檔案管理信息化建設的途徑分析

印雪

（黑河市愛輝區(qū)供銷合作社聯(lián)合社，黑龍江 黑河 164300）

在當前檔案管理工作中，檔案管理信息化作為科學技術發(fā)展的必然趨勢。而且通過推進檔案管理信息化，也能夠為檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)打下堅實的基礎。可以說檔案管理信息化與檔案管理現(xiàn)代化具有密切的關系。因此在現(xiàn)階段檔案工作中，需要落實好檔案管理信息化建設，以此來促進檔案管理工作邁上一個新臺階。

一、檔案管理信息化建設的重要性分析

（一）提高檔案管理效率

由于傳統(tǒng)檔案管理工作采取人工操作方式，管理效率低，而且錯誤率較高。將現(xiàn)代信息技術引入到檔案管理工作中來，打造信息化的檔案管理模式，可以實現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢、瀏覽及傳輸，有利于提高檔案管理工作效率。而且檔案管理信息化的實現(xiàn)，還能夠實現(xiàn)人力、物力和財務的節(jié)約，有利于提高檔案管理規(guī)范化的水平。

（二）增強檔案資源的共享性

依托于互聯(lián)網技術的檔案管理信息化模式，可以有效的促進檔案信息資源的共享。在實際檔案管理工作中，由于檔案的不可復制性特點，檔案信息的異地查閱難度較大。但通過檔案管理信息化建設，紙質檔案轉化為電子檔案，檔案信息的查閱不再受時間和空間的制約，有效的推動了檔案資源共享的實現(xiàn)，進一步提高了檔案信息資源的利用率，更好的發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用。

（三）提升檔案的安全性

檔案安全性來自于物理安全和內容安全，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于以紙質檔案為主，檔案存儲過程中受溫度和濕度影響較大，這也對檔案存儲時間帶來較大的挑戰(zhàn)。電子檔案的出現(xiàn)有效的解決了紙質檔案的不足，電子檔案能夠實現(xiàn)有效備份，可以實現(xiàn)檔案信息的長時間存儲。而且借助于網絡技術，電檔案可以實現(xiàn)高交傳輸，在檔案利用過程中不需要調閱原始紙質檔案信息，有效的保證了檔案信息的安全性和完整性，為檔案信息的高效利用奠定了良好的基礎。

二、檔案管理信息化建設的途徑

（一）增強檔案管理現(xiàn)代化意識

在當前檔案管理信息化建設過程中，需要樹立現(xiàn)代化檔案管理意識，將先進技術與科學管理理念相結合，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理工作中重藏輕用及等客上門的思想，需要采取主動式服務和開放式服務，全面提高檔案服務質量和水平，使檔案工作能夠與經濟社會發(fā)展更好的適應。

（二）重視信息化建設，建立數(shù)據(jù)庫

在當前檔案管理工作中，通過加快推進檔案信息化建設，可以有效的提高檔案管理信息化水平。在實際檔案管理工作中，要借助于互聯(lián)網技術的優(yōu)勢，樹立正確的檔案管理意識，強化對檔案信息化建設的重視度，以此來積極推進檔案管理信息化建設工作的有序開展。而且通過重視檔案信息化建設，并以此為基礎，構建檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案信息資源的合理和規(guī)范管理，實現(xiàn)檔案信息的高效檢索，為檔案信息資源的有效利用打下堅實的基礎，積極推動檔案管理信息化建設目標的實現(xiàn)。

（三）制定統(tǒng)一規(guī)范的標準體系

基于互聯(lián)網背景下，檔案信息化建設需要做好相關的準備工作，確保其有組織的順利推進。因此，在檔案信息化建設的過程中，需要做好以下兩點工作：其一，信息化建設的最明顯之處在于傳統(tǒng)紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，這也是檔案管理的新突破。與傳統(tǒng)紙質檔案相比較而言，電子檔案存在諸多方面的優(yōu)勢，尤其體現(xiàn)在存儲與管理方面。對于紙質檔案的儲存而言，為了提高其存儲的安全性，則需要做好安全保護方面的措施，強化安全防護建設，消除紙質檔案存儲存在的危險因素，促進檔案信息化建設。其二，合理規(guī)范檔案管理的基礎工作，制定統(tǒng)一規(guī)范的標準體系，促進檔案信息化建設向著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展。

（四）強化檔案信息化基礎設施建設

在檔案信息化建設過程中，為了保證該項工作能夠順利開展，則需要做好其基礎工作，強化起基礎設施建設。尤其在互聯(lián)網背景下，要想實現(xiàn)檔案信息化建設的目標，必須完善相關配套設施，才能夠為檔案信息化建設提供重要的保障。而檔案信息基礎設施涉及到諸多方面內容，其中主要包括計算機軟件設備、硬件設備、各類輔助設備、以及基礎網絡等。在做好以上工作的前提下，還需要做好其他方面基礎設施建設。根據(jù)當前檔案管理的發(fā)展需要，需要加大資金投入，配備相應的信息設備，確保檔案管理各項基礎工作的順利開展，例如檔案信息系統(tǒng)管理軟件，光盤刻錄機、掃描儀等。只有做好基礎設施建設，才能夠為檔案信息化建設提供重要的保障。

（五）建設檔案資源共享平臺

大數(shù)據(jù)技術的應用，其使檔案信息更具開放性和多樣性，在這種情況下開展檔案管理信息化建設工作中，宜通過構建檔案資源共享平臺，加快推動檔案信息資源共享的實現(xiàn)。同時還應構建一體化的工作標準和組織體系，強化檔案部門之間檔案信息的互通對接，針對于檔案檢索、統(tǒng)計、分析和應用等各環(huán)節(jié)進行嚴格把控，有效的保證檔案信息和數(shù)據(jù)的安全。

三、結束語

在檔案管理工作中，檔案管理信息化是其主要發(fā)展趨勢，特別是在信息化時代背景下，通過加快推進檔案管理信息化建設工作，可以有效的提高檔案管理工作效率，促進檔案信息資源的共享，為檔案使用者查詢檔案信息提供更多的便利。而且檔案管理信息化模式的構建，還能夠進一步保證檔案信息的完整性和安全性，有利于促進檔案管理人員綜合素質和提升，有效的提高檔案服務水平，使檔案管理工作能夠更好的服務于社會的發(fā)展和經濟建設。