淺析高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

涂小麗

一、財務(wù)檔案信息化建設(shè)的必要性

高校會計檔案是高校在教學(xué)、科研、招生、后勤保障等工作中形成的記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的各種會計資料,是反映各種歷史經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的證明,也是高校制定決策、編制下年預(yù)算的重要依據(jù)。科學(xué)、高效地管理會計檔案對高校發(fā)展意義重大。

隨著高校會計信息化建設(shè)的推進(jìn),高校財務(wù)管理基本進(jìn)入信息化階段,財務(wù)預(yù)算、報賬、核算逐步實(shí)現(xiàn)信息化,但是目前對于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)加工處理過程中形成的檔案數(shù)據(jù)資料,仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主。同時,隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展,高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動頻繁使得檔案信息資料數(shù)量迅猛增加;由于各種審計財務(wù)工作檢查的需要,檔案查詢和利用的頻次也在不斷提升,如果需要查閱以前年度的檔案資料,必須到檔館調(diào)閱,紙質(zhì)檔案查詢不便,耗時耗力,大量的財務(wù)檔案信息被閑置,失去其應(yīng)用價值,傳統(tǒng)的檔案管理方式明顯已不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。

高校財務(wù)檔案信息化是利用信息技術(shù)搜集、整理、歸檔、傳輸、保存會計信息資料,打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在形成及查閱中的物理空間限制,建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化共享,提高檔案信息查詢速度和利用效率,有效改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作十分必要。

二、高校財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識薄弱，軟硬件配置不足

目前,高校財務(wù)工作重點(diǎn)大都集中在預(yù)算編制、執(zhí)行及會計核算等方面,而忽視了工作中形成的會計檔案管理。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視,財務(wù)人員對檔案管理也缺乏正確認(rèn)識,將會計檔案管理工作視同保管資料,沒有配備專業(yè)檔案管理員而多由會計人員兼任,很少進(jìn)行檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn),缺乏既懂財務(wù)又懂檔案,還能進(jìn)行信息化處理的專業(yè)人才。其次,根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定,財務(wù)部門保存一年,部分學(xué)校財務(wù)部門沒有專門的檔案室,直接將會計檔案存放在財務(wù)部門的辦公室內(nèi),不能滿足會計檔案防火、防潮、防蛀等保存要求。嚴(yán)重影響了財務(wù)工作效率,降低了檔案管理質(zhì)量。

（二）管理制度不健全，責(zé)任不清

高校普遍遵循國家統(tǒng)一的《會計檔案管理辦法》,但大多未能結(jié)合本校實(shí)際制定一套完整的檔案管理制度,缺乏規(guī)范的檔案管理程序,立卷、歸檔、保管、移交、查閱、銷毀等沒有明確規(guī)定,缺乏明確、完善的流程指導(dǎo),造成歸檔不及時,歸檔目錄不清晰,資料不全,不可以隨時查閱,從而無法保證會計檔案的完整性、安全性。

（三）管理方式落后，查詢不便

高校多以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主,一方面隨著高校財務(wù)管理體制改革,會計核算精細(xì)化管理的要求越來越高,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)核算工作中所需要的支撐材料不斷增多,使得紙質(zhì)檔案數(shù)量成倍增長。如會議費(fèi)報支,需要附有會議通知、經(jīng)費(fèi)預(yù)算決算、參會人員簽到表、會議費(fèi)用發(fā)票等原始資料。另一方面,由于財務(wù)檢查、預(yù)決算審計、科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收等需要經(jīng)常性的查閱、復(fù)印檔案資料,紙質(zhì)檔案查詢耗時長,效率低,易破損,還有部分檔案(如超市的收銀小票、汽油費(fèi))隨時間推移,字跡會變淡,造成查詢困難。

不重視電子檔案的采集、保管,沒有建立系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。對實(shí)施會計電算化產(chǎn)生的電子文檔、程序文件等沒有及時備份歸檔管理,容易造成數(shù)據(jù)遺失。

（四）安全保障措施不到位

由于查詢頻繁,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱過程中容易發(fā)生破損、丟失。而實(shí)施電算化以后的電子檔案存儲在U盤等磁介質(zhì)中,多數(shù)學(xué)校未建立電子檔案安全保障系統(tǒng),電子數(shù)據(jù)在傳輸和保存過程中可能遭受網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客攻擊,容易被篡改、盜用,安全隱患大。

三、推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)

（一）提高檔案管理意識，配備檔案信息化軟硬件設(shè)施

財務(wù)檔案信息化建設(shè)需要檔案管理人員熟練掌握財務(wù)會計、檔案管理及信息網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技能,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識財務(wù)檔案在高校未來的財務(wù)管理、內(nèi)部控制、審計檢查等工作中的重要性,組織相關(guān)職能部門人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會計檔案管理辦法》及學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度,明確專人從事檔案管理工作,在工作過程中定期組織培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案管理知識及信息化檔案技術(shù),熟練掌握財務(wù)、檔案管理、信息網(wǎng)絡(luò)等知識,培養(yǎng)檔案管理人員的信息處理能力,能夠采用科學(xué)的方法和信息化手段分類、整理、保管檔案資料。通過專業(yè)素質(zhì)與信息素質(zhì)的提升,不斷優(yōu)化人才隊伍,從而適應(yīng)信息化檔案管理工作的要求。

財務(wù)檔案管理信息化需要完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施,配備大容量的存儲器與服務(wù)器、安全穩(wěn)定的操作系統(tǒng)以及計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、高拍儀、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。設(shè)置專門檔案室存放檔案。檔案室必須適合紙質(zhì)文件和電子設(shè)備放置,安裝防火門、防盜門、監(jiān)控設(shè)施等硬件,滿足檔案管理“七防”(防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防塵、防霉)要求。

（二）完善檔案管理制度，規(guī)范工作流程

完善的制度是實(shí)現(xiàn)檔案有序管理的保障,高校應(yīng)按照國家《會計檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等制度及規(guī)范的要求,結(jié)合本校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算流程,梳理檔案管理的流程,完善紙質(zhì)檔案管理制度,包括財務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管、移交、銷毀、保密以及檔案管理工作人員職責(zé)等,規(guī)范立卷范圍、歸檔要求、保管、查閱使用等具體工作流程,明確相關(guān)人員的責(zé)任,定期檢查。建立行之有效的檔案信息化管理制度,包括數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)監(jiān)控制度、數(shù)據(jù)備份制度等。通過制度規(guī)范財務(wù)檔案管理工作的流程與環(huán)節(jié),確保檔案管理工作有章可循,推動高校財務(wù)檔案科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（三）建設(shè)財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源共享

高?？梢岳脵n案管理軟件,結(jié)合現(xiàn)在的財務(wù)核算系統(tǒng),建立電子檔案管理系統(tǒng),從原始會計資料的填報、核算到歸檔形成電子檔案,按照《電子文件與管理規(guī)范(GB/T18894-2002)》的要求收集、保管。還可以通過現(xiàn)代化信息采集技術(shù)與設(shè)備,如掃描、刻錄、拍照上傳等方法,將重要的、容易受損的或利用頻率高的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,并建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系,避免紙質(zhì)檔案破損、遺失。

同時借助于學(xué)校智慧校園建設(shè),搭建財務(wù)檔案信息平臺,建設(shè)財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫,形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息,并通過其預(yù)留的拓展接口,實(shí)現(xiàn)高校財務(wù)系統(tǒng)與其他部門管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和功能拓展,打破檔案在形成及查閱中的物理空間限制,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化共享,提高查詢輸出速度和利用頻次,充分發(fā)揮檔案信息在高校內(nèi)部控制、預(yù)算決策等方面的數(shù)據(jù)分析和科學(xué)支撐功能。如:教職工通過工號可以上網(wǎng)查詢自己歷年的工資薪酬、費(fèi)用報銷、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)下達(dá)使用;各部門負(fù)責(zé)人可以按照授權(quán)查閱本部門歷年來的經(jīng)費(fèi)收支情況,以便進(jìn)行分析把控,合理安排部門經(jīng)費(fèi)支出。

（四）加強(qiáng)安全防范

檔案資料的安全防范應(yīng)從存儲安全及信息使用安全兩方面著手,

首先,需按照檔案保管制度配備檔案管理硬件設(shè)施,指定具有較強(qiáng)責(zé)任心及高度保密意識的人員進(jìn)行管理,檔案查閱、調(diào)出、銷毀,嚴(yán)格按規(guī)定履行登記、審批手續(xù),確保各種存儲介質(zhì)安全。按照國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求,財務(wù)電子檔案資料一式兩套,一套供查閱使用,一套封存;并定期檢查、定期復(fù)制,重要的資料打印輸出紙質(zhì)檔案共同保存,以防止存儲介質(zhì)損壞造成檔案數(shù)據(jù)丟失。

其次,提升相關(guān)人員風(fēng)險防范意識,必須注意財務(wù)檔案信息使用傳輸過程的安全保密,將檔案重要程度分級,采用不同級別安全策略管理,嚴(yán)格區(qū)分用戶訪問權(quán)限,妥善保管系統(tǒng)登錄密碼;加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的維護(hù),做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施,安裝殺毒軟件,建立完善的防火墻技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)及數(shù)據(jù)安全管理技術(shù),加密存儲財務(wù)數(shù)據(jù)信息,有效隔離外部非法訪問及病毒;加強(qiáng)對信息化平臺和檔案信息數(shù)據(jù)庫的監(jiān)控,安全定期檢測和實(shí)時監(jiān)控,定期升級,修補(bǔ)漏洞,保障系統(tǒng)使用安全。

財務(wù)檔案工作是高校財務(wù)管理的重要組成部分。檔案信息化管理能夠改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在形成、查閱及保管過程中的諸多不利因素。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變“重核算,輕檔案”的意識,培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才,逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,提高檔案管理水平和服務(wù)效率,才能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在高校內(nèi)部控制、預(yù)算決策等方面的支撐功能,推動高校健康持續(xù)發(fā)展。