提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究

崔欣欣

（大慶油田有限責(zé)任公司第四采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

信息化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)的生產(chǎn)、工作效率都得到了顯著提高，與此同時(shí)，也對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高要求。目前，在開展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中仍存在較多缺陷問(wèn)題，抑制著工作效率和水平的提升，故急需采取針對(duì)性措施加以解決。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位在我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長(zhǎng)、社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，而落實(shí)好檔案管理的信息化建設(shè)工作，對(duì)于社會(huì)事業(yè)的平穩(wěn)快速發(fā)展意義重大，可充分滿足人民群眾實(shí)際的發(fā)展需求。檔案記載了時(shí)代和歷史的進(jìn)步，是促進(jìn)社會(huì)健康發(fā)展的重要手段和工具。新時(shí)期背景下，要求事業(yè)單位通過(guò)信息化、數(shù)字化等方式，推進(jìn)該工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。但從當(dāng)前實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)的事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，逐漸暴露出很多缺陷和不足，進(jìn)而也使得該工作開展面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。而一旦實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化，便可大幅度提升檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，與此同時(shí)，也降低了管理人員的工作壓力和難度，工作質(zhì)量和效率也會(huì)隨之提高。基于上述情況，在當(dāng)前的信息化社會(huì)，我國(guó)的各事業(yè)單位應(yīng)抓住機(jī)遇，推動(dòng)檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，節(jié)約工作時(shí)間和人員，以此為事業(yè)單位的又好又快發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理信息化平臺(tái)更新較慢

當(dāng)前，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息化的大背景之下，我國(guó)很多事業(yè)單位的職工檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)建立了信息化管理平臺(tái)，但是由于以往認(rèn)識(shí)的局限，管理人員往往意識(shí)不到檔案管理信息化的重要性，也就使得檔案管理信息化平臺(tái)更新較慢，單位的人才管理往往也難以達(dá)到最優(yōu)化的程度。

（二）檔案管理工作人員專業(yè)水平偏低

從整體上來(lái)說(shuō)，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化起步較晚，在部分事業(yè)單位中，很多的檔案管理者并沒(méi)有達(dá)到熟練運(yùn)用信息化平臺(tái)的程度，其專業(yè)水平亟待提高。部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，這就大大限制了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步深化。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）提高管理人員的水平和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平

要想保證工作人員工作的高效性與合作性，發(fā)揮團(tuán)結(jié)互助的作用，事業(yè)單位就必須要提高自己的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，為檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的保障。除此之外，事業(yè)單位人員要不斷對(duì)檔案進(jìn)行更新和錄入資料信息，保證有專門的人員去維護(hù)信息平臺(tái)的安全，實(shí)現(xiàn)為他人進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。因此，事業(yè)單位在提高自身的信息水平時(shí)，要不斷發(fā)揮各崗位人員的作用，將信息錄入人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行充分協(xié)調(diào)，加強(qiáng)兩者之間的交流合作，以保證檔案能夠及時(shí)并準(zhǔn)確地進(jìn)行更新與錄入，促進(jìn)信息技術(shù)人員工作的高效性。除此之外，在信息化管理結(jié)構(gòu)和體系中，注重培養(yǎng)工作人員養(yǎng)成良好的服務(wù)他人的意識(shí)，使其在工作中除了要規(guī)范自己的工作外，還應(yīng)該為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）事業(yè)單位要注重推進(jìn)信息化建設(shè)的平臺(tái)

事業(yè)單位之所以要進(jìn)行信息化體系的建設(shè)，就是為了給有需要的人員提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。所以，在人員在進(jìn)行工作的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)信息化平臺(tái)的宣傳與推廣，使人們充分認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理平臺(tái)的重要性與方便性，進(jìn)而提高該平臺(tái)在人們心中的知名度，使其本來(lái)的作用得到發(fā)揮。與此同時(shí)，事業(yè)單位進(jìn)行信息化建設(shè)的同時(shí)，也要注重吸收其他企業(yè)優(yōu)秀的體系和建議，不斷對(duì)自己的體制進(jìn)行更新和完善，以適應(yīng)更廣大人民的需要，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理過(guò)程中信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）逐步規(guī)范信息資源管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要在電子政務(wù)建設(shè)的相關(guān)文件中，納入政務(wù)信息的整理、歸檔等工作。如此一來(lái)，有利于對(duì)信息資源建設(shè)做出宏觀調(diào)控，規(guī)范信息資源的整理工作，從而形成統(tǒng)一、集中的管理制度，避免出現(xiàn)信息交叉和重復(fù)的情況。檔案里集中反映了法規(guī)政令實(shí)施、人員素質(zhì)情況、調(diào)查研究成果、歷史現(xiàn)在進(jìn)程等內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、處理問(wèn)題時(shí)，都需要查閱檔案。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要通過(guò)對(duì)信息資源的規(guī)范管理，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。并注重應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要涉及檔案信息的收集、管理、利用等內(nèi)容，能夠?qū)n案管理信息化建設(shè)的效益集中體現(xiàn)出來(lái)，提升檔案信息服務(wù)效果。

（四）加強(qiáng)信息資源安全管理

近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展速度很快，很多不法分子利用黑客與病毒盜竊機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息，并對(duì)其做出干擾。而人員的錯(cuò)誤操作、系統(tǒng)故障等，也容易讓給檔案信息安全面臨著巨大威脅。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，還要加強(qiáng)安全管理工作，包括主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門要采取數(shù)據(jù)備份、安裝防火墻等技術(shù)手段，為檔案信息資源安全提供可靠保障。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，信息化建設(shè)是一種必然趨勢(shì)，在信息化建設(shè)過(guò)程中必然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，也會(huì)出現(xiàn)很多阻礙信息化建設(shè)的干擾因素，但是，相信伴隨著事業(yè)單位的各項(xiàng)制度的不斷完善以及各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)必然會(huì)提升到更高的水平，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。