文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略分析

楊文

摘要：基于對文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量策略的研究，首先，闡述文書檔案年度整理歸檔，需要遵循內(nèi)在聯(lián)系原則、區(qū)分價值原則。然后，分析文書檔案年度整理歸檔存在重視程度有待提升、收集難度較高等問題。最后，為提升文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量，給出加強重視程度、加強信息化管理等有效措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案；年度；整理歸檔

文書檔案管理歸檔工作包含的內(nèi)容有許多，比如，檔案管理以及文書處理等。因此，在文書檔案管理歸檔工作中，需要保證相關(guān)工作人員可以端正工作態(tài)度，認(rèn)真對待各環(huán)節(jié)工作。文書檔案管理歸檔的工作，需要實行年度整理歸檔，年度整理規(guī)章主要是對本年度的文書檔案等進行統(tǒng)一的處理工作，高校文書檔案年度整理歸檔工作，對高校的發(fā)展具有重要影響。為保證文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量，需要采取有效措施。所以，本文將針對文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量提升策略等內(nèi)容進行相應(yīng)闡述。

1、文書檔案年度整理歸檔原則

1.1內(nèi)在聯(lián)系原則

在展開文書檔案年度整理歸檔工作時，相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格按照文書檔案的形成規(guī)律展開。文書檔案年度整理歸檔工作最主要目的并不是對其進行保存，而是對其中的內(nèi)容進行充分利用，這樣才可以充分發(fā)揮出文書檔案的價值[1]。所以，在展開文書檔案年度整理歸檔工作時，需要始終遵循而內(nèi)在聯(lián)系原則，這樣文書檔案的優(yōu)勢可以得到發(fā)揮。

1.2區(qū)分價值原則

在展開文書檔案年度整理歸檔工作時，工作人員需要嚴(yán)格按照文書檔案的內(nèi)容以及相關(guān)規(guī)定，將不同價值的文書檔案進行區(qū)分。這樣不僅可以保證文書檔案年度整理歸檔順利展開，而且可以在很大程度上為后續(xù)文書檔案的使用提供便利條件。

2、文書檔案年度整理歸檔存在的問題

2.1重視程度有待提升

從目前我國高校文書檔案年度整理歸檔工作中不難看出，許多工作人員并沒有意識到文書檔案年度整理歸檔工作的重要性[2]。產(chǎn)生這一問題的主要原因是，高校的領(lǐng)導(dǎo)與管理者沒有給予文書檔案年度整理歸檔工作更多的重視與關(guān)注，導(dǎo)致工作人員認(rèn)識文書檔案年度整理歸檔可有可無，對高校的發(fā)展不會產(chǎn)生太大影響。同時由于對文書檔案年度整理歸檔造成忽視，導(dǎo)致文書檔案年度整理歸檔工作無法得到應(yīng)有的資金支持，對文書檔案年度整理歸檔更好展開與有序進行產(chǎn)生制約。

2.2收集難度較高

因為沒有意識到文書檔案年度整理歸檔工作的重要作用，所以，在許多工作人員的工作理念中，會存在重視經(jīng)營忽視檔案的意識。錯誤思想會不斷蔓延，導(dǎo)致工作人員在工作過程中不認(rèn)真，在檔案歸檔與收集過程中缺乏全面性，倒是許多文書檔案內(nèi)容無法被及時收集與整理。

3、提升文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量有效措施

3.1加強重視程度

文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量的提升，需要擁有正確的引導(dǎo)理念。因此，需要加強對文書檔案年度整理歸檔工作的重視程度，意識到文書檔案中的內(nèi)容對高校發(fā)展的重要意義。在加強對文書檔案年度整理歸檔重視程度工作中，可以從以下幾點展開：第一，高校領(lǐng)導(dǎo)者與管理者需要首先認(rèn)識到文書檔案年度整理歸檔的重要作用[3]。然后在高校的文書檔案管理部門，加強宣傳與教育工作，這樣才能促使各個工作人員意識到自身工作重要性，端正工作態(tài)度。第二，針對檔案工作人員需要加強教育培訓(xùn)工作，促使工作人員在文書檔案年度整理歸檔工作中能夠擁有先進的理念與意識，從而不斷創(chuàng)新自身的文書檔案歸檔方式以及管理方式等。第三，學(xué)校方面針對文書檔案年度整理歸檔工作，需要加大投入力度，不僅需要加大人力資源的投入力度，更要加大資金的投入力度。因為文書檔案年度整理歸檔工作的展開，需要經(jīng)費提供保障。所以，高校需要結(jié)合文書檔案年度整理歸檔工作實際情況，投入充足資金。

3.2加強信息化管理

在如今社會快速發(fā)展背景下，先進的信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等已經(jīng)融入在人們的生活當(dāng)中，并且為人們的日常生活以及工作等帶來很多便利。為提升文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量，需要實現(xiàn)文書檔案年度整理歸檔工作的信息化。比如，針對文書檔案構(gòu)建信息化平臺，在信息化平臺中需要加強文書檔案內(nèi)容錄入其中。這樣人們在查閱內(nèi)容時，將會花費更少時間。與此同時，加強電子文化的整理歸檔。除此之外，還可以為后續(xù)的文書檔案修改工作提供更多便利，在對電子文件進行編號處理時，可以結(jié)合規(guī)定的要求，實現(xiàn)電子文件編號自動生成。在這一過程中，還可以將其中的內(nèi)容數(shù)據(jù)進行打包處理工作，將其刻錄成光盤的方式保管。這樣不僅可以提升文書檔案年度整理歸檔質(zhì)量，而且可以保證文書檔案的保管期限。在展開文書檔案年度整理歸檔工作時，需要嚴(yán)格遵守一文一件的處理方式，結(jié)合電子文件年度以及電子文件保管期限等，實現(xiàn)分別處理工作。不僅需要將正文與附件歸為一件文件，還需要將轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件歸為一件文件。

結(jié)束語：

綜上所述，文書檔案年度整理歸檔工作在高校發(fā)展中占據(jù)重要組成部分。為實現(xiàn)高校的更好發(fā)展，需要意識到文書檔案年度整理歸檔工作的重要作用。工作人員需要端正工作態(tài)度，意識到文書檔案年度整理歸檔工作重要性，同時實現(xiàn)信息化管理工作。通過該種方式保證文書檔案年度整理歸檔各項工作順利進行，促使文書檔案管理工作可以朝著更加信息化與規(guī)范化方向發(fā)展。

參考文獻：

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[3]顏丙通.高校檔案檔號編制改革芻議——基于新版《歸檔文件整理規(guī)則》的啟示[J].檔案與建設(shè)，2018（07）：34-37.