信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化措施

楊洋

（新疆維吾爾自治區(qū)塔城地區(qū)烏蘇市檔案館，新疆 烏蘇 833300）

一、引言

在現(xiàn)代化企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，這項(xiàng)工作的工作量比較大、相對(duì)復(fù)雜，檔案管理人員需要引進(jìn)信息技術(shù)，為檔案信息的安全性提供保障[1]。但是，在實(shí)際的檔案管理過程中，很多工作人員無法將信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，這就引發(fā)了一系列問題，阻礙了檔案管理工作的順利實(shí)施。為了有效地改善這一現(xiàn)狀，檔案管理人員需要針對(duì)其中的問題采取合理的優(yōu)化措施，以滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求，為企業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

二、檔案管理工作中信息技術(shù)應(yīng)用的重要性

檔案管理工作指的是整理重要資料和信息的一項(xiàng)工作。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中，企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，企業(yè)中的檔案信息和資料數(shù)量日益增加，這就對(duì)檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)，但很多檔案管理人員仍實(shí)行傳統(tǒng)的檔案管理模式，其主要是應(yīng)用純手工的記錄和管理模式，無法滿足信息時(shí)代檔案管理工作的要求。為了有效地解決這一問題，檔案管理人員需要引進(jìn)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，這樣既能夠提升檔案管理工作的整體效率，又能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省更多的管理成本。因此，在檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用具有重要意義，滿足了信息時(shí)代的需求，推動(dòng)著自身的進(jìn)一步發(fā)展。

三、信息時(shí)代檔案管理問題分析

（一）檔案管理軟件不完善

在企業(yè)的檔案管理工作中，很多檔案管理軟件都不統(tǒng)一，各個(gè)檔案管理部門應(yīng)用的檔案管理軟件系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)型號(hào)都存在很大差異，為檔案管理軟件開發(fā)工作帶來了很大難度。除此之外，在現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理系統(tǒng)不完善，無法在電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中對(duì)管理系統(tǒng)研發(fā)工作進(jìn)行統(tǒng)一，其主要原因是管理軟件不具備通用性，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享，嚴(yán)重影響著檔案信息化的發(fā)展。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有待提高

在社會(huì)的快速發(fā)展中，很多地區(qū)在建設(shè)檔案管理網(wǎng)站的過程中，未制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)形式，導(dǎo)致檔案管理后期內(nèi)部管理網(wǎng)站建設(shè)存在很大差異，無法利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范，造成這一問題的主要原因是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在很大差異，進(jìn)而使得檔案管理工作的整體效率受到很大影響，需要進(jìn)一步對(duì)此進(jìn)行優(yōu)化。

（三）檔案管理的保密性不強(qiáng)

在信息時(shí)代，檔案管理工作與傳統(tǒng)工作方式存在很大差異，信息化檔案管理模式得到了有效應(yīng)用，但電子檔案極易被更改，這就使得電子檔案管理工作不夠真實(shí)，為實(shí)際工作的開展留下了安全隱患。在新時(shí)期的發(fā)展中，很多電子檔案管理系統(tǒng)普遍由密碼和驗(yàn)證碼登錄，這就為檔案管理人員提供了很多便利，在出現(xiàn)密碼泄露問題的情況下，會(huì)造成電子文件惡意篡改、仿造等問題，導(dǎo)致檔案信息缺乏真實(shí)性。除此之外，電子檔案具有信息儲(chǔ)存方式多樣化、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓、病毒入侵的情況下，會(huì)破壞檔案信息，進(jìn)而帶來無法挽回的損失。

（四）檔案管理人員素質(zhì)問題

在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，檔案管理人員需要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)，熟練操作計(jì)算機(jī)等設(shè)備，在計(jì)算機(jī)管理軟件出現(xiàn)小問題的情況下能夠予以解決[2]。但很多檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平還有待提升，其工作素養(yǎng)有所缺失。因此，在信息時(shí)代，為了推動(dòng)檔案管理工作的有序發(fā)展，企業(yè)必須注重管理人員綜合素養(yǎng)的提升。

四、信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化措施

（一）優(yōu)化并完善檔案信息保障體系

在信息時(shí)代，企業(yè)需要優(yōu)化并完善檔案信息保障體系，并做好以下工作：首先，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變自身的管理理念，樹立創(chuàng)新性理念，電子檔案歸檔格式、生成、發(fā)送和接收格式需要一致，并做好電子文件歸檔管理工作；其次，針對(duì)大量電子文件接收、處置和存儲(chǔ)工作采取相應(yīng)的技術(shù)方式，這樣電子檔案才能夠表現(xiàn)出原有的各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)電子文件的原始信息進(jìn)行了有效地保護(hù)，還要將計(jì)算機(jī)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行隔離，及時(shí)地備份數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息；最后，檔案管理人員應(yīng)做好定期檢查、備份，以及電子檔案存儲(chǔ)、查看和維護(hù)等工作，這樣能夠避免電子檔案被損毀，還需要安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻，及時(shí)地升級(jí)并處理這些內(nèi)容，為電子檔案的安全性提供支持。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)的力度

在信息時(shí)代，檔案管理工作的重要性日益突顯出來，對(duì)工作人員提出了更加嚴(yán)格的要求。檔案管理部門需要針對(duì)檔案管理人員開展管理能力、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，建立專業(yè)性、綜合能力強(qiáng)的管理隊(duì)伍，為檔案管理工作的有效開展提供基礎(chǔ)保障。同時(shí)，檔案管理人員既要掌握檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，還需要學(xué)習(xí)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作方式，提升檔案管理的整體水平。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在檔案管理工作中，相關(guān)工作人員需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)檔案信息的實(shí)時(shí)共享，充分發(fā)揮出檔案管理工作的綜合價(jià)值，還需要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。例如，在檔案分類的過程中，相關(guān)人員需要對(duì)軟件變成進(jìn)行管理，確保檔案管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別檔案資源類型，為檔案資源整理和分類的高效性提供支持，利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸通道進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，加強(qiáng)各個(gè)部門的交流。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期的快速發(fā)展中，檔案管理工作人員需要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，滿足現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求[3]?，F(xiàn)階段，信息檔案管理工作還不夠成熟，實(shí)際工作中仍存在一系列問題，檔案管理部門需要?jiǎng)?chuàng)新并優(yōu)化信息檔案管理平臺(tái)，做好檔案管理人員專業(yè)知識(shí)、綜合素質(zhì)培訓(xùn)工作，有效地提升檔案管理工作的整體效率，確保檔案資源的安全性和保密性，以推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。