分析企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢及措施

何月

摘要：企業(yè)檔案管理主要是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄進行保存和管理，企業(yè)檔案承載企業(yè)發(fā)展歷史，為企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)，為國家經(jīng)濟發(fā)展提供參考依據(jù)，由此可見，企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理中具有非常重要的地位。做好企業(yè)檔案歸檔工作，能提高檔案利用效率，幫助提升公司績效，加快企業(yè)健康發(fā)展。隨著信息化管理對企業(yè)管理的滲透，企業(yè)辦公效率越來越高，但傳統(tǒng)的檔案管理明顯跟不上節(jié)奏，為了緊跟企業(yè)的發(fā)展步伐，檔案管理改革勢在必行。為了做到有的放矢，實地觀察企業(yè)檔案管理，發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)檔案管理工作中仍存在一些問題，嚴重影響到企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。因此，加強對企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢及措施的研究，對于企業(yè)的發(fā)展是非常具有現(xiàn)實意義的。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；創(chuàng)新；措施

1企業(yè)檔案的特點

1.1綜合性

為社會提供服務和產(chǎn)品活動的記錄是各種經(jīng)濟因素的綜合應用，也是各種活動公司形成的所有檔案的總和。從長遠來看，記錄了企業(yè)發(fā)展的過程，并為企業(yè)領導者和企業(yè)合作伙伴提供可靠的信息，如企業(yè)產(chǎn)品，開發(fā)，技術，經(jīng)濟等。橫向，它可以反映公司的綜合管理信息，是一種書面材料，承載著基礎設施，生產(chǎn)，管理，財務，設備等各種活動。

1.2現(xiàn)實性

企業(yè)文件是企業(yè)發(fā)展和生存的信息資源。它通過企業(yè)生產(chǎn)，技術開發(fā)，市場拓展和運營管理逐步形成，并在企業(yè)管理中發(fā)揮著不斷的作用。有必要詳細記錄公司的活動軌跡，不能與公司在社會經(jīng)濟學中的密切活動分開。另一方面，企業(yè)文件是具有非常重要的使用意義的營銷文件，表明企業(yè)的真正利益，例如企業(yè)文件市場活動的重要武器，技術文件是企業(yè)的材料。這也是進行生產(chǎn)的必要因素。另一方面，企業(yè)檔案是企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)，與企業(yè)的生產(chǎn)和銷售有著密切的關系，如果與企業(yè)檔案分離，相當長期的使用價值和重要作用擁有，企業(yè)生產(chǎn)無法正常運作。公司檔案創(chuàng)造了更好的運營模式，為公司創(chuàng)造了更多價值，包括生產(chǎn)和管理，技術改進，權益保護，生產(chǎn)和管理，技術改進，權利和利益。因此，在企業(yè)的各個方面都具有重要的保護作用。

1.3知識性

企業(yè)檔案內(nèi)容豐富，反映了管理者對客觀現(xiàn)象的看法，記錄了企業(yè)的時間活動。企業(yè)檔案是創(chuàng)始人的智慧和行動的總結。企業(yè)的現(xiàn)狀可以反映企業(yè)的歷史進程，當前企業(yè)的時代決定著企業(yè)的未來發(fā)展，企業(yè)可以生產(chǎn)，經(jīng)營，管理，開發(fā)等。如果您沒有參與各種經(jīng)濟活動，例如公司的檔案將包含公司需要的信息，公司將通過歷史摘要獲益以獲得經(jīng)驗有必要學習和使用各種條件，使公司的經(jīng)濟。營員為公司的成長和發(fā)展提供了有效的條件。

1.4經(jīng)濟屬性

公司檔案的制作，實施，開發(fā)和開發(fā)涉及一系列經(jīng)濟活動，如生產(chǎn)，管理，銷售，預算。企業(yè)的特殊屬性是企業(yè)的經(jīng)濟屬性。企業(yè)的經(jīng)濟屬性決定了企業(yè)活力，經(jīng)濟價值和保值的價值。其經(jīng)濟屬性在企業(yè)檔案中體現(xiàn)，企業(yè)的經(jīng)濟效益越來越接近，企業(yè)檔案是公司特殊財產(chǎn)的兩個方面。企業(yè)檔案與企業(yè)的經(jīng)濟利益密切相關，企業(yè)工業(yè)檔案屬于公司有形資產(chǎn)中存在的特殊資產(chǎn)，是公司實物資產(chǎn)的重要組成部分。善用公司檔案可以為企業(yè)發(fā)展提供刺激，并為企業(yè)發(fā)展提供動力。幫助業(yè)務運營商擴展業(yè)務領域。

2新時代企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1對檔案工作認識和重視不夠

一是部分企業(yè)對檔案應有的重要性認識不足，認為檔案工作對主營業(yè)務的不直接作用，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，認為檔案工作只是檔案管理員的事，不投入或少投入人力物力，因此存在檔案工作管理和規(guī)劃嚴重滯后的現(xiàn)象。二是部分企業(yè)只重視人事檔案、文書檔案、項目檔案等，對其它種類的檔案如照片、聲像等檔案的重要性認識不足，未認識到照片、聲像類檔案記載了公司重大事件的發(fā)生瞬間，珍貴且不可復制，為公司發(fā)展史編制提供依據(jù)，為對公司的企業(yè)文化建設提供素材。另外，還存在檔案材料收集不及時、不齊全、不規(guī)范，業(yè)務部門對應歸檔資料內(nèi)容和范圍不明確等問題。

2.2檔案管理隊伍素質(zhì)有待提高

一是檔案人員的專業(yè)化水平不高，部分企業(yè)檔案人員素質(zhì)還停留在傳統(tǒng)檔案的管理水平，展現(xiàn)出的專業(yè)水平不符合新時代檔案工作的新要求，不具備互聯(lián)網(wǎng)時代先進的信息化檔案管理能力；二是檔案人員變動頻繁，檔案人才隊伍儲備不足，導致檔案工作交接不到位，且持續(xù)性得不到保證。

2.3檔案管理環(huán)境條件有限

目前大部分企業(yè)單位檔案室還是以儲藏柜為主的配置，完全沒有與信息化相配套的先進設施。還有部分檔案室環(huán)境不合格，存在著濕度過大、溫度不均、灰塵過多等環(huán)境問題。

2.4檔案安全跟不上時代要求

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案信息安全是新時代檔案管理工作面臨的一個重要安全因素。然而部分企業(yè)和檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念影響，認為檔案安全管理就是對實際檔案安全保管，對如何保障檔案信息不流失、不泄密、保障檔案信息網(wǎng)絡安全認識不夠，重視不足，很多企業(yè)的檔案室網(wǎng)絡安全設備也跟不上時代要求。

2.5相關檔案管理體制機制不完善

一是檔案管理流程不規(guī)范不健全，對檔案工作者的責任和義務不明確；二是部分檔案管理制度和法規(guī)，對于信息時代檔案管理工作缺乏指導性的綱領，沒有完善的檔案管理法規(guī)從法律層面對檔案管理工作給予制約和保護。

3檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的途徑

3.1創(chuàng)新管理理念，樹立檔案意識

企業(yè)領導應當起到示范作用，轉變思想觀念，重視起內(nèi)部檔案的管理工作，準確認識檔案資料所起的重要作用，支持引入信息化技術，創(chuàng)新工作方式，大力支持檔案部門的工作；檔案管理人員，應當熱愛自己的本職工作，遵守國家和企業(yè)制定的各項法律規(guī)范和制度規(guī)定，努力進行檔案宣傳工作，爭取促進全體人員自覺樹立檔案意識，全心全意為企業(yè)服務。

3.2創(chuàng)新管理手段，提高工作效率

科技是第一生產(chǎn)力，只有緊跟時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新管理手段，才能從根本上提高工作效率。我們要增加計算機及相應的檔案軟件在檔案管理工作中的應用，提高信息化檔案管理水平，建立電子信息庫，幫助企業(yè)管理者準確地掌握各項信息，準確高效的查找所需檔案?？茖W先進的檔案管理辦法能夠有效促進檔案管理工作的開展，檔案管理部門要在實踐過程中摸索經(jīng)驗積極主動創(chuàng)新檔案管理辦法。例如，尤其對檔案根據(jù)類別和性質(zhì)進行實體和電子檔案管理，平時一般查閱只用電子檔案，不僅保護了紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率；檔案軟件的運用，在查找信息模糊的情況下，用關鍵字檢索，能準確高效完成任務；管理部門的管理人員不僅要準備電子目錄，還要打印紙質(zhì)目錄留存，在沒有電的情況下也能查找檔案，此舉有利于增加工作的靈活性。

3.3創(chuàng)新業(yè)務技能，提高服務水平

對于檔案管理者自身來講，也要對自己的工作重視起來，正確認識自己崗位所起的作用，積極學習專業(yè)管理知識，努力做好每一個工作細節(jié)。檔案管理者的業(yè)務技能水平關系著檔案整理的科學性、檔案利用的高效性，所以檔案管理員必須努力提升自身的專業(yè)水平，學習有關檔案的法律法規(guī)，加強計算機操作，加快檔案軟件的運用，拓寬業(yè)務知識，加深檔案開發(fā)利用。部門領導也要根據(jù)科室情況合理分配崗位職責，配合激勵機制，爭取達到“盡其才，盡其能”的目標。為了保證檔案管理工作的先進性，企業(yè)應每年定期招聘新職工，讓年輕人的青春熱情感染到在崗職工，充分提升整體的活力，從而使工作效率得到提升。另外，要對檔案部門人員定期開展培訓教育，邀請專業(yè)水平高、管理技術強的講師來分享經(jīng)驗，交流心得，從而使員工通過這種方式專業(yè)素養(yǎng)得到提高。

4結語

新時代有新要求，檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，必須要與時俱進、開拓創(chuàng)新，不斷拓寬管理思路，強化責任擔當，充分利用現(xiàn)代新技術新手段，加快檔案信息化進程，提升檔案資源的利用質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮其社會功能，提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，促進檔案工作的持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展。

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