淺談現(xiàn)代社會(huì)單位檔案管理

楊蕾

（河北省承德市興隆縣發(fā)展和改革局，河北 承德 067399）

一、概述

檔案管理對(duì)事業(yè)單位工作的正常開展起著非常重要的作用。信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步和應(yīng)用，使高校將信息技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理工作成為可能。當(dāng)今社會(huì)的事業(yè)單位檔案管理工作既需要更強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性和實(shí)踐性，又要保證檔案的保密需求，因此，在現(xiàn)代社會(huì)，我們需要完善信息化的檔案管理工作。既要及時(shí)發(fā)現(xiàn)以往檔案管理工作的不足，又要對(duì)今后檔案管理工作的開展制定合理化措施。

二、單位檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠

檔案管理在大多數(shù)機(jī)構(gòu)中沒有得到重視，不知道檔案管理存在的意義，更多地認(rèn)識(shí)到檔案管理是國(guó)家歷史文化的寶貴財(cái)富，也是國(guó)家的重要事業(yè)。這也導(dǎo)致檔案管理工作不能充分開展人事安排，相關(guān)規(guī)章制度得不到及時(shí)有效的落實(shí)，最終使管理工作組織不夠，混亂嚴(yán)重。檔案管理相關(guān)資料的收集范圍和歸檔工作不規(guī)范，效率低下。

（二）業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱

在當(dāng)今社會(huì)大背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)都不夠牢固。例如，相關(guān)檔案管理制度已經(jīng)建立，但尚未認(rèn)真實(shí)施，檔案組織和管理不到位，相關(guān)工作人員對(duì)此僅持謹(jǐn)慎態(tài)度，沒有開展檔案的相關(guān)評(píng)估工作。決定哪些文件要存檔，哪些文件未經(jīng)授權(quán)而銷毀。并且一些機(jī)構(gòu)的檔案管理僅限于紙面管理。科技水平不高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式主要用于歸檔、存儲(chǔ)和檢索，過于依賴人工處理，部分檔案無法及時(shí)歸檔。文件訪問是人工操作的，沒有相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，文件管理效率低。

（三）設(shè)施落后

一些單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，那么則一定會(huì)在相關(guān)部門的工作經(jīng)費(fèi)上有所苛刻，這就導(dǎo)致了檔案管理部門的相關(guān)設(shè)施是落后的。例如：檔案室很簡(jiǎn)單，辦公條件和工作實(shí)施環(huán)境都很差，一個(gè)辦公室有多種用途，沒有接待室，檔案館和辦公室明確的分區(qū)，并且現(xiàn)代信息系統(tǒng)和需要的計(jì)算機(jī)配置并不完善。有些單位并沒有專門的檔案保管室，導(dǎo)致檔案保管和調(diào)用出現(xiàn)發(fā)霉、殘缺、蟲鼠嗑咬等問題，影響檔案的借閱和使用。

（四）管理人員素質(zhì)不高

檔案的管理工作要求有很強(qiáng)的制度性和專項(xiàng)技術(shù)性，要求檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)以及合格的專業(yè)技術(shù)水平。然而，目前事業(yè)單位檔案管理人員大部分時(shí)間都在單位內(nèi)辦事，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，許多單位的檔案工作人員流動(dòng)頻繁，造成檔案管理工作的不連續(xù)性和不穩(wěn)定性，甚至對(duì)一些企事業(yè)單位的工作開展起到了制約作用。

二、單位檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）管理制度的建立

為了有效、有序、正常地開展事業(yè)單位相關(guān)檔案管理工作，建立管理制度需要進(jìn)行合理、科學(xué)的分析，以適應(yīng)本單位的實(shí)際情況和需要。在制定相關(guān)管理制度時(shí)，應(yīng)遵循實(shí)用性、簡(jiǎn)潔性和可操作性的原則，只有操作方便、簡(jiǎn)單可行、使用方便，才能更好地發(fā)揮檔案管理者的工作效率和積極性。制度的建立應(yīng)以平等為主要標(biāo)準(zhǔn)，這是制度得以順利實(shí)施的保證，部門既是主管部門，也是管理者。在執(zhí)行各種制度時(shí)要公平，真正做到懲罰分明。

（二）深化管理

各企事業(yè)單位要通過各種學(xué)習(xí)和宣傳，更加重視檔案管理工作，把這項(xiàng)工作放在明顯的位置。單位的領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)檔案管理的工作要不定期的進(jìn)行檢查，檢查要嚴(yán)格，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)糾正并給與耐心的指導(dǎo)。要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核，建立和完善考核制度，通過晉升或降級(jí)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。檔案管理質(zhì)量也要建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。只有這樣，事業(yè)單位檔案管理才能走向規(guī)范化、科學(xué)化。

（三）提高人員素質(zhì)

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息和知識(shí)時(shí)代，檔案管理人員的知識(shí)水平和個(gè)人素質(zhì)決定著檔案管理工作的水平。因此，建立專業(yè)化水平高、管理穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍是提高檔案管理水平的必由之路。大家都知道，檔案管理的要求是非常務(wù)實(shí)和專業(yè)的，沒有一定的工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)，很難適應(yīng)檔案管理工作的高層次運(yùn)作。因此，我們需要保證檔案管理人員是一只穩(wěn)定的，高學(xué)歷的且具備一定專業(yè)技術(shù)能力的年輕化隊(duì)伍。我們不僅要幫助檔案工作者樹立良好的道德觀念，而且要加強(qiáng)他們的學(xué)術(shù)水平和信息技術(shù)，增強(qiáng)他們分析問題和控制知識(shí)的能力，培養(yǎng)更多的復(fù)合型管理人才，以適應(yīng)不斷變化的檔案管理。

三、結(jié)語

總而言之，現(xiàn)代社會(huì)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展需要多個(gè)方面的完善與改進(jìn)，我們既要增加對(duì)檔案管理工作的重視程度，還要制定相應(yīng)的規(guī)章制度；既要合理選擇檔案管理場(chǎng)所，又要加強(qiáng)工作人員的整體素質(zhì)；檔案管理工作水平的提高還需要對(duì)工作人員全方位的支持，增加他們的知識(shí)層面，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策和單位社會(huì)認(rèn)可程度的提出提供必要的幫助?？傊F(xiàn)代社會(huì)單位檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的工作，需要引起人們的重視。