加強(qiáng)人才中心畢業(yè)生檔案管理的措施

國強(qiáng)

（黑龍江省人才服務(wù)局，黑龍江 哈爾濱 150006）

隨著高校的擴(kuò)招，每年畢業(yè)生數(shù)量較多，而且畢業(yè)生就業(yè)時(shí)間被拉長，這也導(dǎo)致越來越多的畢業(yè)生檔案會(huì)存放在人才中心。由于畢業(yè)生檔案對(duì)于每一個(gè)畢業(yè)生都具有極為重要的意義，因此人才中心需要做好畢業(yè)生檔案管理工作，全面提高畢業(yè)生檔案管理水平，為畢業(yè)生檔案的有效利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、畢業(yè)生檔案的重要性

學(xué)生檔案是針對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況、思想水平、獎(jiǎng)懲狀況及家族基本情況等內(nèi)容的真實(shí)記錄，同時(shí)也是學(xué)生整體發(fā)展軌跡的完整記錄。學(xué)生畢業(yè)后離開校園，但其個(gè)人檔案則會(huì)伴隨其一生，是畢業(yè)生在求職、考研、考公務(wù)員過程中不可或缺的重要文件?；趯W(xué)生檔案的重要性，國家還頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。但從實(shí)際情況來看，大部分畢業(yè)生對(duì)于人事檔案的重要性缺乏足夠的認(rèn)知，并不了解自己畢業(yè)后人事檔案的去向，對(duì)于人事檔案的管理情況也不關(guān)注，這不僅增加了畢業(yè)生檔案管理的難度，而且也極易出現(xiàn)棄檔案情況。當(dāng)前高校畢業(yè)生在畢業(yè)后檔案檔案通常會(huì)由學(xué)校統(tǒng)一寄至學(xué)生戶口所在地的相應(yīng)單位，學(xué)生報(bào)道后再將檔案存放在人才中心。因此在較長的一段時(shí)間內(nèi)畢業(yè)生檔案都會(huì)在人才中心存放，由于畢業(yè)生檔案對(duì)畢業(yè)生個(gè)人具有極為重要的意義，因此人才服務(wù)中心需要做好檔案管理工作。

二、加強(qiáng)人才中心畢業(yè)生檔案管理的措施

（一）增加畢業(yè)生檔案管理投入，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

當(dāng)前有較多的人才服務(wù)中心在人力資源、財(cái)力和物力等方面都存在一定的不足之處，針對(duì)于這種情況，為了能夠進(jìn)一步提高畢業(yè)生檔案管理水平，人才服務(wù)中心則需要合理配置現(xiàn)有資源。同時(shí)積極爭取各方的支持。針對(duì)于檔案管理工作中所需要的經(jīng)費(fèi)需要納入到政府預(yù)算中來，做好檔案管理設(shè)備配置工作，全面提高檔案管理水平。另外，人才服務(wù)中心為了實(shí)現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的有效管理，還需要加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，充分的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高檔案管理的技術(shù)水平，針對(duì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行不斷優(yōu)化，有效的保證畢業(yè)生檔案的安全性，為畢業(yè)生檔案的高效利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）重視檔案管理工作，提升檔案管理水平

人才服務(wù)中心在畢業(yè)生檔案管理工作中，由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于畢業(yè)生檔案管理工作重視度不夠，這就導(dǎo)致基層檔案管理人員對(duì)自身工作也缺乏重視，沒有認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，在日常工作中只是針對(duì)檔案進(jìn)行接收和歸檔，這在一定程度上制約了人才服務(wù)中心檔案管理的水平。因此在當(dāng)前人才服務(wù)中心檔案管理工作中，需要重視一線檔案管理人員整體素養(yǎng)的提升，定期針對(duì)一線檔案管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能。另外，還要積極建立健全人才服務(wù)中心檔案管理制度，并做好制度的執(zhí)行和落實(shí)情況，進(jìn)一步促進(jìn)人才服務(wù)中心檔案管理服務(wù)的優(yōu)化。

（三）畢業(yè)生檔案管理信息化

畢業(yè)生檔案數(shù)量十分龐大，而且變更情況較多，為了能夠進(jìn)一步提高畢業(yè)生檔案管理水平，人才服務(wù)中心需要加快推進(jìn)畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)。在具體接受畢業(yè)生檔案時(shí)就需要完成檔案信息的錄入，畢業(yè)生檔案信息變動(dòng)都需要做好電子信息記錄，進(jìn)一步規(guī)范畢業(yè)生檔案管理工作的流程，促進(jìn)畢業(yè)生檔案管理內(nèi)容的完善。另外，為了能夠更好的推進(jìn)畢業(yè)生檔案管理信息化水平，地方財(cái)政還要加大投入力度，使人才服務(wù)中心能夠配置完備的檔案管理軟件和硬件，更好的提高畢業(yè)生檔案管理工作的效率。

（四）完善檔案管理辦法

對(duì)檔案管理的辦法進(jìn)行進(jìn)一步的完善是提高人才中心畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的重要途徑，而且為了更好實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過統(tǒng)一歸類的辦法實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時(shí)間為依據(jù)進(jìn)行歸類管理，也可以采取分級(jí)分類的方式進(jìn)行管理，這種方式對(duì)于數(shù)量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對(duì)這些檔案可按地區(qū)先進(jìn)行一次歸類，再根據(jù)寄存時(shí)間進(jìn)行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能有效的提高畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（五）強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性

實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對(duì)于流轉(zhuǎn)過程中的違規(guī)和錯(cuò)誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。在實(shí)際工作中需要重視對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的宣傳工作，提高對(duì)畢業(yè)生檔案重要性的認(rèn)識(shí)，為檔案的規(guī)范流轉(zhuǎn)打下良好的基礎(chǔ)。

（六）提高檔案管理人員的素質(zhì)

合理調(diào)整專業(yè)的檔案人才團(tuán)隊(duì)，提高現(xiàn)有人才的管理素質(zhì)，定期為檔案管理者進(jìn)行技術(shù)培養(yǎng)，對(duì)新入職的員工可以進(jìn)行崗前培訓(xùn)，檔案管理機(jī)構(gòu)可以邀請(qǐng)專家進(jìn)行專業(yè)講座。要不斷提高人才服務(wù)中心工作人員的技能，安排專業(yè)人員管理高校畢業(yè)生的檔案信息，提高員工的服務(wù)管理水平，建立完善的服務(wù)體系，確立完善的管理體制。檔案管理者在日常工作中要積極努力創(chuàng)新，充分的運(yùn)用信息化技術(shù)來促進(jìn)畢業(yè)生檔案管理水平的提升。

三、結(jié)束語

對(duì)于畢業(yè)生就業(yè)而言，人才服務(wù)中心發(fā)揮著重要的作用。特別是在當(dāng)前信息時(shí)代，人才服務(wù)中心在針對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作中，更應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，不僅要做好日常管理工作，還要加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步促進(jìn)畢業(yè)生檔案管理效率和質(zhì)量的提升，從而為企業(yè)和社會(huì)提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。