互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策

徐代珍

（湖南工藝美術(shù)職業(yè)學(xué)院，湖南益陽(yáng) 413000）

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都離不開互聯(lián)網(wǎng)。在實(shí)際工作中運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存儲(chǔ)、處理各類數(shù)據(jù)，顯著提高辦公效率。當(dāng)前，很多企業(yè)在檔案管理方面已經(jīng)引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)了，也取得一定效率。但是，由于實(shí)際運(yùn)用中尚存諸多不足，所以尚未能真正發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用，提高檔案管理的辦公效率與質(zhì)量?？傮w上說(shuō)，當(dāng)前企業(yè)在通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理方面尚存下述問題。

1 借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理所需要解決的問題

近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)取得了較高的水平。在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域都廣泛應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用極大的改變了傳統(tǒng)檔案管理。

1.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念

當(dāng)前在檔案管理中已經(jīng)普遍應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，并逐漸完善管理模式與管理方法。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用必然會(huì)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方法與觀念。

1.2 變更檔案管理的模式與管理方法

基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理是區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理模式與方法的，其強(qiáng)調(diào)在文件辦理結(jié)案后及時(shí)做好歸檔工作，并利用網(wǎng)絡(luò)向檔案部門傳遞信息，通過電子編碼技術(shù)可實(shí)現(xiàn)在不留痕跡的情況下進(jìn)行編輯修改，更新檔案信息。

1.3 要求檔案管理人員提高綜合素質(zhì)

計(jì)算機(jī)檔案管理要求管理人員必須具備較高的綜合素質(zhì)，具有較高的安全意識(shí)，能夠全面了解互聯(lián)網(wǎng)管理流程。受長(zhǎng)期管理模式的影響，傳統(tǒng)的檔案管理人員很難適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代計(jì)算機(jī)檔案管理對(duì)人才的要求。新時(shí)期，要求企業(yè)必須構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，只有這樣才能進(jìn)行檔案管理，提高管理效率。提高檔案管理的素質(zhì)與管理能力，是新時(shí)期做好檔案管理的關(guān)鍵之所在。

1.4 檔案管理必須做好網(wǎng)絡(luò)安全

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代要求檔案管理必須確保檔案信息安全，保證網(wǎng)絡(luò)安全。就這一方面來(lái)看，檔案管理主要面臨著被黑客攻擊，被病毒入侵等問題。這些問題均屬于網(wǎng)絡(luò)安全問題的范疇，一旦出現(xiàn)必然會(huì)對(duì)企業(yè)的檔案管理造成不利的影響。

2 優(yōu)化檔案管理的策略

正如上文所述當(dāng)前在檔案管理工作中越來(lái)越需要運(yùn)用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用極大的改進(jìn)了檔案管理效率。其優(yōu)勢(shì)作用主要體現(xiàn)在如下幾大方面：

首先，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可組建檔案館網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)高效的開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工作，方便檔案管理部門及時(shí)收集數(shù)據(jù)、信息，利用網(wǎng)上同步進(jìn)行檔案管理服務(wù)。

其次，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理部門可借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與其他信息管理部門形成緊密的合作關(guān)系，共同構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)管理中心，提高查詢文件及共享電子文件信息的效率。

第三，可實(shí)現(xiàn)在線服務(wù)。借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，利用網(wǎng)上進(jìn)行檔案管理服務(wù)，即實(shí)現(xiàn)在線管理服務(wù)。方便用戶進(jìn)行咨詢，了解更多信息。此外，檔案管理部門還可通過互聯(lián)網(wǎng)匯編專題，查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，利用電子信箱為用戶提供專業(yè)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高效的管理工作。

第四，最后引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有助于豐富管理技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的僅使用單一的方法進(jìn)行檔案管理的問題。依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可提高輸入、檢索、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息的效率?？芍苯永镁W(wǎng)絡(luò)檢索取代傳統(tǒng)的利用人工逐一翻閱檔案，快速的獲取檔案信息，這有助于減輕檔案管理人員的工作壓力，提高工作效率。此外，還可進(jìn)一步豐富存儲(chǔ)形式，比如利用音頻、視頻等方式進(jìn)行存儲(chǔ)。

3 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代如何提高檔案管理效率

3.1 更新管理理念

毋庸置疑絕大多數(shù)企業(yè)都將獲取經(jīng)濟(jì)效益作為基本目標(biāo)。受此影響，部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者錯(cuò)誤的認(rèn)為是否做好檔案管理無(wú)關(guān)緊要，其潛意識(shí)認(rèn)為檔案管理工作并不能顯著的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此日常工作中極易出現(xiàn)忽視檔案管理工作的情況，甚至不愿意投入技術(shù)、資金支持該項(xiàng)工作。此外，部分企業(yè)仍以紙質(zhì)的方式進(jìn)行檔案管理。隨著時(shí)間的推移，這些紙質(zhì)的資料極易變黃，甚至變得模糊不清，其無(wú)法保證數(shù)據(jù)、信息的準(zhǔn)確性?；诖耍P者認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充分改變管理理念，尤其是廣大檔案管理人員應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，更新理念，形成信息化意識(shí)。充分意識(shí)到引入信息化管理的重要性。即有助于永久存儲(chǔ)檔案信息，且不會(huì)增加損耗，實(shí)現(xiàn)以最小的人力投入，提高檔案管理效率?？傊畽n案管理者應(yīng)該順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景，積極轉(zhuǎn)變自我管理理念、管理方式，推行信息化管理，從而全面提升檔案管理水平。

3.2 遵循“安全第一”的原則，切實(shí)做好檔案管理

企業(yè)應(yīng)該結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)，建立相關(guān)制度，保證其保密性。此外，各單位，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況有針對(duì)性的構(gòu)建實(shí)用性的規(guī)章制度。加大宣傳，普及制度內(nèi)容，讓廣大員工形成較高的法律意識(shí)。制度并執(zhí)行制度，由專人監(jiān)督管理。健全問責(zé)制度，明確各崗位所應(yīng)該履行的職責(zé)，有效預(yù)防信息泄露的情況。一個(gè)企業(yè)通過檔案管理存放歷史數(shù)據(jù)，從這一方面來(lái)說(shuō)保證檔案的安全性至關(guān)重要，其關(guān)乎企業(yè)未來(lái)發(fā)展。假設(shè)存在泄露檔案信息的情況，那么極有可能威脅到企業(yè)的利益，甚至影響其生死存亡。企業(yè)應(yīng)該遵循“安全第一”的原則，切實(shí)做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，營(yíng)造良好的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，積極引入先進(jìn)的保密技術(shù)，定期檢測(cè)病毒，嚴(yán)格排查外來(lái)文件，始終保持較高的警惕性。

3.3 建立穩(wěn)定性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，以數(shù)字的形式存儲(chǔ)檔案信息，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)及時(shí)傳播與發(fā)布。客觀上說(shuō)只有建立數(shù)據(jù)庫(kù)，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。企業(yè)應(yīng)該積極建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并保證其穩(wěn)定性。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，方便管理人員及時(shí)檢索檔案信息。21世紀(jì)，各種技術(shù)得以高速的更新迭代，所以應(yīng)該盡量引用先進(jìn)的管理軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)，以減少更換頻率。當(dāng)前各領(lǐng)域普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。雖說(shuō)使用技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效的開展檔案管理工作，但是其中存在較大的安全問題也是不可忽視的。基于此，應(yīng)該重視檔案數(shù)據(jù)管理，減少由于數(shù)據(jù)庫(kù)的建立而丟失數(shù)據(jù)的情況，繼而增加檔案管理的難度。

3.4 實(shí)行鼓勵(lì)機(jī)制

工作人員在計(jì)算機(jī)中錄入檔案信息、數(shù)據(jù)需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間與較多精力。另外，在具體輸入信息的過程中一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)造成很大的影響，所以還必須嚴(yán)格錄入，保證錄入的準(zhǔn)確性。然而實(shí)際檔案工作中，往往需要錄入諸多復(fù)雜的信息，其不僅難度大，且極易出錯(cuò)。加之錄入工作的特殊性，極易使工作人員產(chǎn)生疲勞感，加大出錯(cuò)的機(jī)率。一旦出錯(cuò)，又會(huì)形成連鎖反應(yīng)，比如需要重新錄入等。如此一來(lái)，極有可能使工作人員積極性受挫?；诖?，建議企業(yè)適當(dāng)增加鼓勵(lì)機(jī)制，給予員工現(xiàn)金或者物質(zhì)、精神等層面的鼓勵(lì)。從某種層面來(lái)說(shuō)員工保持工作熱情，以十二分的熱情融入工作，是保質(zhì)保量的完成檔案管理工作的前提條件。

3.5 提高工作人員素質(zhì)

任何一項(xiàng)工作都離不開人。檔案管理也是一樣的，能否順利開展本項(xiàng)工作關(guān)鍵在于人力管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理的綜合素質(zhì)提出較高的要求。企業(yè)應(yīng)該重視人才培養(yǎng)，定期委派專業(yè)人士開展員工培訓(xùn)工作，引導(dǎo)員工及時(shí)掌握社會(huì)發(fā)展對(duì)人才的需要，及時(shí)更新管理理念，提高應(yīng)對(duì)信息技術(shù)的能力。此外，通過適時(shí)的培訓(xùn)，提高人員的安全意識(shí)及安全防范能力。做好人力管理，是企業(yè)切實(shí)做好檔案管理工作，優(yōu)化工作效率，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的前提。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作者應(yīng)該順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，積極更新管理理念，深刻認(rèn)識(shí)自身問題，積極引入先進(jìn)的技術(shù)，提高自我綜合素質(zhì)。只有這樣，才能提高檔案管理工作質(zhì)量，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，切實(shí)做好檔案管理，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。