探究信息時(shí)代檔案管理工作面臨問題及對策

韓秀晶

（黑龍江省閆家崗農(nóng)場，黑龍江 哈爾濱 150078）

一、信息時(shí)代應(yīng)用對檔案管理的重要意義

檔案管理工作是對一些資料、信息進(jìn)行整理，在隨著人員的不斷增多，各單位不斷壯大，檔案資料數(shù)量也隨之不斷增加，給檔案管理工作帶來非常大的工作量，對檔案資料與信息的整理加大難度，同時(shí)因?yàn)楦鲉挝坏牟粩喟l(fā)展，非常需要檔案里的資料進(jìn)行總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，所以對檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性提出更高的需求，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理工作的效率，而且還降低管理成本，有助于檔案管理工作翻開新篇章。

二、分析信息化時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的問題

（一）管理理念跟不上時(shí)代發(fā)展，缺乏服務(wù)意識

行動(dòng)的創(chuàng)新改變是以思想認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變?yōu)榍疤岬?，在我國?dāng)前的檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程中面臨的首要問題就是難以轉(zhuǎn)變的陳舊思想觀念，受傳統(tǒng)思想觀念影響，檔案管理工作缺少創(chuàng)新的管理理念作為支撐，在新型管理方式的接受和普及應(yīng)用上存在一定阻礙，也就無法借助現(xiàn)代化信息技術(shù)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，使其難以發(fā)揮出真正的效用。同時(shí)，服務(wù)意識的缺乏也是阻礙檔案管理工作信息化建設(shè)向前邁進(jìn)的另一大問題。

（二）仍以實(shí)體檔案為主，檔案編輯、檢索難

雖然我國在檔案管理工作上已經(jīng)有了信息化建設(shè)的意識，并采取了一些相應(yīng)的行動(dòng)，但在實(shí)際工作中，依舊存在一些仍然以實(shí)體檔案為主的單位或部門，實(shí)體檔案的管理會花費(fèi)掉工作人員大量的時(shí)間和精力在檔案的編輯、歸檔和分類整理當(dāng)中，在檔案的檢索方面也存在一定困難，致使檔案信息資源的利用率無法得以提升。

（三）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化標(biāo)準(zhǔn)

鑒于檔案信息資源的自身屬性和實(shí)際效用，真實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是管理好檔案的前提和基礎(chǔ)，但在當(dāng)前的檔案管理工作中，一方面，由于檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在形式和層次上都有所不同，導(dǎo)致檔案信息的管理工作在開發(fā)、服務(wù)、規(guī)范和共享等方面存在一定不足，無法真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。一方面，受多種因素影響，沒有相對統(tǒng)一的檔案編制標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案編制細(xì)則缺少一定的相容性，大部分的系統(tǒng)軟件都不具備較高的可移植性，且到現(xiàn)在為止，只在個(gè)別檔案館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，沒有全國統(tǒng)一的檔案自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)。

（四）缺少信息化檔案管理人員

檔案管理人員在檔案管理工作信息化建設(shè)中占據(jù)著主體地位，是檔案信息化管理的主要建設(shè)者和實(shí)施者，雖然當(dāng)前的檔案管理人員具備了一定的專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)，但大都對信息化管理沒有清楚認(rèn)知，缺乏一定的信息化素質(zhì)，不熟悉網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境，無法熟練操作計(jì)算機(jī)，無法掌握信息化的管理手段。

三、改善檔案管理中面臨問題的策略

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)本身具有非常廣泛的內(nèi)容，把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于對檔案的管理工作中可以說是屬于系統(tǒng)管理技術(shù)領(lǐng)域。當(dāng)前我國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的自動(dòng)化主要還是由操作系統(tǒng)通過一定的程序?qū)崿F(xiàn)的，操作系統(tǒng)本身的主要作用就是對計(jì)算機(jī)信息軟件、硬件資源進(jìn)行充分利用，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)達(dá)到提高計(jì)算機(jī)信息解題時(shí)效、提高計(jì)算效率、降低費(fèi)用等的目的。

（一）建立健全部檔案管理制度，讓檔案管理走向規(guī)范化、制度化

為了保證對檔案進(jìn)行更加科學(xué)高效的管理就需要建立新型的檔案管理制度，有了科學(xué)規(guī)范的管理制度才能夠保證對檔案管理工作的規(guī)范化實(shí)施。有關(guān)的部門要把對檔案所需有關(guān)信息的收集工作放到重要位置進(jìn)行對待，確保收集到的信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，同時(shí)還可以通過利用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對檔案的信息規(guī)范化管理。

（二）強(qiáng)化對檔案管理的重視程度

首先要保證管理人員能夠?qū)n案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認(rèn)識程度，能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認(rèn)識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升單位內(nèi)部員工對這一工作的整體認(rèn)知水平，從內(nèi)心深處重視起來。

（三）改善部門機(jī)構(gòu)檔案管理設(shè)施

要想能夠迎合時(shí)代的發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，還需要建立和健全檔案管理設(shè)施，因?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化本身就是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，它會涉及到計(jì)算機(jī)信息、網(wǎng)絡(luò)、信息交互、數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷鄠€(gè)領(lǐng)域。所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化，就需要投入大量的資金，增加檔案管理設(shè)備的投入，并且提升工作人員的檔案管理水平。同時(shí)要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作走向信息化還需要購置專門的計(jì)算機(jī)信息、數(shù)碼相機(jī)、打印復(fù)印設(shè)備、刻錄機(jī)等設(shè)備并且對這些設(shè)備進(jìn)行電子文檔一體化管理。

（四）引進(jìn)專門人才保證檔案計(jì)算機(jī)信息管理的安全性

隨著我國信息化時(shí)代的到來，對檔案管理工作人員也提出了更高的要求，要求檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識，還需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息。所以現(xiàn)階段引進(jìn)綜合型的檔案管理人才勢在必行。同時(shí)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案管理工作中的安全方面一直是一個(gè)困擾大的的難題，所以在管理工作進(jìn)程中一定要根據(jù)部門機(jī)構(gòu)自身的實(shí)際情況設(shè)立檔案計(jì)算機(jī)信息信息化管理安全保密制度，并且檔案管理人員還要注意加強(qiáng)自身的安全和保密意識，保證關(guān)鍵信息不過泄露。

結(jié)語

對檔案管理工作實(shí)施信息時(shí)代管理，主要是在信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上建立而來的，是信息時(shí)代發(fā)展過程中的必然要求，是檔案管理工作向著更遠(yuǎn)方向發(fā)展的關(guān)鍵。雖然現(xiàn)在的信息時(shí)代檔案管理工作中存在諸多問題，但只要根據(jù)問題的原因所在，找到相應(yīng)的解決對策，將信息時(shí)代檔案管理工作給做好，并保障檔案信息的安全性，讓信息時(shí)代檔案管理工作順利進(jìn)行。