郵件合并功能的多層次教學(xué)案例設(shè)計及實現(xiàn)方法

夏敏敏

摘? ?要：郵件合并功能是Word軟件中的高級應(yīng)用部分，掌握好這項技能可以極大提高工作效率。職校生基礎(chǔ)差異大，故在教學(xué)中對案例進(jìn)行了分層設(shè)計，用簡單、淺顯的方式引導(dǎo)學(xué)生掌握，力爭讓每位學(xué)生都學(xué)有所獲。文章最后列出需注意的事項及可拓展應(yīng)用，以供參考。

關(guān)鍵詞：郵件合并;Word;Excel;教學(xué)案例

郵件合并功能是“計算機(jī)應(yīng)用”課程中一項非常實用的功能，屬于Word的高級應(yīng)用部分，可以批量創(chuàng)建一組相同格式的文檔，能極大提高工作效率。作為職校生，應(yīng)用好這項功能，將有助于提高個人信息素養(yǎng)和思考、解決問題的能力，為今后的學(xué)習(xí)、工作服務(wù)。職校學(xué)生的基礎(chǔ)和水平不同，故在本課題的教學(xué)上，以學(xué)生熟悉的運(yùn)動員信息卡為案例，設(shè)計多個層次的制作要求，情境驅(qū)動、層層深入，滿足不同學(xué)生的認(rèn)知實踐水平，讓每位學(xué)生通過學(xué)習(xí)操作均有收獲。下面就不同層次的案例設(shè)計及實現(xiàn)方法做具體介紹。

1? ? 郵件合并功能基本案例

根據(jù)Excel表格收集的數(shù)據(jù)文件，為全班50位同學(xué)設(shè)計同一版式的運(yùn)動員學(xué)生信息卡，基本內(nèi)容包含：姓名、性別、出生日期、民族、隊別、班級、特長、人生格言。

基本案例要求簡潔、明了，如果只是為一位運(yùn)動員學(xué)生設(shè)計信息卡，問題不大，直接新建Word文檔、適當(dāng)排版、復(fù)制相關(guān)表格內(nèi)容即可。要為50位同學(xué)設(shè)計，不止版式，復(fù)制、粘貼表格數(shù)據(jù)也需要幾百次，而且是在不出錯的情況下。顯然，常規(guī)的單一設(shè)計已經(jīng)無法滿足此案例要求，故學(xué)生不得不思考使用其他方法，根據(jù)Excel表格提供的數(shù)據(jù)批量、高效地生成運(yùn)動員學(xué)生信息卡。至此，郵件合并功能呼至關(guān)重要。通過實踐，師生共同總結(jié)出案例實現(xiàn)途徑：

（1）準(zhǔn)備工作，首先，建立文件夾，養(yǎng)成良好的歸類、整理習(xí)慣，一個主題專門建一個文件夾，將Excel數(shù)據(jù)文件、Word主文檔和相關(guān)圖片素材存放進(jìn)去，避免后續(xù)操作出錯。其次，編輯Excel數(shù)據(jù)文件，為保障數(shù)據(jù)源文件在郵件合并操作時易理解、不出錯，數(shù)據(jù)源文件以簡為本，盡量不含跨行或跨列的合并單元格。

（2）創(chuàng)建主文檔，本案例中所有運(yùn)動員學(xué)生信息卡共同包含的姓名、性別等項作為不變部分，均應(yīng)放在主文檔中。首先，新建Word文檔，設(shè)置合適的頁面大小及頁邊距。其次，按設(shè)計、排版需要，設(shè)計頁面邊框和頁面顏色，選擇性地插入圖片與形狀，用以美化文檔。再次，編輯基本內(nèi)容項，常用的方法有3種，即直接在文檔中輸入相關(guān)內(nèi)容項;插入文本框、個性化排版，將各項內(nèi)容放在合適的位置;插入表格，將各內(nèi)容項一一列出，有利于快速對齊文檔。最后，編輯主文檔，保存并命名為“學(xué)生信息卡.docx”。

（3）插入合并域內(nèi)容，利用“郵件合并分步向?qū)А惫δ?，將光?biāo)定位于文檔內(nèi)容“姓名”后面，單擊“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”模塊中單擊“開始郵件合并”，調(diào)出下拉列表，選擇“郵件合并分步向?qū)А?。此刻，文檔右邊會出現(xiàn)“郵件合并”對話框。首先，選擇文檔類型，使用默認(rèn)的“信函”，單擊“下一步：開始文檔”。其次，選用默認(rèn)的“使用當(dāng)前文檔”，單擊“下一步：選擇收件人”。再次，單擊“瀏覽…”按鈕，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，找到Excel數(shù)據(jù)源文件并打開。按界面提示，依次選擇表格，再選擇郵件合并收件人，單擊“確定”按鈕。無特殊要求，收件人為默認(rèn)全選狀態(tài)即可。最后，單擊“下一步：撰寫信函”。在“郵件”選項卡中，單擊“編寫和插入域”模塊的“插入合并域”，選擇下拉列表中的“姓名”。

（4）合并預(yù)覽，單擊“郵件合并分步向?qū)А钡摹班]件合并”，對話框中“下一步：預(yù)覽信函”可以預(yù)覽Excel源文件中的變化數(shù)據(jù)和Word主文檔中共有文本合并以后的文檔，單擊“<<”“>>”可以查看50位學(xué)生的合并文檔。

（5）生成最終的合并文檔，打印輸出。預(yù)覽滿意后，單擊“下一步：完成合并”，單擊“編輯單個信函”，彈出“合并到新文檔”對話框。選擇對話框中的單選框“全部”，單擊“確定”按鈕，生成一個新的文檔，默認(rèn)名為“信函1”，另存為“學(xué)生信息卡合并文檔.docx”。如要直接打印，可在單擊“下一步：完成合并”后單擊“打印”即可。

2? ? 郵件合并功能進(jìn)階案例

保持基本案例中的信息卡各內(nèi)容元素不變，除了用上述方法外，還可以用創(chuàng)建“標(biāo)簽”類型主文檔的方式，來批量生成信息卡標(biāo)簽，使布局更合理。對于非漢族學(xué)生，除了顯示民族外，再加上備注“【少數(shù)民族】”。實現(xiàn)方法如下：

（1）準(zhǔn)備工作，與基本案例相同，不再贅述。

（2）創(chuàng)建“標(biāo)簽”主文檔，首先，新建Word文檔，單擊“郵件”選項卡，在“創(chuàng)建”模塊中單擊“標(biāo)簽”，調(diào)出“信封和標(biāo)簽”對話框。其次，選擇“自定義標(biāo)簽”，彈出“標(biāo)簽選項”對話框，點(diǎn)擊“新建標(biāo)簽”按鈕，可以設(shè)置標(biāo)簽相關(guān)參數(shù)。本例中設(shè)置名稱為“學(xué)生信息卡”，標(biāo)簽高度為8 cm，寬度19 cm，縱向跨度9 cm，標(biāo)簽列數(shù)1列，標(biāo)簽行數(shù)3列，設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕退出。再次，在自定義標(biāo)簽“產(chǎn)品編號”列表中，選擇新出現(xiàn)的“學(xué)生信息卡”，單擊“確定”，回到“信封和標(biāo)簽”對話框，單擊“新建文檔”按鈕新建一個標(biāo)簽主文檔。最后，在主文檔的第一個標(biāo)簽區(qū)域內(nèi)，輸入標(biāo)題“運(yùn)動員學(xué)生信息卡”，插入表格，合理布局各信息項，并適當(dāng)進(jìn)行標(biāo)簽背景的美化、文字的字體段落及表格的邊框設(shè)置，保存命名為“學(xué)生信息卡.docx”。

（3）插入標(biāo)簽的合并域內(nèi)容，利用“郵件合并分步向?qū)А惫δ埽抡栈景咐?，逐步在對?yīng)單元格插入合并域的對應(yīng)關(guān)鍵詞，注意在第4步“編排標(biāo)簽”時單擊“更新所有標(biāo)簽”按鈕，以復(fù)制該標(biāo)簽的版式到本頁的其他兩個標(biāo)簽上。

（4）設(shè)定合并域的規(guī)則，首先，光標(biāo)定位到“民族”合并域內(nèi)容后，單擊“編寫和插入域”模塊的“規(guī)則”，選擇下拉列表中的“如果…那么…否則…”，彈出“插入Word域：IF”對話框。其次，在對話框中，設(shè)置域名為“民族”，比較條件“不等于”，比較對象文本框輸入“漢”，插入此文字“【少數(shù)民族】”，否則插入此文字一欄為空。完成后，單擊“確定”按鈕，規(guī)則生成。合并預(yù)覽、生成最終合并文檔、打印輸出步驟可參照基本案例，這里不再贅述。

3? ? 郵件合并功能增強(qiáng)版案例

在運(yùn)動員學(xué)生信息卡中批量插入每位學(xué)生的照片，能夠使信息卡更加完善。插入圖片涉及域代碼的編輯，操作過程中任何一點(diǎn)疏忽都容易出錯，導(dǎo)致插入圖片失敗，故在設(shè)計此功能時，只鼓勵學(xué)有余力的同學(xué)嘗試操作。以進(jìn)階案例“標(biāo)簽”主文檔上插入照片為例，插入圖片一欄的實現(xiàn)方法如下：

（1）準(zhǔn)備工作，首先，除基本案例中的要求外，將每位學(xué)生的照片放置到該文件夾中，照片大小調(diào)整為相同尺寸，最好一致為jpg格式，并以學(xué)生姓名命名，例如“張三.jpg”，并記住該生的照片地址，如“D：＼運(yùn)動員學(xué)生信息卡＼張三.jpg”。其次，編輯Excel數(shù)據(jù)文件，在數(shù)據(jù)源文件中，新增“照片”一列，要調(diào)用照片地址，可在第一位學(xué)生（工作表中該生姓名處在A2單元格）“照片”一列的單元格編輯欄中輸入公式“=”D：＼＼運(yùn)動員學(xué)生信息卡＼＼”&A2&”.jpg””[1]，再利用填充柄向下拖拽鼠標(biāo)，實現(xiàn)該欄所有學(xué)生自動生成照片地址，充分利用Excel自身的便利優(yōu)勢。注意輸入時，原照片的地址中單斜線要改成雙斜線，并在姓名單元格前后添加“&”，最后加上照片擴(kuò)展名。

（2）插入照片。首先，在“標(biāo)簽”主文檔中，將光標(biāo)定位到第一個標(biāo)簽需插照片位置處，按下“Ctrl+F9”組合鍵（聯(lián)想電腦按“Ctrl+Fn+F9”），插入一對域符號“{ }”，并在其中輸入“includepicture”””[2]。其次，光標(biāo)定位到兩個英文雙引號之間，在“郵件”選項卡中，單擊“編寫和插入域”模塊的“插入合并域”，選擇下拉列表中的對應(yīng)關(guān)鍵詞“照片”。此刻照片位置并未顯示照片，繼續(xù)單擊“更新所有標(biāo)簽”按鈕更新標(biāo)簽。

（3）合并預(yù)覽、生成最終合并文檔。按進(jìn)階案例的步驟生成最終合并文檔，各標(biāo)簽的照片欄依然沒有圖片顯示，此刻按下“Ctrl+A”，將文檔內(nèi)容全部選中，再按“F9”（聯(lián)想電腦按“Fn+F9”），即可出現(xiàn)插入圖片的各運(yùn)動員學(xué)生信息卡。在基本案例“信函”類型文檔中批量插入圖片方法與此類似，不再贅述。

4? ? 注意事項及拓展

（1）在輸入Excel數(shù)據(jù)文件的照片地址時，單斜線改雙斜線，姓名單元格前后均要添加“&”。

（2）因聯(lián)想電腦按鍵時與其他電腦有區(qū)別，故文中單獨(dú)指出，以供參考。一般地，聯(lián)想電腦要多加Fn。

（3）除了用“郵件合并分步向?qū)А?，也可以單擊“郵件”選項卡下的各模塊命令進(jìn)行郵件合并。

（4）在插入照片時，用戶也可以先插入文檔部件中的域，再合并“照片”域。方法不同，但思路一致。

本案例雖進(jìn)行了分層設(shè)計，但仍有可拓展之處。還可以根據(jù)該案例的教學(xué)，創(chuàng)新應(yīng)用郵件合并功能于其他批量文檔的制作發(fā)送中。

[參考文獻(xiàn)]

[1]王志軍.利用郵件合并快速生成參會證[J].電腦知識與技術(shù)（經(jīng)驗技巧），2019（1）：31-32.

[2]馬九克.Word2003在教學(xué)中的深度應(yīng)用[M].上海：華東師范大學(xué)出版社，2010.

Design and realization method of multi-level teaching case of mail merge function

Xia Minmin

（Shanghai University of Sport， Shanghai 200438， China）

Abstract：The mail merge function is a high-level application part in the Word software， which can greatly improve the working efficiency. The basic difference of the base of the vocational school is large， so the case is designed in a hierarchical way in the teaching， and the students are guided by a simple and explicit way， so that each student can learn to have it. The article finally lists the matters needing attention and the expandable application for reference.

Key words：mail merge; Word; Excel; teaching case