信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)研究

呂連杰

（黑龍江省虎林市八五八農(nóng)場(chǎng)學(xué)校，黑龍江 虎林 158419）

引言

中學(xué)是教育工作的關(guān)鍵階段。中學(xué)檔案管理是學(xué)校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，是教書(shū)育人的真實(shí)記錄，是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。中學(xué)檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過(guò)程，涉及中學(xué)教育教學(xué)工作及組織、管理的各方面，是學(xué)校重要的信息資源。

一、當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀

（一）重視程度不高。

在當(dāng)前的中學(xué)檔案管理工作中，沒(méi)有對(duì)檔案管理形成正確的認(rèn)識(shí)，一般都是將檔案進(jìn)行整理后就歸檔，然后保存管理就算完成了工作。沒(méi)有后續(xù)對(duì)檔案信息的有效利用。同時(shí)由于對(duì)檔案管理的重視程度不高，所以一般的中學(xué)檔案室多是處于學(xué)校的辦公角落，環(huán)境差，紙質(zhì)檔案在這種環(huán)境下容易受損，影響了檔案的完整性。

（二）與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。

中學(xué)檔案的管理工作方式仍沿用傳統(tǒng)的方法，當(dāng)前管理工作與全新教育理念脫節(jié)，從而使中學(xué)教育教學(xué)與學(xué)校發(fā)展步履維艱。同時(shí)計(jì)算機(jī)設(shè)備等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備并不完善，缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持。

二、信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理建設(shè)要點(diǎn)

（一）加大投入，夯實(shí)數(shù)字化管理基礎(chǔ)

中學(xué)檔案數(shù)字化是中學(xué)教育事業(yè)的重要組成部分，也是中學(xué)寶貴的教育資源。首先，中學(xué)教育主管部門(mén)及其領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案數(shù)字化工作，提升檔案工作的數(shù)字化意識(shí)，加強(qiáng)中學(xué)檔案數(shù)字化工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)。其次，要給予中學(xué)檔案數(shù)字化管理所需的人、財(cái)、物的支持和保障力度，配齊配強(qiáng)中學(xué)檔案管理所需的專業(yè)化、信息化人員，加大經(jīng)費(fèi)保障和投入力度，為中學(xué)檔案數(shù)字化管理添置必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)，以及各種檔案應(yīng)用軟件，為中學(xué)檔案數(shù)字化管理提供必要的儀器設(shè)備。此外，還要加大硬件建設(shè)的投入力度，建立專門(mén)的檔案管理場(chǎng)所，并為數(shù)字化管理留有必要的場(chǎng)地。

（二）完善制度，健全數(shù)字化管理體系

在中學(xué)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，電子檔案目錄不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求不一致等問(wèn)題阻礙了數(shù)字化檔案管理工作的進(jìn)程。因此，中學(xué)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)與中學(xué)教學(xué)、行政管理以及教學(xué)服務(wù)等工作系統(tǒng)建立互聯(lián)互通和兼容共享體系，防止檔案數(shù)字化資源與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)之間的格式不一致、不統(tǒng)一，避免給后期的檔案數(shù)字化存儲(chǔ)、傳輸、利用造成障礙。為此，中學(xué)檔案管理部門(mén)應(yīng)堅(jiān)持以《檔案著錄規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》為依據(jù)，結(jié)合中學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要，制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，統(tǒng)一中學(xué)檔案數(shù)字化分類標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)字化檔案管理題名，建立數(shù)字化檔案查詢、利用、銷毀等規(guī)章制度，提高中學(xué)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、制度化水平。

（三）提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

優(yōu)秀人才是一項(xiàng)工作開(kāi)展并發(fā)展的基礎(chǔ)保障，也是一種核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此需要當(dāng)前檔案工作人員不斷提升自身綜合素質(zhì)、意識(shí)到終身學(xué)習(xí)的重要性，及時(shí)更新自身知識(shí)技能。在進(jìn)行實(shí)際學(xué)校檔案管理時(shí)需要先樹(shù)立起自己對(duì)于工作的重視，做到對(duì)文件、歷史、數(shù)據(jù)的充分尊重，保證內(nèi)容真實(shí)性、可靠性。同時(shí)尊重歷史真實(shí)性也是開(kāi)展工作時(shí)必須遵守的一個(gè)原則。在對(duì)文件數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整合、審查、存檔等流程中，在各環(huán)節(jié)工作人員都要對(duì)自己嚴(yán)加要求，做到“立檔真實(shí)、用檔可靠、依照歷史、恪盡職守”。

除此之外，校方還可以開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)來(lái)組織職員提高自身能力，培養(yǎng)并深化其對(duì)于專業(yè)知識(shí)的理解與應(yīng)用。例如：專家主題講座；檔案管理主題知識(shí)有獎(jiǎng)競(jìng)賽等等。讓工作人員系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)、全面的掌握理論內(nèi)容，并在不斷實(shí)踐工作中找到高效歸檔、保存的方法，在信息化技術(shù)的應(yīng)用上，要定期更新員工知識(shí)與操作技能。

（四）應(yīng)用科學(xué)績(jī)效考核制度

結(jié)合過(guò)去管理情況與工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，采取績(jī)效考核模式對(duì)于工作效果提升可以起到推進(jìn)的積極作用?？?jī)效考核制定標(biāo)準(zhǔn)是以工作人員的執(zhí)行效率、執(zhí)行成績(jī)等方面來(lái)對(duì)其階段工作采取一個(gè)評(píng)價(jià)與判斷。通過(guò)這種方式不僅能提升中學(xué)檔案管理工作的完成效率，同時(shí)也可以給各崗位人員提供一個(gè)良好表現(xiàn)發(fā)展的平臺(tái)。績(jī)效考核制度需要專業(yè)人員結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行制定，只有確保考核標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果的公平公正公開(kāi)才能發(fā)揮到積極作用。同時(shí)管理者與領(lǐng)導(dǎo)者也可以根據(jù)考核得到的結(jié)果引進(jìn)專業(yè)人才與智能設(shè)備。充分應(yīng)用其優(yōu)勝劣汰模式，實(shí)現(xiàn)人員的合理應(yīng)用，避免崗位上出現(xiàn)游手好閑、懈怠僥幸的人員，積極調(diào)動(dòng)崗位積極性，從而提升整體工作效率。

（五）建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

向檔案信息的利用者直接提供其所需要的檔案信息是數(shù)字化檔案管理與建設(shè)的最終目的，因此建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)至關(guān)重要。首先，需要確立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。其次，要建立數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)中學(xué)檔案的分類情況，基于原始檔案建立基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)字化檔案信息一目了然。再次，建立數(shù)字化檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)中學(xué)檔案的主要內(nèi)容和應(yīng)用對(duì)象，將檔案信息分為幾個(gè)大的專題，包括學(xué)生學(xué)籍、科研成果、教師教學(xué)、學(xué)校發(fā)展歷史等，讓利用者可以根據(jù)功能進(jìn)行快速查閱和篩選，提高利用效率。例如，在學(xué)校舉行大型例會(huì)時(shí)，檔案管理者可以將會(huì)議內(nèi)容以視頻的形式記錄下來(lái)，再通過(guò)數(shù)字化設(shè)備將視頻格式進(jìn)行輸出，保存至U盤(pán)中并做好相關(guān)記錄，完成檔案管理的工作內(nèi)容。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，由于檔案管理工作對(duì)于中學(xué)學(xué)校整體發(fā)展可起到重要作用，所以在新時(shí)期背景下，就需要提升檔案管理意識(shí)，有針對(duì)性的解決現(xiàn)存問(wèn)題，根據(jù)不同學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況制定出科學(xué)、合理、完善的管理提示，推進(jìn)中學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。