新，檔案管理逐漸朝著復(fù)雜化和多樣化方向發(fā)展。故此，應(yīng)該推動檔案管理手段拓展和創(chuàng)新，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)和考核，幫助檔案管理人員可以充分掌握相關(guān)軟件和硬件，學(xué)習(xí)相關(guān)設(shè)備維護知識，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理有機結(jié)合，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

（三）制定規(guī)范化的檔案管理制度

制定規(guī)范化檔案管理制度，是后續(xù)檔案管理工作信息化水平提升的關(guān)鍵所在。事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身實際情況，拌制合理的管理制度，指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，將其作為檔案管理信息化考核指標(biāo)，改善其中的不足，調(diào)動人員工作積極性。同時與人員薪酬待遇相掛鉤，激勵人員工作熱情，可以全身心投入其中，提升檔案管理信息化水平，為后續(xù)工作順利開展打下堅實基礎(chǔ)和保障。

綜上所述，檔案管理是領(lǐng)導(dǎo)者管理和決策的主要依據(jù)，直接關(guān)乎事業(yè)單位的經(jīng)營效益。加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，在降低人工勞動強度的同時，可以有效提升工作效率和質(zhì)量。同時整合信息資源，豐富館藏，以求更好的滿足社會對檔案資源的多樣化需求。