民生檔案自助查詢一體機(jī)系統(tǒng)功能分析

李洪湖/溫州市鹿城區(qū)檔案局

1 一體機(jī)系統(tǒng)建設(shè)背景

目前檔案利用的方式主要為社會(huì)公眾或機(jī)關(guān)單位工作人員攜帶相關(guān)證明到檔案館，申請(qǐng)調(diào)閱檔案或開(kāi)具證明，檔案部門很難提供便捷性和個(gè)性化的檔案查閱利用服務(wù)。隨著“最多跑一次”改革的不斷深化，全省檔案部門積極服務(wù)“最多跑一次”改革，積極創(chuàng)新工作理念與工作模式，但檔案利用服務(wù)“最后一公里”的問(wèn)題仍有待探討。當(dāng)前，自助終端服務(wù)以其低成本、個(gè)性化和方便快捷的優(yōu)勢(shì)，逐漸成為最具競(jìng)爭(zhēng)力的服務(wù)模式。隨著自助終端技術(shù)不斷發(fā)展，終端設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快速升級(jí)，自助終端服務(wù)應(yīng)用范圍迅速擴(kuò)大。利用自助終端服務(wù)推動(dòng)檔案查閱利用服務(wù)提質(zhì)增效，具有較強(qiáng)的可行性。

2 一體機(jī)系統(tǒng)功能分析

近年來(lái)，溫州市鹿城區(qū)檔案館構(gòu)建了民生檔案自助查詢一體機(jī)系統(tǒng)，通過(guò)一定的技術(shù)手段及創(chuàng)新的工作方法，實(shí)現(xiàn)了自助查檔、即時(shí)出證，較好地解決了檔案利用服務(wù)“最后一公里”的問(wèn)題。

一是通過(guò)“人證合一”驗(yàn)證技術(shù)實(shí)現(xiàn)查檔人身份認(rèn)證，確?！安闄n人是本人”。一體機(jī)支持身份證識(shí)別、查檔人拍照、數(shù)據(jù)比對(duì)等功能，查檔人員在自助終端查詢檔案時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示將本人身份證放置在身份證讀卡器上，同時(shí)系統(tǒng)攝像頭會(huì)自動(dòng)對(duì)查檔人員進(jìn)行拍照，拍好的照片會(huì)和讀取的身份證信息進(jìn)行比對(duì)，確保身份準(zhǔn)確。

二是通過(guò)“人檔合一”驗(yàn)證方法，實(shí)現(xiàn)要查檔案如是與本人相關(guān)的檔案即可查閱。該方法著重針對(duì)一些老舊檔案中身份證號(hào)等信息不齊全、僅依靠“人證合一”并不能保證查詢的檔案屬于查詢?nèi)耍ㄖ孛F(xiàn)象）的問(wèn)題。應(yīng)用這一方法，查詢?nèi)嗽谏矸菡J(rèn)證后，系統(tǒng)如果沒(méi)有匹配到檔案數(shù)據(jù)內(nèi)的身份證號(hào)，則通過(guò)相關(guān)字段加干擾項(xiàng)的匹配方式來(lái)確定該檔案與查閱人的歸屬關(guān)系，在確定與當(dāng)事人姓名匹配后，再提供10個(gè)不同配偶姓名、10個(gè)不同登記年份、10個(gè)不同登記備單位等干擾項(xiàng)供選擇，如果選擇項(xiàng)全部吻合就可確認(rèn)該檔案為該查閱人的本人相關(guān)檔案，可賦予查閱權(quán)，查閱人可自助查看檔案條目及全文信息。

三是實(shí)現(xiàn)檔案即時(shí)出證，并自助打印證明。選擇需要打印的檔案，待彈出打印確認(rèn)單后自助填寫打印事由、用途等，填寫完畢后通過(guò)指紋確認(rèn)操作人并打印檔案證明，通過(guò)“水印+專用查檔章”的雙重證明方式證明出證材料的真實(shí)性與法律效力。

四是提供在線借閱預(yù)約管理，實(shí)現(xiàn)兩類需求的在線預(yù)約：一類是因歷史原因檔案信息登記不全需要人工驗(yàn)證查檔的；另一類是外部機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)需要等原因需要調(diào)查當(dāng)事人民生檔案的。第一類預(yù)約申請(qǐng)需填寫本人基本信息如姓名、身份證、手機(jī)號(hào)等，再上傳個(gè)人身份證明文件，填寫預(yù)約查檔的內(nèi)容并報(bào)送申請(qǐng)。第二類預(yù)約申請(qǐng)需填寫申請(qǐng)人基本信息如姓名、身份證、手機(jī)號(hào)等，再上傳調(diào)閱證明文件，填寫預(yù)約檔案的內(nèi)容并報(bào)送申請(qǐng)。針對(duì)以上兩類需求，區(qū)檔案局工作人員核對(duì)上傳的材料并確保材料通過(guò)審批，再通過(guò)后臺(tái)設(shè)定權(quán)限，并通知查檔人憑原始登記身份證件在規(guī)定時(shí)限內(nèi)到一體機(jī)打印取件。

五是實(shí)現(xiàn)民生檔案的管理和統(tǒng)計(jì)。提供傳統(tǒng)組卷等多種組卷方式；可對(duì)各類格式的檔案條目數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出操作；支持電子檔案原文的批量掛接及掛接檢測(cè)，并形成歷史記錄提供查看和稽核；對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保管。提供多緯度統(tǒng)計(jì)功能，包括檔案統(tǒng)計(jì)、滿意度統(tǒng)計(jì)、訪問(wèn)量統(tǒng)計(jì)、借閱匯總等，同時(shí)可根據(jù)需求自定義統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。

六是提供終端遠(yuǎn)程管理。對(duì)自助終端各關(guān)鍵部件進(jìn)行實(shí)時(shí)、主動(dòng)掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各類日常運(yùn)行故障和主要部件設(shè)備故障，并對(duì)故障進(jìn)行提醒和跟蹤故障是否得到及時(shí)處理；監(jiān)控自助終端的運(yùn)行狀態(tài)，對(duì)自助終端的故障率和在線運(yùn)行率等關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、排名和考核，開(kāi)展有針對(duì)性的維護(hù)工作，不斷改進(jìn)和提高系統(tǒng)功能。

鹿城區(qū)民生檔案自助查詢一體機(jī)系統(tǒng)于2018年5月17日正式上線，在區(qū)檔案館查閱大廳、區(qū)行政服務(wù)窗口、婚姻登記處、公證處等單位及邊遠(yuǎn)街鎮(zhèn)同步開(kāi)通，目前提供婚姻、醫(yī)學(xué)出生證明、土地承包、山林延包、計(jì)生等民生檔案查閱利用服務(wù)，截至當(dāng)年10月底共出證952人次，占區(qū)檔案館同期檔案出證總量的50%以上。