基層水文檔案管理實(shí)踐

俞 茜，張逸靜，楊金艷

（江蘇省水文水資源勘測(cè)局蘇州分局，江蘇 蘇州 215000）

0 引言

蘇州水文歷史悠久，經(jīng)歷了從古代、近代到現(xiàn)代的發(fā)展歷程，工作過(guò)程中形成并積累了大量的水文資料。近年來(lái)，蘇州水文分局重視檔案管理工作，圍繞檔案工作規(guī)范五星級(jí)測(cè)評(píng)，狠抓檔案信息化建設(shè)短板，實(shí)現(xiàn)了水文檔案在線檢索、閱覽等功能，大大提高了水文檔案的利用率。

1 蘇州水文概況

清光緒二十六年（1900 年），蘇州海關(guān)在蘇州覓渡橋設(shè)立水位站，觀測(cè)江南運(yùn)河水位，是蘇州水文肇始，但當(dāng)時(shí)記錄的水位數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，檔案資料也未保存下來(lái)。清末以后，蘇州水文由駐蘇流域機(jī)構(gòu)主辦，隨著社會(huì)的發(fā)展和水利機(jī)構(gòu)的設(shè)置變更，蘇州水文工作的主辦機(jī)構(gòu)和管理體制也多次更迭，社會(huì)的動(dòng)蕩和檔案意識(shí)的淡薄使得水文檔案資料的收集和保管也不盡如人意，目前檔案室在存的檔案僅追溯到 1979 年。

改革開(kāi)放以來(lái)，蘇州水文與蘇州市的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和民生緊密相連，承擔(dān)著全市涉水基礎(chǔ)信息的搜集、監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)，是水利防汛防旱的耳目尖兵，是水資源管理水環(huán)境治理的前哨，是水生態(tài)文明建設(shè)的支撐。蘇州水文主要負(fù)責(zé)全市水文測(cè)報(bào)、水文勘測(cè)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)、水文分析計(jì)算、防洪評(píng)價(jià)、水資源調(diào)查評(píng)價(jià)和水土保持監(jiān)測(cè)等工作，為防汛防旱、水資源管理、水環(huán)境保護(hù)，工程建設(shè)管理，農(nóng)業(yè)灌溉，城市用水，航運(yùn)及生態(tài)建設(shè)提供技術(shù)支持，工作過(guò)程中積累了大量的水文資料，現(xiàn)室藏檔案八大類共 4 085 卷，文書檔案 4 930 件。

2 檔案管理存在的問(wèn)題

長(zhǎng)期以來(lái)，基層水文檔案管理工作缺乏科學(xué)的管理意識(shí)，沒(méi)有把檔案工作滲透到水文工作的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，檔案資料積累殘缺不全，文件材料不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確，檔案整理不規(guī)范；水文原始記錄檔案保管條件差，保護(hù)意識(shí)弱，造成檔案損毀、散失；檔案收集制度不嚴(yán)格，收集不及時(shí)，造成文件散失等問(wèn)題都給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。另外，由于基層水文工作自身特點(diǎn)水文檔案意識(shí)薄弱，重視程度不高，水文檔案專業(yè)性較強(qiáng)等特點(diǎn)也為檔案工作帶來(lái)了困難[1]。

2.1 檔案管理服務(wù)水平有待提高

檔案工作的重中之重是加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，這不僅體現(xiàn)了檔案存在的價(jià)值，也為檔案事業(yè)帶來(lái)了生機(jī)與活力。新形勢(shì)下水資源管理和水生態(tài)監(jiān)測(cè)的新常態(tài)，不僅要求水文檔案提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)、高效，也對(duì)水文檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用提出了更高的要求，因此基層水文檔案管理服務(wù)只有不斷提高才能為水利和其他國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)部門服務(wù)。

2.2 傳統(tǒng)檔案管理方式不能滿足現(xiàn)代水文的發(fā)展需要

隨著水文現(xiàn)代化程度的不斷提高，自動(dòng)測(cè)報(bào)系統(tǒng)、資料整編軟件應(yīng)用廣泛，測(cè)報(bào)、整編、分析過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)多為圖形，文字，表格，圖像等電子文件，針對(duì)紙質(zhì)載體的傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代水文工作要求，水文檔案信息化建設(shè)亟需加強(qiáng)。

3 水文檔案信息化建設(shè)工作措施

為提高機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作科學(xué)化，規(guī)范化，現(xiàn)代化水平，江蘇省檔案行政管理部門制定了《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》，并對(duì)其實(shí)施情況進(jìn)行測(cè)評(píng)，測(cè)評(píng)分為 5 個(gè)等級(jí)，五星級(jí)為最高等級(jí)。以五星級(jí)檔案工作規(guī)范為基礎(chǔ)，對(duì)基層水文檔案管理提出幾點(diǎn)建議。

3.1 完善水文檔案管理硬件設(shè)施

利用辦公場(chǎng)所整體搬遷的契機(jī)落實(shí)檔案管理用房，按照“五星級(jí)檔案工作”標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案工作人員辦公室、閱檔室、庫(kù)房、陳列室等，同時(shí)配置了服務(wù)器、電腦、高速掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)施設(shè)備，為開(kāi)展檔案信息化建設(shè)奠定了硬件基礎(chǔ)。

3.2 歷史資料數(shù)字化

通過(guò)多媒體和計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)歷史水文檔案資料進(jìn)行掃描，通過(guò) OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)轉(zhuǎn)化為可檢索的數(shù)字信息，是水文檔案信息化建設(shè)的第一步，也是工作量最繁重的一項(xiàng)工作。通過(guò) OCR 轉(zhuǎn)換可直接對(duì)檔案全文庫(kù)進(jìn)行檢索，不僅可以檢索檔案目錄數(shù)據(jù)，而且可以對(duì)檔案全文進(jìn)行逐字檢索，能方便用戶在不知道文件題名的情況下，憑關(guān)鍵字檢索出所需信息，查全率大大提高。以 OCR 為基礎(chǔ)，采用雙層 PDF 存儲(chǔ)文件既可以在打印的時(shí)候保持原圖輸出，又可以全文檢索復(fù)制，在基層檔案工作中可得到廣泛應(yīng)用。但是 OCR 技術(shù)的識(shí)別率依然是檔案數(shù)字化過(guò)程中的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，當(dāng)前仍需要人工進(jìn)行校對(duì)保證檔案的準(zhǔn)確性。蘇州水文檔案歷史悠久，傳統(tǒng)的水文檔案多以紙質(zhì)載體為主[2]，且種類繁多，數(shù)量龐大，一次性完成數(shù)字化處理難以實(shí)現(xiàn)。首先對(duì)部分利用率較高、社會(huì)亟需的歷史資料優(yōu)先進(jìn)行了數(shù)字化處理。借助檔案信息在線查閱功能，極大提高了歷史資料的查閱速度，紙質(zhì)檔案借閱頻次明顯降低，檔案原件得到了有效保護(hù)，使用時(shí)間將得到顯著延長(zhǎng)。

3.3 檔案管理軟件應(yīng)用

創(chuàng)建過(guò)程中，按照江蘇省檔案局和水利廳的要求，在檔案管理的手段和方式上向著現(xiàn)代化、信息化的方向推進(jìn)。將檔案信息化與全局信息化同步規(guī)劃實(shí)施[3]，在局內(nèi)網(wǎng)上設(shè)立“檔案管理”專欄，從法律法規(guī)、組織管理、開(kāi)發(fā)利用等方面全面介紹檔案工作。按照全省數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家檔案局《檔案軟件功能要求暫行規(guī)定》的要求加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，使用《蘇州市數(shù)字檔案館——公文檔案一體化管理平臺(tái)（檔案室版）》軟件，并根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，將檔案管理平臺(tái)與 OA 系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了文書檔案的在線歸檔、檢索、查詢等功能。當(dāng)前大多數(shù)機(jī)關(guān)單位采用 OA 系統(tǒng)進(jìn)行公文傳輸和處理，實(shí)時(shí)記錄公文收發(fā)處理的情況，通過(guò)在線歸檔功能，除公文正文外，還可直接將發(fā)文的擬稿、收文的辦理等情況歸檔至檔案系統(tǒng)，保證了文書檔案歸檔的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。建立室藏全部檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、重要及利用頻繁的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)[4]、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)單位永久、30 年文書檔案、基建檔案實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化，其它門類的檔案文件級(jí)目錄均錄入檔案管理軟件。檔案管理軟件應(yīng)用流程如圖 1 所示。

圖 1 檔案管理軟件應(yīng)用流程圖

3.4 落實(shí)保密制度措施

在日常保管、利用水文檔案時(shí)，樹(shù)立安全第一的安全意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密制度規(guī)定，確保檔案信息安全。加強(qiáng)水文信息系統(tǒng)安全管理，與檔案管理平臺(tái)相匹配的 OA 辦公系統(tǒng)全部?jī)?nèi)網(wǎng)運(yùn)行，與外網(wǎng)邏輯隔斷，內(nèi)外網(wǎng)端口設(shè)立網(wǎng)卡；凡是密級(jí)、內(nèi)部資料檔案一律不得錄入信息系統(tǒng)；對(duì)登入檔案系統(tǒng)的人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)定、身份識(shí)別；安裝了合適的防火墻和殺毒軟件，將硬件防火墻位于 2 個(gè)或多個(gè)網(wǎng)絡(luò)之間，比如局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)之間，網(wǎng)絡(luò)之間的所有數(shù)據(jù)流都經(jīng)過(guò)防火墻。軟件防火墻安裝于服務(wù)器端、電腦終端，使得兩端的網(wǎng)絡(luò)連接都必須經(jīng)過(guò)防火墻。這樣防火墻可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)之間的通訊進(jìn)行掃描，關(guān)閉不安全的端口，阻止外來(lái)的 DoS 攻擊，封鎖特洛伊木馬等，以保證網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的安全[5]。專業(yè)人員定期檢查系統(tǒng)安全，保證系統(tǒng)可靠安全運(yùn)用；并定期刻錄數(shù)據(jù)光盤備份，多措施保證檔案信息系統(tǒng)的安全。

3.5 加強(qiáng)檔案的編研工作

水文檔案具有一定的獨(dú)立性、系統(tǒng)性、時(shí)間性和連續(xù)性，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)龐大復(fù)雜，借助信息系統(tǒng)按照流域、區(qū)域、年代規(guī)范理整編水文檔案，更好地為水利建設(shè)提供基礎(chǔ)信息與決策依據(jù)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)。面對(duì)水文檔案存量增多，檔案人員通過(guò)編研將一些應(yīng)用性資料加工整理成系統(tǒng)的資料，提高了水文檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量，先后完成了《蘇州市水功能區(qū)監(jiān)測(cè)年報(bào)》《蘇州市水資源公報(bào)》《太湖流域環(huán)太湖水文巡測(cè)資料》《太湖流域沿江地區(qū)重要控制線資料收集和調(diào)度實(shí)施評(píng)估分析報(bào)告》等編研工作。通過(guò)編研將檔案工作由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)室藏檔案收集的不足之處，豐富室藏資源，提高服務(wù)水平，保護(hù)檔案原件，延長(zhǎng)檔案壽命。

3.6 提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

水文檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既涉及到檔案資料管理，又與計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)及水文等專業(yè)技術(shù)有關(guān)，需要加強(qiáng)各項(xiàng)工作之間的協(xié)調(diào)；注意培訓(xùn)既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂水文和檔案管理的復(fù)合型人才；作為檔案工作者，要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體和安全防護(hù)等新的檔案管理技術(shù)及相關(guān)知識(shí)，適應(yīng)信息革命和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的新要求[6]。

3.7 水文現(xiàn)代化的陳列及展現(xiàn)

陳列室既可以通過(guò)水文賦、百年水文等版塊凸顯了水文的悠久歷史，同時(shí)利用現(xiàn)代科技設(shè)備全方位多角度地展示了水文的現(xiàn)代化成果，達(dá)到宣傳、擴(kuò)大水文社會(huì)影響的效果。例如通過(guò)壁掛 ABS數(shù)字沙盤配合投影互動(dòng)，展現(xiàn)當(dāng)?shù)厮档恼w面貌并通過(guò)玻璃投影展現(xiàn)各項(xiàng)水文工作的網(wǎng)點(diǎn)分布和成效。

4 結(jié)語(yǔ)

基層水文檔案信息作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)，貫穿年代久遠(yuǎn)，積累數(shù)據(jù)量大，檔案工作起步較晚、重視不足且多以紙質(zhì)載體為主，需要分批逐次進(jìn)行數(shù)字化處理，提供在線閱檔功能，其中 OCR 技術(shù)的識(shí)別率是檔案數(shù)字化過(guò)程中的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，當(dāng)前仍需要人工校對(duì)保證水文檔案的準(zhǔn)確性。在信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)注意保密措施，加強(qiáng)編研工作，同時(shí)培養(yǎng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，通過(guò)多方位、多渠道的信息發(fā)布平臺(tái)和現(xiàn)代化設(shè)備展現(xiàn)新時(shí)期基層水文工作的新面貌。