檔案利用和檔案價(jià)值的反思

吳念良

[摘? ? ? ? ? ?要]? 檔案在各個(gè)公司企業(yè)與內(nèi)部單位都是極其重要的資源，是一個(gè)企業(yè)在長期運(yùn)營過程中發(fā)展歷程的重要記錄，對公司未來的不斷發(fā)展有著極其重要的作用。針對檔案利用長時(shí)間被忽略的現(xiàn)狀，對檔案價(jià)值應(yīng)該進(jìn)行重新審視和認(rèn)識(shí)，繼而探求更深層次的原因。對我國檔案資料利用狀況進(jìn)行分析與探討，對檔案利用與檔案價(jià)值的重要性進(jìn)行反思，進(jìn)而保證檔案得以充分利用，以發(fā)揮其重要價(jià)值。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 檔案利用;檔案價(jià)值;反思

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）31-0222-02

面對檔案利用長時(shí)間處于低谷的狀況，應(yīng)該對檔案價(jià)值進(jìn)行深層次的探索，不應(yīng)該使檔案價(jià)值的利用范圍縮小。檔案與信息具有一定的相關(guān)性，而由于具備的信息屬性使檔案本身的價(jià)值發(fā)生一定的轉(zhuǎn)變，檔案的社會(huì)利用率逐步下降。作為檔案管理的相關(guān)工作人員，在檔案管理工作中，檔案利用是非常重要的，應(yīng)該充分了解檔案資源的重要性，進(jìn)而對檔案合理利用，以發(fā)揮其作用，提高檔案的保存價(jià)值。

一、對檔案利用價(jià)值的思考

（一）檔案的基本價(jià)值是情報(bào)價(jià)值

其中展現(xiàn)了檔案的作用，包括檔案的特點(diǎn)價(jià)值以及基本結(jié)構(gòu)，因此被稱為檔案的基本價(jià)值。正因?yàn)闄n案的價(jià)值所在，讓檔案充分被保存、被利用。不過，如今面臨檔案利用逐步下降的趨勢，充分表明了檔案理論價(jià)值和實(shí)際價(jià)值的相互矛盾。所以說社會(huì)上大多數(shù)人的檔案價(jià)值觀存在一定的認(rèn)識(shí)偏差，這需要每個(gè)社會(huì)工作者重新去審視檔案的基本價(jià)值。

（二）充分認(rèn)識(shí)檔案的憑證價(jià)值

在檔案所有的價(jià)值中憑證價(jià)值是檔案最重要的價(jià)值，憑證價(jià)值是檔案與其他各種資料之間比較最處于優(yōu)勢的地方。檔案也是一種證據(jù)，它記錄著長久以來的事實(shí)依據(jù)。不過，檔案憑證價(jià)值也存在著不利于利用的地方。

（三）利用越少越好

檔案是長時(shí)間進(jìn)行保存的，并且想要利用它們查找資料也是有一定條件的。在某個(gè)國家地區(qū)、企業(yè)組織、個(gè)人自身等方面的自身權(quán)益受到損害的情況下，是可以利用檔案去解決問題的，但是在處理問題的條件下，對個(gè)人以及組織也會(huì)具有難以挽回的不良影響，正是這些不良影響的出現(xiàn)，讓任何人都不愿意去憑借檔案去解決此類問題。利用檔案當(dāng)然是越少就會(huì)越好，如果個(gè)體的權(quán)益沒有受到損失，就不會(huì)去利用檔案來解決問題。當(dāng)然，檔案的存在可以維護(hù)自身權(quán)益，也可以在一定條件下維護(hù)自身安全保障，更可以證明自己的清白，檔案館存在的檔案都具有其自身的憑證價(jià)值，而如今社會(huì)安定，檔案并沒有太多機(jī)會(huì)被利用，這是一種好現(xiàn)象，體現(xiàn)了當(dāng)今社會(huì)的和平現(xiàn)狀。但如果檔案一而再再而三地被提起、被調(diào)出才是可悲的事情，大量的人要利用檔案來維護(hù)自身權(quán)益，大量的人要利用檔案的憑證價(jià)值來證明自己的清白，努力去尋求對自己更有利的地方，這是可悲的。

與此同時(shí)，檔案憑證價(jià)值有一定的區(qū)域性，也就是說檔案利用者屬于哪個(gè)地區(qū)就應(yīng)該利用該地區(qū)的檔案，檔案的憑證價(jià)值具有專一性，利用者和具有憑證價(jià)值的檔案是具有專一性的，檔案的憑證價(jià)值只能在與其有關(guān)的當(dāng)事人身上才能被利用，與其無關(guān)的人一般情況下不會(huì)去利用它，即使使用也沒有什么用途。檔案的憑證價(jià)值具有唯一性，檔案的憑證價(jià)值一般情況下人們只會(huì)使用一次，不會(huì)重復(fù)利用，并且在解決問題的情況下基本不會(huì)出現(xiàn)第二次利用的情況。檔案價(jià)值也具有一定的時(shí)效性。檔案的憑證價(jià)值只會(huì)在一定的時(shí)間內(nèi)起重要的作用，一定時(shí)間后其憑證價(jià)值也會(huì)隨著時(shí)間的流逝而降低，甚至徹底消失。

以上所述的一系列特性，充分表明了檔案利用受到限制。檔案憑證價(jià)值利用得越少越好、憑證價(jià)值在時(shí)間范圍內(nèi)發(fā)揮其作用、在空間范圍內(nèi)發(fā)揮其作用、利用它的人群也有一定的限制以及它的利用頻率。這一系列的特性都體現(xiàn)了檔案價(jià)值利用率的下降情形，檔案的情報(bào)價(jià)值符合信息的一般特性，進(jìn)而使其情報(bào)價(jià)值發(fā)生轉(zhuǎn)移，它有可能被轉(zhuǎn)移在其他信息媒介中或者其他文獻(xiàn)之中。

二、檔案具有一定的情報(bào)價(jià)值

情報(bào)價(jià)值也可以被叫作檔案價(jià)值的參考或者檔案價(jià)值參考的作用。正因?yàn)闄n案中的內(nèi)容有重要的作用，檔案具有很高的現(xiàn)實(shí)意義，因此情報(bào)價(jià)值在檔案價(jià)值中占有主要地位，檔案價(jià)值的體現(xiàn)離不開檔案情報(bào)價(jià)值的幫助。

而如今檔案情報(bào)價(jià)值的轉(zhuǎn)移會(huì)直接影響檔案利用，也會(huì)使檔案利用率降低。檔案情報(bào)價(jià)值可以轉(zhuǎn)移到各種媒體的形式之中，然而一旦轉(zhuǎn)移到其他形式之中，人們就可以不再利用檔案，而且其他媒體形式成為人們得到信息資源的第二媒介，甚至可以代替檔案的一切，因此檔案被迫處于弱勢群體，由于檔案情報(bào)價(jià)值的轉(zhuǎn)移直接造成了檔案利用的直線下降。

利用檔案的高潮時(shí)期是二十世紀(jì)八十年代在全國范圍內(nèi)開展編史修志的工作，它直接加劇了檔案情報(bào)價(jià)值的轉(zhuǎn)移現(xiàn)象。新的志書發(fā)行出版后，檔案的利用價(jià)值也直線下降，這些年來很多檔案利用者不再利用檔案而去使用這些書的匯編結(jié)果。編史修志是利用檔案的大戶，浙江省對檔案利用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)1980年至1994年這15年以來，檔案利用者中百分之九十以上都是編史修志的利用者，編史修志者會(huì)間隔一定的時(shí)間段去利用檔案，但是利用檔案的這一現(xiàn)象也會(huì)隨著時(shí)間的推移與愿望的實(shí)現(xiàn)而慢慢消失，編者不可能每時(shí)每刻都在使用檔案，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)需要間隔很長一段時(shí)間。并且，檔案具有一次使用性，也就是說編史者利用檔案完成自己的工作之后便不會(huì)再次使用了。

由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種信息傳播媒介也變得多樣化，傳播也變得十分快捷，更加快了檔案情報(bào)價(jià)值的轉(zhuǎn)移。政府部門以及其他行業(yè)所出版的各種資料、書籍、報(bào)刊等文件服務(wù)，都加劇了檔案情報(bào)價(jià)值轉(zhuǎn)移，在這個(gè)信息傳播速度飛快的時(shí)代，就會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案情報(bào)價(jià)值轉(zhuǎn)移并不是在檔案階段發(fā)生的而是處于文件階段，文件階段還并沒有變?yōu)闄n案。

三、充分認(rèn)識(shí)檔案的保存價(jià)值

檔案不僅具有利用價(jià)值也有一定的保存價(jià)值，并且其利用價(jià)值與保存價(jià)值并不是單一方面存在的而是存在一定聯(lián)系的，在檔案具有一定的利用價(jià)值時(shí)便具有保存價(jià)值，而檔案的保存價(jià)值并完全是因?yàn)闄n案利用價(jià)值而存在的，可以說是各有所長吧。檔案的保存價(jià)值也可以理解為檔案的利用價(jià)值與保管價(jià)值，檔案的保存價(jià)值和檔案的利用價(jià)值是相互依存的，保存起來的檔案是用來利用的，如果沒有利用價(jià)值那何來保存價(jià)值。由此可得知，檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值的轉(zhuǎn)移，那么檔案也沒有了其利用價(jià)值和保存價(jià)值。并沒有其他太多的人需要利用檔案，因此保存檔案的價(jià)值則會(huì)超出檔案的利用價(jià)值，沒有了利用價(jià)值，是不是就不需要再保存檔案了？然而并不是，因?yàn)楸４鏅n案并不只是為了實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值，還可以實(shí)現(xiàn)很多其他方面的價(jià)值。

（一）保存歷史事實(shí)

為了給后人有效地還原歷史原貌，記錄社會(huì)生活各方面的發(fā)展情形，很多具有情報(bào)價(jià)值和平衡價(jià)值的檔案被保存了下來，不僅僅可以穩(wěn)定社會(huì)發(fā)展，也可以保障國家、社會(huì)、組織、個(gè)人的權(quán)益不會(huì)受到侵害，在這時(shí)，檔案價(jià)值就不是存在于利用價(jià)值上，即使其自身的情報(bào)價(jià)值被轉(zhuǎn)移，但是其自身的信息是具有真實(shí)性的，并不會(huì)因?yàn)榄h(huán)境因素和現(xiàn)實(shí)因素而使檔案內(nèi)部資源信息出現(xiàn)與事實(shí)不相符的狀況。一般情況下為了保證檔案情報(bào)價(jià)值轉(zhuǎn)移過程中信息的真實(shí)存在性，檔案自身是不會(huì)有虛假資源的，它的信息資料關(guān)乎個(gè)人、集體乃至國家的發(fā)展存在性，所以說在這時(shí)檔案的存在價(jià)值是檔案存在的主要價(jià)值，而利用價(jià)值便成為次要的。并且，從各方面利用率比較高的檔案內(nèi)容來看，對這些檔案的利用率也是很低的，因?yàn)椴⒉皇撬腥硕伎倳?huì)出現(xiàn)公證、婚姻、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲等方面的問題，出現(xiàn)這些問題的人并不是很多，畢竟涉及這些檔案的人并不是都會(huì)發(fā)生此類難以解決的問題。檔案自身具有的憑證價(jià)值可以很好地保障社會(huì)人民自身的權(quán)益，也維護(hù)了我們國家與社會(huì)的權(quán)益。偶爾通過檔案來解決自己的權(quán)益性問題不正是體現(xiàn)了檔案的利用價(jià)值嗎？所有人對檔案的保存價(jià)值是持肯定態(tài)度的，但通過檔案來檢驗(yàn)證據(jù)并不是被肯定的，因?yàn)椴⒉皇侨魏稳硕枷Ｍ谟龅嚼щy問題糾紛時(shí)來憑借檔案來解決問題，誰都不希望出現(xiàn)這樣的情形。

（二）為了后人檢閱

檔案的存在并不只是為了供當(dāng)今人們檢閱，而是為了后人，為了以后發(fā)展做服務(wù)而保存的。現(xiàn)如今檔案的建立、保存、維護(hù)對今人來說有可能不具有實(shí)際意義，或許我們并不在意或并不關(guān)注的某個(gè)檔案內(nèi)容在后人的眼里就會(huì)有截然不同的含義。社會(huì)在進(jìn)步，科技在發(fā)展，人類的腦部思維能力也會(huì)有相應(yīng)的拓寬，這時(shí)或許我們記錄的檔案在后人眼里就會(huì)變得大有用途。誰也想不到現(xiàn)在的檔案在后人的眼里是什么樣子，現(xiàn)在對檔案的保存價(jià)值，我們也不太在意，今人的主要任務(wù)就是盡量讓檔案得到很好的保護(hù)，便于后人查閱。

四、結(jié)語

總而言之，檔案的記錄是一個(gè)組織、一個(gè)民族乃至一個(gè)國家歷史歷程事實(shí)的詳細(xì)記錄，因此對檔案的保存也是為了維護(hù)我們的民族文化，為了讓我們國家的文化遺產(chǎn)保留下來，讓我們的國家文化發(fā)揚(yáng)光大，生生不息。

參考文獻(xiàn)：

[1]施松繪.檔案利用和檔案價(jià)值的反思[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（21）：93.

[2]張先蕾.數(shù)字時(shí)代企業(yè)檔案信息的利用問題及影響其利用需求的因素和解決策略探究[J].經(jīng)營管理者，2014（11）：270.

[3]李丹.論檔案信息資源開發(fā)利用中檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（9）.

編輯 張 慧