電子政務(wù)的發(fā)展與檔案行政管理部門的對(duì)策

談璞

（云南廣電網(wǎng)絡(luò)集團(tuán)有限公司，云南 昆明 650118）

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，其也使得檔案的管理能夠更好的為社會(huì)大眾提供更多開放性的服務(wù)。而通過對(duì)于信息資源的有效開發(fā)與規(guī)劃，在很大程度上也使得信息資源的共享服務(wù)水平得到了提升。但是在社會(huì)飛速發(fā)展的背景下，檔案行政管理部門的工作也正面臨著巨大的機(jī)遇與嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，還需要了解電子政務(wù)發(fā)展背景下的檔案行政管理部門的對(duì)策。

一、電子政務(wù)系統(tǒng)在檔案行政管理工作中的問題

（一）技術(shù)障礙影響文件的歸檔

電子政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)就是低冗余與高效率，但對(duì)于檔案管理工作來說，則要保證其長(zhǎng)期的安全性，往往對(duì)于冗余有著較高的需求。業(yè)務(wù)部門對(duì)于數(shù)據(jù)管理的權(quán)限往往要比檔案部門全面，并且在很多情況下檔案部門無法及時(shí)的調(diào)出所需的檔案，影響工作的正常開展。技術(shù)層面的障礙問題也對(duì)其造成了嚴(yán)重的影響。

（二）安全保障的缺陷問題

在當(dāng)前電子檔案管理的過程中還存在較多的安全隱患問題，首先，人為因素。例如部分人員在進(jìn)行人工操作的過程中發(fā)生了失誤情況，還有一些工作的分工缺乏明確性，或是員工不能根據(jù)規(guī)范要求進(jìn)行操作等。其次，則存在一些外界不可控的因素，例如自然災(zāi)害等等。而最為常見的則是電子政務(wù)系統(tǒng)本身的技術(shù)性問題。由于其系統(tǒng)本身就缺乏安全性，導(dǎo)致其極易被黑客所攻擊，對(duì)于檔案行政管理部分工作的安全性也造成了一定的影響。

（三）移交的問題

不論怎樣的工作在完成以后往往都需要對(duì)其進(jìn)行傳遞和移交，但在此環(huán)節(jié)中也極易發(fā)生一定的產(chǎn)生問題。通常來說，在進(jìn)行移交時(shí)普遍那都是部分檔案的移交，基本不會(huì)出現(xiàn)整套檔案移交的情況。其就使得檔案間無法得到有效的關(guān)聯(lián)。并且，若管理人員若不能反復(fù)核查仔細(xì)移交，還可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失情況發(fā)展。同時(shí)，基本各類檔案在進(jìn)行移交時(shí)，需要同時(shí)將紙質(zhì)和電子檔案進(jìn)行移交，因?yàn)槠湟平还ぷ鞔嬖谝欢ǖ臅r(shí)間差，還會(huì)對(duì)工作的效率造成影響。

（四）前端控制與全程監(jiān)管之間的矛盾

前端控制與全程監(jiān)管在實(shí)際的應(yīng)用過程中是有較大矛盾存在的。前端控制與全程監(jiān)管是在檔案部門中存在的，其在最初出現(xiàn)以后，就開始對(duì)電子文件的全程進(jìn)行有效的管理。但其兩者的矛盾卻愈演愈烈，若進(jìn)行全程管理，那么檔案部門是管理的主體。但若關(guān)注前端控制工作，則檔案部門只需要對(duì)最后的環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，無法有效管理檔案的前端環(huán)節(jié)。

二、電子政務(wù)發(fā)展背景下檔案行政管理部門面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理的對(duì)象發(fā)生了變化

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，檔案行政管理部門需要管理的對(duì)象也產(chǎn)生了較大的變化。這是由于檔案本身的管理出現(xiàn)了較大的擴(kuò)張，其往往需要對(duì)有關(guān)檔案的全部?jī)?nèi)容過程進(jìn)行管理。而在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，檔案的載體也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，其記錄存檔方式也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料發(fā)展到了電子系統(tǒng)中。因此，對(duì)于檔案行政管理部門來說，其不僅需要最后的檔案保存工作進(jìn)行重視，還需要關(guān)注到檔案的生成及歸檔等各種工作內(nèi)容。

（二）檔案的管理模式有著極大的變化

在電子政務(wù)背景下，檔案行政管理部門所采用的管理方式也有著極大的變化。首先，其從原本的面對(duì)面管理和提升服務(wù)，發(fā)展到了利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給管理與服務(wù)的對(duì)象提供更多的間接性的管理及服務(wù)項(xiàng)目。其次，檔案管理由本來的檔案生成者及管理者的管理及服務(wù)，發(fā)展到了管理者通過對(duì)于各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，使得各部門實(shí)現(xiàn)了共同的管理及利用。再者，當(dāng)前檔案管理部門通過對(duì)于信息技術(shù)的利用，使用多種不同的信息服務(wù)軟件系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)的和檔案用戶的溝通工作，為其提供可更加高效良好的檔案服務(wù)，從而使得政府各個(gè)部門能夠更好的應(yīng)用檔案信息。

（三）檔案管理的觀念發(fā)生了較大的變化

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，信息技術(shù)在電子商務(wù)中得到了廣泛的應(yīng)用，使得檔案管理工作的自動(dòng)化水平不斷提升，檔案管理的科學(xué)性也得到了不斷的提升。檔案管理的數(shù)字化及信息化理念也對(duì)于管理工作造成了極大的影響，對(duì)于檔案管理者也提出了更高的要求。因此其在實(shí)際的工作過程中，就要能夠及時(shí)的轉(zhuǎn)變自身的理念，建立良好的信息服務(wù)理念以及資源優(yōu)勢(shì)的理念，將檔案資源管理及創(chuàng)新的潛能進(jìn)行充分的發(fā)揮，提升檔案管理工作的實(shí)際效率。

三、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略

（一）開展有效的前端控制工作

電子政務(wù)的發(fā)展背景下，檔案管理工作的主要特點(diǎn)為連續(xù)性、整體性與現(xiàn)實(shí)性，想要使得電子政務(wù)的作用得到有效地發(fā)揮，就需要對(duì)前端控制的策略進(jìn)行有效的應(yīng)用，絕對(duì)不能只應(yīng)用比較傳統(tǒng)的“后端控制”的服務(wù)方式。前端控制策略的應(yīng)用，往往需要檔案行政管理部門能夠自主的參與到信息資源的整理收集以及利用中，從而使得其檔案管理的內(nèi)容和電子政務(wù)系統(tǒng)得到更好的發(fā)展進(jìn)步?？偟膩碚f，前端控制這一策略也是當(dāng)前電子政務(wù)發(fā)展的背景下，檔案管理工作的整體要求。

（二）構(gòu)建完善的檔案資源數(shù)據(jù)庫

想要為行政部門的決策提供較為可靠地信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，就還要能夠?qū)ν晟频臋n案資源數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立，從而為其檔案信息的查詢提供便利條件。但需要注意的是，想要保證檔案資源數(shù)據(jù)庫建立的有效性，首先就要確保其入庫的各項(xiàng)檔案信息具有較強(qiáng)的完整性與真完性。從而滿足檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)際需求，并且通過對(duì)于信息數(shù)據(jù)的慎獨(dú)挖掘，給行政部門的決策工作提供較好的信息支持。

（三）確保檔案信息管理的安全性

在進(jìn)行檔案管理的過程中，大量的檔案信息使其管理工作呈現(xiàn)出了較強(qiáng)的復(fù)雜性和多樣性特點(diǎn)，也給電子政務(wù)發(fā)展背景下的檔案管理工作帶來了較多的問題。想要確保檔案管理工作的有效開展，就需要確保檔案信息是具有較強(qiáng)安全性與規(guī)范性。但因?yàn)楫?dāng)前電子政務(wù)系統(tǒng)還沒有比較完善的安全管理體制，所以給檔案信息的管理安全性也造成了一定的影響。因此，為了提升其信息的安全性，還要重視電子政務(wù)內(nèi)部網(wǎng)的建設(shè)工作。也就是說，通過網(wǎng)絡(luò)安全水平的提升，滿足電子檔案管理工作的實(shí)際需求。

（四）政務(wù)檔案信息進(jìn)行公開服務(wù)

簡(jiǎn)單來說，政務(wù)檔案信息的公開服務(wù)實(shí)際上是對(duì)于國家機(jī)關(guān)有關(guān)信息采取公開制度，使得國家行政權(quán)力的運(yùn)行更加的公開。在電子政務(wù)發(fā)展的背景下，檔案資源資源作為政務(wù)信息的核心內(nèi)容，進(jìn)行政務(wù)公開具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。另外，想要確保政務(wù)公開實(shí)施的有效性，對(duì)于政務(wù)機(jī)關(guān)來說還要與自身特點(diǎn)、人民群眾的切身利益進(jìn)行充分有效的結(jié)合，定時(shí)的對(duì)相關(guān)的政務(wù)檔案信息采取公示、公開的方法，可以利用電子互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在一定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行公開，從而使得政務(wù)檔案的信息質(zhì)量水平得到有效提升。

總結(jié)：

綜上所述，在開展檔案行政管理工作的過程中應(yīng)用電子政務(wù)系統(tǒng)，其也極大程度的轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的電子檔案管理模式。但同時(shí)在其應(yīng)用的過程中，又出現(xiàn)了很多新的問題，使得其工作效率及水平不高。因此，想要充分的提升檔案行政管理部門的工作效率，還需要根據(jù)當(dāng)前工作中的實(shí)際問題，對(duì)對(duì)應(yīng)的策略進(jìn)行有效的制定，在提升電子檔案管理水平的同時(shí)，進(jìn)一步的促進(jìn)我國電子政務(wù)的發(fā)展。