提高地質(zhì)資料歸檔效率的建議

李春玲，江思義，吳 福，李海良，石覃劍，黃 鑫，馮 紅

(廣西壯族自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站，廣西 桂林 541004)

地質(zhì)資料是人類探索地球的認(rèn)識(shí)累計(jì)和客觀記載，對(duì)于合理利用保護(hù)礦產(chǎn)資源和地質(zhì)環(huán)境、推動(dòng)地質(zhì)科技創(chuàng)新具有重要意義[1]，也能為其后的地質(zhì)調(diào)查提供重要參考。根據(jù)《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院令第349號(hào)）、《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例實(shí)施辦法》（國(guó)土資源部令第16號(hào)）有關(guān)規(guī)定，按“簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)”的要求，需進(jìn)一步完善制度，加強(qiáng)地質(zhì)資料管理，提高服務(wù)水平。增強(qiáng)歸檔意識(shí),提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力,是解決地質(zhì)資料立卷歸檔質(zhì)量和調(diào)高歸檔效率的主要途徑。

1 地質(zhì)資料的概念

地質(zhì)資料是在地質(zhì)工作中形成的文字、圖表、聲像、電磁介質(zhì)等形式的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料和巖礦心、各類標(biāo)本、光薄片、樣品等實(shí)物地質(zhì)資料[2]。地質(zhì)資料歸檔主要包括原始地質(zhì)資料、實(shí)物地質(zhì)資料和成果地質(zhì)資料。

2 地質(zhì)資料立卷標(biāo)準(zhǔn)、歸檔匯交范圍

2.1 地質(zhì)資料立卷標(biāo)準(zhǔn)

原始地質(zhì)資料立卷標(biāo)準(zhǔn)為《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》[3]；成果地質(zhì)資料和實(shí)物地質(zhì)資料匯交規(guī)范為《地質(zhì)資料匯交規(guī)范》。

2.2 地質(zhì)資料歸檔匯交范圍

地質(zhì)資料歸檔匯交范圍包括：立項(xiàng)材料、任務(wù)書、工作方案（或設(shè)計(jì)書）及設(shè)計(jì)評(píng)審和審批文件、搜集整理資料、野外調(diào)查、遙感、測(cè)量、物探、勘探、測(cè)試記錄、取樣試驗(yàn)、成果報(bào)告及評(píng)審和審查文件等。

評(píng)審后的地質(zhì)成果，在向全國(guó)各級(jí)資料館匯交電子文檔同時(shí)，匯交原始資料電子復(fù)制件，原始資料和成果資料可一起組織進(jìn)行匯交，原始資料底類部分作為成果資料匯交，原始地質(zhì)資料不再重復(fù)匯交[4]。

3 地質(zhì)資料歸檔存在的普遍問題

3.1 對(duì)地質(zhì)資料歸檔的重視不夠

部分單位和個(gè)人對(duì)地質(zhì)資料歸檔不夠重視。還有人停留在“成果報(bào)告評(píng)審、審查完成項(xiàng)目就已經(jīng)結(jié)束”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)之中，或者認(rèn)為資料歸檔工作繁瑣、技術(shù)含量低，而不愿意去做，或由于前期工作管理不當(dāng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)或資料缺失而無法完成歸檔。部分單位對(duì)立卷人員安排不到位：要么是項(xiàng)目組立卷人無法固定；或者是因項(xiàng)目技術(shù)人員涉及不同專業(yè)或參與多個(gè)項(xiàng)目，導(dǎo)致歸檔工作滯后無法及時(shí)整理；再或者是直接安排缺乏經(jīng)驗(yàn)的人來完成立卷歸檔任務(wù)，造成歸檔工作困難。

3.2 地質(zhì)工作人員自身觀念落后

部分地質(zhì)工作人員自身觀念落后，把資料歸檔工作“孤立”地作為項(xiàng)目最后的收尾工作，而不是將歸檔要求從一開始就穿插至整個(gè)項(xiàng)目的始終，導(dǎo)致最后需要單獨(dú)花費(fèi)大量的人力物力來彌補(bǔ)項(xiàng)目前期的“不作為”或“亂作為”，造成效率低下，事倍功半。另外，數(shù)據(jù)庫(kù)能運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)地質(zhì)資料進(jìn)行科學(xué)、有效管理，方便使用。但不少項(xiàng)目組對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作并不重視，有的項(xiàng)目組對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建不清楚，使數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)產(chǎn)生困難。

3.3 地質(zhì)資料檔案管理人員青黃不接

社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，地質(zhì)檔案信息化為大勢(shì)所趨。目前不少地質(zhì)資料檔案管理人員出現(xiàn)了老齡化的問題，由于對(duì)計(jì)算機(jī)操作不夠熟練，影響了地質(zhì)檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)，再加上地質(zhì)歸檔工作任務(wù)繁瑣，工作環(huán)境單調(diào)，很多年輕人不愿意接手或無法勝任該工作，導(dǎo)致地質(zhì)資料檔案管理人員青黃不接，進(jìn)而很多單位在資料歸檔過程中沒有較好的專職人員指導(dǎo)。

4 提高地質(zhì)資料歸檔效率的建議

4.1 提高重視程度和加強(qiáng)管理

嚴(yán)格執(zhí)行地質(zhì)資料歸檔的驗(yàn)收制度、嚴(yán)格貫徹執(zhí)行規(guī)范和管理文件的精神，落實(shí)地質(zhì)資料歸檔驗(yàn)收工作，對(duì)地質(zhì)資料歸檔與匯交工作足夠重視，單位資料管理部門應(yīng)加強(qiáng)管理。

4.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和交流

(1)地質(zhì)資料主管部門要加強(qiáng)與下級(jí)單位聯(lián)系，多開展培訓(xùn)、交流、研討等活動(dòng)，以達(dá)到相互學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步的目的。

(2)單位需組織歸檔規(guī)范學(xué)習(xí)培訓(xùn)。只有全面、透徹掌握了規(guī)范的要求，才能較好地對(duì)資料進(jìn)行分類和正確歸檔，確保地質(zhì)資料的匯交和利用。

(3)地質(zhì)資料管理人員不僅要掌握檔案學(xué)管理知識(shí)，也要了解地質(zhì)方面的知識(shí)，還應(yīng)適時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目，以保證地質(zhì)資料歸檔工作保質(zhì)保量的完成。

(4)項(xiàng)目參與人員不僅要掌握專業(yè)技術(shù)知識(shí)，對(duì)檔案學(xué)管理知識(shí)也需要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)應(yīng)將地質(zhì)資料歸檔工作穿插至項(xiàng)目始終，從頭抓起，達(dá)到事半功倍的效果。

4.3 注重綜合性人才的培養(yǎng)

地質(zhì)資料檔案管理人員，不僅需要熟練操作計(jì)算機(jī)，還需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。檔案管理人員在工作過程中，還需要對(duì)新一代的歸檔軟件或方法進(jìn)行掌握，并要對(duì)其他相關(guān)工作人員進(jìn)行歸檔信息化培養(yǎng)，還需要做到對(duì)歸檔軟件的及時(shí)更新，保障歸檔工作的有序進(jìn)行讓檔案管理人員在地質(zhì)資料歸檔過程中起到較好的帶頭作用。

5 提高地質(zhì)資料歸檔效率的一些小細(xì)節(jié)

5.1 提前編制《地質(zhì)檔案文件目錄》

《地質(zhì)檔案文件目錄》作為資料歸檔最終的文件管理目錄，是快速、精準(zhǔn)地找到相關(guān)的資料的向?qū)?。?xiàng)目負(fù)責(zé)人可以從項(xiàng)目設(shè)計(jì)書通過后便提前做大體的布局，將最終可能形成的原始資料和成果資料進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的命名，將能避免后續(xù)不同專業(yè)的資料命名不統(tǒng)一，資料編排五花八門的情況。在編寫《地質(zhì)檔案文件目錄》過程中，文件題名、紙電類型、密級(jí)和路徑等信息一定要準(zhǔn)確無誤，便于今后查找和利用，也便于歸檔過程中資料的統(tǒng)一管理，避免原始資料的丟失。

5.2 提前掃描實(shí)物地質(zhì)資料

對(duì)于只有紙質(zhì)文件的實(shí)物地質(zhì)資料，如鉆探、槽探、物探班報(bào)表、送樣單、試驗(yàn)結(jié)果等資料，在驗(yàn)收通過后，應(yīng)對(duì)實(shí)物地質(zhì)資料先進(jìn)行掃描，單本形成一份PDF格式文件，然后再裝訂成冊(cè)，并生成實(shí)物地質(zhì)資料清單。因?yàn)閷?shí)物地質(zhì)資料在歸檔過程中，需要提交掃描件，很多項(xiàng)目組沒注意該問題，驗(yàn)收前未掃描就裝訂成冊(cè)，導(dǎo)致后面無法單頁(yè)批量掃描，或者得剪切膠裝后再掃描，導(dǎo)致效率低下，造成“勞民傷財(cái)”的結(jié)果。

5.3 提前編輯好符合歸檔要求的成果資料格式

對(duì)于成果地質(zhì)資料，報(bào)告和附圖有一套固定的歸檔格式，報(bào)告的封面、扉頁(yè)、正文以及附圖的圖簽等都有一定的要求，項(xiàng)目組應(yīng)提前編輯好符合歸檔要求的成果資料格式，讓后續(xù)成果報(bào)告、專題報(bào)告和圖件的編寫人員直接套用已形成的格式，最后會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

6 結(jié)語

加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)資料歸檔工作的重視，加強(qiáng)地質(zhì)資料現(xiàn)代化管理，加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)資料歸檔的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，再結(jié)合一些能提高歸檔效率的小技巧，能有效提高地質(zhì)資料歸檔的效率，達(dá)到事半功倍的效果。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，能有效節(jié)約地質(zhì)檔案立卷及管理的人力和物力。