檔案社會化服務(wù)的概念與特性探析

趙亞楠

（綏化市人民政府辦公室，黑龍江 綏化 152000）

引言：檔案社會化服務(wù)作為一項(xiàng)新的檔案工作,已經(jīng)在近些年來快速的發(fā)展起來,其工作的主要成效表現(xiàn)為服務(wù)水平及領(lǐng)域不斷的提升和擴(kuò)大,經(jīng)濟(jì)與社會的效益也有明顯的提升。明確其概念以及特性,有助于檔案社會化服務(wù)工作的長期發(fā)展。

一、檔案社會化服務(wù)概念

檔案社會服務(wù)全稱是檔案社會化服務(wù),從這個概念上,我們可以從廣義角度和狹義角度來理解這個概念,廣義角度來看,檔案社會化服務(wù)主要是以個檔案部門為主體,利用本單位的檔案管理專業(yè)知識和技能向社會公眾提供檔案服務(wù)項(xiàng)目的檔案服務(wù)活動。例如開設(shè)的檔案館、檔案教育與研究機(jī)構(gòu)等社會化檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。這些部門在規(guī)定允許的情況下,對社會提供檔案原件復(fù)印件以及編研成果等檔案服務(wù)。從狹義的角度來看,檔案社會化的服務(wù)主要是由檔案社會化服務(wù)機(jī)構(gòu)利用自己的檔案資源和檔案技能向社會和公眾提供有償檔案服務(wù)項(xiàng)目。這種檔案社會化服務(wù)機(jī)構(gòu)也被稱為檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)或者中介機(jī)構(gòu),他的業(yè)務(wù)范圍大致可分為：文空、整理、保護(hù)、鑒定、編研、檔案信息系統(tǒng)開發(fā)等一系列具有社會效益的檔案社會化服務(wù)。本文主旨是研究狹義的檔案社會化服務(wù)。

二、檔案社會化服務(wù)特性

（一）服務(wù)性

檔案社會化服務(wù)作為一種服務(wù)活動,其服務(wù)性是他的本質(zhì)屬性,從以下幾方面體現(xiàn)其服務(wù)性。

1.檔案社會化服務(wù)是一項(xiàng)以檔案為基礎(chǔ)的社會性服務(wù)。因此，它也是現(xiàn)代服務(wù)行業(yè)里面的重要分支。它所提供的服務(wù)不只是整理檔案、駐點(diǎn)服務(wù)等簡單的工作,策劃咨詢、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等能力及智力上的服務(wù)也是由它提供的。

2.檔案社會服務(wù)在每個服務(wù)環(huán)節(jié)上都有一定的服務(wù)要求，所以,檔案管理對于文件的每個階段都要進(jìn)行管理,在針對每項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理中，要把服務(wù)的具體細(xì)節(jié)羅列出來進(jìn)行有效率的服務(wù)。如對于文件的完整性,提出了文件把控的服務(wù);對于歸檔文件的有序化,提出了規(guī)范化整理服務(wù);對于檔案信息的合理開發(fā),提出了檔案編研和文化開發(fā)的服務(wù)等。

（二）專業(yè)性

檔案社會化服務(wù)的專業(yè)性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.此機(jī)構(gòu)所具備的專業(yè)性,屬于檔案事務(wù)的專業(yè)代理機(jī)構(gòu),由專業(yè)的檔案人才組成,有專門的業(yè)務(wù)。

2.檔案服務(wù)工作是需要專業(yè)的知識及技能來完成的,這項(xiàng)工作是提供全方位的檔案專業(yè)服務(wù)的活動,在檔案工作中的每一個環(huán)節(jié)里,都需要檔案的專業(yè)知識及技能來完成。例如,收集環(huán)節(jié)中,需對文件規(guī)定出歸檔的范圍;整理環(huán)節(jié)中,需對檔案分類及編號制定相關(guān)規(guī)則;著錄環(huán)節(jié)中,需按照檔案著錄進(jìn)行規(guī)范;鑒定環(huán)節(jié)中,需把檔案價值理論進(jìn)行合理運(yùn)用等。

3.在社會化檔案服務(wù)管理中，是具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性的，主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)活動中涉及到的編研工作和年鑒等方面，這些環(huán)節(jié)都必須具有較強(qiáng)的專業(yè)性才能進(jìn)行。

（三）社會性

檔案社會化服務(wù)的社會性從以下幾點(diǎn)體現(xiàn)出來。

1.檔案社會服務(wù)機(jī)構(gòu)必須要依法創(chuàng)設(shè)，他需要向社會其他服務(wù)組織一樣進(jìn)行社會化活動和實(shí)施財務(wù)獨(dú)立核算，是社會發(fā)展到一定程度上而產(chǎn)生的新產(chǎn)業(yè)，因此，它具有很強(qiáng)的社會性。

2.檔案社會化服務(wù)的目標(biāo)群體是具有社會屬性的。它是一項(xiàng)為社會組織及公眾進(jìn)行檔案服務(wù)的一種活動。通常來講,社會上的每一個行業(yè)領(lǐng)域都會有不同類型的檔案產(chǎn)生,而這些檔案文件,都可能需要一個檔案機(jī)構(gòu)為其提供社會化的檔案服務(wù)。所以此機(jī)構(gòu)服務(wù)的對象范圍非常廣,具有很強(qiáng)的社會性。

（四）商業(yè)性

社會化服務(wù)所具有的商業(yè)性,與傳統(tǒng)的檔案工作在本質(zhì)上都是有區(qū)別的,跟檔案局、檔案室的工作還有一定區(qū)別。其商業(yè)性主要在下面兩方面體現(xiàn)。

1.此機(jī)構(gòu)是以營利為目的組織,可以叫做檔案社會化商業(yè)機(jī)構(gòu),是需要具備營業(yè)執(zhí)照,根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定依法創(chuàng)設(shè)的,按照執(zhí)照規(guī)定的內(nèi)容范圍進(jìn)行檔案的服務(wù)業(yè)務(wù),而且盈利或是虧損都是自行承擔(dān)的。

2.檔案社會服務(wù)化需要以市場運(yùn)行機(jī)制為準(zhǔn)則，因此，在檔案服務(wù)工作中每一個環(huán)節(jié)都要以客戶需求為中心。合理的按照市場的實(shí)際情況進(jìn)行定價,而且還通過正規(guī)的招投標(biāo)方式承接委托項(xiàng)目;此機(jī)構(gòu)與檔案服務(wù)外包單位的關(guān)系是承包與外包的交易關(guān)系,對于完成的服務(wù)項(xiàng)目是根據(jù)合同定價收取服務(wù)費(fèi)用的。

（五）保密性

檔案社會化服務(wù)所具有的保密性是特殊的屬性,也是與圖書館服務(wù)區(qū)分開來的重要特性。其保密性由以下兩點(diǎn)決定。

1.一些單位所委托的檔案文件基本上都是對單位的原始記錄,因政治或是商業(yè)的因素,需要檔案社會化服務(wù)提供安全保管的服務(wù),委托單位沒有允許是不能將其公開或是銷毀的。

2.檔案社會化服務(wù)機(jī)構(gòu)需要進(jìn)行保密性管理，主要是因?yàn)闄n案服務(wù)機(jī)構(gòu)在接受委托后，所涉及到的服務(wù)產(chǎn)品項(xiàng)目具有一定的經(jīng)濟(jì)價值，按照知識產(chǎn)權(quán)法的要求，需要進(jìn)行保密管理。

結(jié)束語：

通過對上文的總結(jié)，我們需要對檔案社會化服務(wù)的概念和特征進(jìn)行深刻的認(rèn)識，他對于檔案服務(wù)行業(yè)的發(fā)展具有重要的推動作用。檔案社會化服務(wù)需要從業(yè)人員具有以人為本的服務(wù)精神，要以客戶的需求為指導(dǎo)方向，以客戶的滿意為標(biāo)準(zhǔn)，積極主動地為各種客戶提供滿意的服務(wù)。同時也要積極的探索新的途徑和汲取來經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)立自己的服務(wù)品牌，提升自己的服務(wù)質(zhì)量。另外，檔案服務(wù)化具有專業(yè)性，要求從業(yè)人員能夠積極的進(jìn)行自我能力的提升，進(jìn)而保障服務(wù)的高質(zhì)量和有效性，增強(qiáng)服務(wù)檔案服務(wù)企業(yè)的核心競爭力，滿足服務(wù)對象個性化需求。檔案服務(wù)也必須要遵從，保密性原則，檔案服務(wù)人員要在規(guī)范制度的要求下進(jìn)行工作，保障檔案委托人員及檔案服務(wù)人員的信息安全性。檔案社會化服務(wù)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要對每個環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的服務(wù)與考核，才能真正提高檔案社會服務(wù)的整體水平，建立健全檔案社會服務(wù)的體系，進(jìn)而為人們提供更好的社會檔案服務(wù)。