基于高校智慧校園平臺(tái)的檔案工作思考

王 娟

(湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 株洲 412001)

信息技術(shù)的發(fā)展，催生了社會(huì)信息化的變革，大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)+的浪潮正涌向社會(huì)各個(gè)角落。以教育信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化，促進(jìn)教育的創(chuàng)新與變革，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，注重信息技術(shù)與教育的全面深度融合，才能不斷提高教育教學(xué)的質(zhì)量，培養(yǎng)創(chuàng)新人才。智慧校園應(yīng)運(yùn)而生，也將帶來高校檔案工作變革。

1 智慧校園建設(shè)意義

《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010～2020年)》指出“信息技術(shù)對(duì)教育發(fā)展具有革命性影響，必須予以高度重視 。把教育信息化納入國(guó)家信息化發(fā)展整體戰(zhàn)略，超前部署教育信息網(wǎng)絡(luò)”。《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2011～2020年)》提出“加強(qiáng)高校數(shù)字化校園建設(shè)與應(yīng)用，利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，整合資源，構(gòu)建先進(jìn)、高效、實(shí)用的高等教育信息基礎(chǔ)設(shè)施”。

社會(huì)對(duì)信息化的需求，也在推動(dòng)著智慧校園向前發(fā)展。智慧校園作為國(guó)家21世紀(jì)校園的發(fā)展方向，可實(shí)現(xiàn)資源全球化、教學(xué)網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化、環(huán)境虛擬化。智慧校園建設(shè)不僅為現(xiàn)代化教學(xué)提供了新的理念和方式，同時(shí)也不斷改變著學(xué)校的管理、教學(xué)和發(fā)展模式，對(duì)提升學(xué)校核心競(jìng)爭(zhēng)力和加快高職院校人才培養(yǎng)的多元化、個(gè)性化、開放性具有重大作用。

2 智慧校園的目標(biāo)與任務(wù)

智慧校園有別于智慧教育、智慧課堂，智慧教育是一個(gè)比智慧校園和智慧課堂更為宏大的命題，可以理解為一個(gè)智慧教育系統(tǒng)；智慧校園更是智慧學(xué)習(xí)環(huán)境的具體承載者；智慧課堂的感知性是其收集信息與數(shù)據(jù)的主要手段。智慧教育是頂層設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)具備的不單單是環(huán)境的構(gòu)建，而應(yīng)該是包括制度、教師、學(xué)生等多層面的頂層設(shè)計(jì)集合，其中智慧校園以及智慧教室是智慧教育中環(huán)境建設(shè)的最重要一環(huán),也可以說智慧校園是智慧教育的基礎(chǔ)。

智慧校園的建設(shè)目標(biāo)主要是：充分融合物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、智能控制等先進(jìn)技術(shù)，以云服務(wù)為支撐，建立教育教學(xué)平臺(tái)；以數(shù)據(jù)整合為中心，建立智能管理平臺(tái)；以一卡通為載體，建立方便、便捷的生活服務(wù)平臺(tái)，搭建以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的智能化、充分互動(dòng)、環(huán)保節(jié)能的全網(wǎng)絡(luò)式智慧校園。

智慧校園的建設(shè)任務(wù)可以分為五個(gè)方面：(1)建設(shè)高速、安全可靠、操作方便、易于管理、信息結(jié)構(gòu)多樣化的校園基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)。升級(jí)校園網(wǎng)絡(luò)，升級(jí)無線網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)完備的存儲(chǔ)災(zāi)備、云服務(wù)等系統(tǒng)。(2)建設(shè)互聯(lián)互通的物聯(lián)網(wǎng)。以信息網(wǎng)為依托，利用手機(jī)等移動(dòng)終端，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)校園環(huán)境(設(shè)備、教室等)、資源(圖書、講義、課件等)、活動(dòng)(教學(xué)、管理、服務(wù)、辦公等)各個(gè)方面和環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合管理和服務(wù)。(3)完善信息化教育教學(xué)環(huán)境。依托知識(shí)云平臺(tái)、精品課程資源共享平臺(tái)以及專業(yè)資源庫(kù)平臺(tái)，以信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合為導(dǎo)向，構(gòu)建自主學(xué)習(xí)模式。(4)實(shí)現(xiàn)管理信息化。建設(shè)基于統(tǒng)一平臺(tái)的個(gè)人信息門戶，并通過統(tǒng)一身份認(rèn)證、公共數(shù)據(jù)中心和一卡通等完成信息的集成和流程的整合。(5)實(shí)現(xiàn)服務(wù)信息化。建設(shè)面向全體師生的網(wǎng)上辦事大廳，整合各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作流程，提供政務(wù)信息公開以及教育陽光服務(wù)。針對(duì)學(xué)生、老師、管理人員個(gè)性化定制工作界面，為師生提供一站式信息化服務(wù)。

3 智慧校園對(duì)檔案工作的影響

智慧校園的建設(shè)和發(fā)展，也給學(xué)校檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案人員應(yīng)該更新觀念和知識(shí)體系，主動(dòng)學(xué)習(xí)，主動(dòng)接受挑戰(zhàn)，并且抓住發(fā)展機(jī)遇。具體來說有四個(gè)方面：

(1)解決經(jīng)費(fèi)和系統(tǒng)協(xié)調(diào)的問題。檔案數(shù)字化管理是需通過檔案系統(tǒng)軟件來完成相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案工作，應(yīng)用檔案系統(tǒng)的同時(shí)還需配置相應(yīng)的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房等方面的投資建設(shè)經(jīng)費(fèi)。對(duì)于一些檔案工作體量較小，或者說檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足的學(xué)校來說，將檔案信息化建設(shè)總體納入到智慧校園里同步建設(shè)，不僅是解決了部分經(jīng)費(fèi)問題，更重要的是解決了檔案系統(tǒng)與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成、數(shù)據(jù)共享等。

(2)解決檔案人員技術(shù)力量不足的問題。在學(xué)校管理體系中，雖然檔案工作是一項(xiàng)覆蓋全校每個(gè)角落的基礎(chǔ)性工作,但檔案是歷史公共信息，源信息和歷史公共信息是同一信息在不同時(shí)點(diǎn)的表征，相較源信息，歷史公共信息失去了新穎性，容易被漠視,檔案專業(yè)人員配備嚴(yán)重不足。對(duì)于既掌握計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)知識(shí)又具備檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才更稀缺，智慧校園平臺(tái)的建設(shè)，必須會(huì)有技術(shù)維護(hù)團(tuán)隊(duì)來管理，既滿足當(dāng)前工作需要，又解決了檔案人員不足的問題。

(3)提升檔案管理系統(tǒng)的便捷性。檔案工作是一個(gè)全校性的基礎(chǔ)工作，涉及到學(xué)校的各個(gè)部門和二級(jí)單位，檔案管理系統(tǒng)卻常常被孤立或忽視，成為一個(gè)單獨(dú)孤立的系統(tǒng)，而人員配備不足的情況下還需要做好這項(xiàng)全校性的基礎(chǔ)工作，所以及只能發(fā)揮各學(xué)校各部門的基層檔案員的力量，因使用頻率低，常常會(huì)忘了檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)址而導(dǎo)致未及時(shí)歸檔文件。智慧校園平臺(tái)建設(shè)了統(tǒng)一個(gè)人信息門戶，直接登陸便可訪問，使得檔案系統(tǒng)也智慧校園平臺(tái)融合為一個(gè)整體，直接提升了檔案系統(tǒng)的便捷性。

(4)降低了檔案收集難的問題。對(duì)檔案資料收集完整是每個(gè)檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。由于高校要?dú)w檔的有行政、教學(xué)、科研、學(xué)生檔案等材料，而又歸屬各部門甚至眾多個(gè)人，收集的范圍和難度是非常之大。對(duì)于檔案意識(shí)淡薄個(gè)人或基層檔案員，常會(huì)把一些重要的資料弄丟或丟失。高校的立卷部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)是一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)源，這些數(shù)據(jù)源都是異構(gòu)的，信息和組織各不相同。智慧校園平臺(tái)建設(shè)降低了這一難度，大約80%需歸檔的資料都能從校園平臺(tái)自動(dòng)收集。

4 智慧校園下的檔案工作思考

信息化發(fā)展的三個(gè)階段，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，再到智慧化。智慧化是信息新技術(shù)的集成應(yīng)用，主要應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、智慧終端技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等新技術(shù)，其中大數(shù)據(jù)技術(shù)是基石，成為智慧之源。根據(jù)中南大學(xué)向禹教授在全省檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)班講到“新時(shí)期檔案工作的變化”，筆者對(duì)智慧校園環(huán)境下的檔案工作進(jìn)行思考。

(1)檔案資源收集前端化。傳統(tǒng)模式下，無論是法規(guī)強(qiáng)制下的檔案收集，還是民眾自發(fā)或自愿的檔案征集，相對(duì)于文件流轉(zhuǎn)過程來說，都是滯后的。而業(yè)界一直強(qiáng)調(diào)的重大項(xiàng)目檔案“提前介入、主動(dòng)出擊”，在智慧校園環(huán)境下，所有類型的電子檔案，均可以實(shí)現(xiàn)。檔案資源收集便可以前置，從文件或項(xiàng)目產(chǎn)生開始，便開始收集元數(shù)據(jù)和初始版本文件等，也使得過程監(jiān)理成為可能。大數(shù)據(jù)也促使檔案機(jī)構(gòu)從狹義檔案資源觀向 “大檔案觀”轉(zhuǎn)變，盡可能地收集全面數(shù)據(jù)、完整數(shù)據(jù)和綜合數(shù)據(jù)，更多地關(guān)注一些底層化、碎片化、復(fù)雜化的信息，從而構(gòu)建一幅反映學(xué)校變遷的實(shí)時(shí)全景圖。

(2)檔案實(shí)體管理自動(dòng)化。隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，智能檔案庫(kù)房、智慧檔案庫(kù)房逐漸多了起來，包括庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)在內(nèi)的庫(kù)房自動(dòng)化系統(tǒng)、RFID系統(tǒng)的建設(shè)，庫(kù)房、檔案實(shí)體的管理越來越自動(dòng)化、智能化、智慧化。

(3)檔案管理與服務(wù)向智慧化發(fā)展。智慧校園帶來的業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)化、數(shù)據(jù)的規(guī)范化，為智慧檔案管理與智慧服務(wù)打下基礎(chǔ)，也為檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用打下基礎(chǔ)。檔案智慧化最終會(huì)成為趨勢(shì)。

(4)檔案工作由傳統(tǒng)載體管理向數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)化。傳統(tǒng)模式下的檔案工作和檔案學(xué)研究對(duì)像，都是以傳統(tǒng)載體檔案為基礎(chǔ)。而智慧校園環(huán)境下，管理的都是數(shù)據(jù)和電子文檔，管理對(duì)像由傳統(tǒng)載體，向數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)變，同時(shí)工作流程也會(huì)產(chǎn)生變化。

(5)檔案服務(wù)的變化將尤為明顯。檔案正是記錄歷史且有保存價(jià)值的歷史公共信息，因此，檔案公共信息服務(wù)具有其存在的價(jià)值和必然性。檔案服務(wù)朝遠(yuǎn)程化、自助化、聯(lián)盟化方向發(fā)展；服務(wù)內(nèi)容由提供副本向提供信息和知識(shí)服務(wù)發(fā)展；服務(wù)方式由被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)化、個(gè)性化服務(wù)轉(zhuǎn)變。建立檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，互動(dòng)式檔案信息服務(wù)，個(gè)性化檔案信息咨詢服務(wù)，檔案信息服務(wù)定制都有了基礎(chǔ)。

(6)檔案人員的變化。傳統(tǒng)工作模式下，檔案人員只需要學(xué)會(huì)手工操作即可，而智慧校園環(huán)境下，不僅要了解智慧校園各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和文檔，還需要學(xué)習(xí)新的檔案信息技術(shù)、電子文件和電子檔案管理等知識(shí)，更重要的需要提升信息技術(shù)能力，掌握新的服務(wù)方式等。

智慧校園為檔案工作帶來挑戰(zhàn)，同時(shí)也看到了機(jī)遇，我們應(yīng)從學(xué)校智慧校園平臺(tái)支撐下，利用檔案管理系統(tǒng)結(jié)合檔案管理自身特點(diǎn),能更加簡(jiǎn)單高效的提升我們的檔案管理水平，輔助教學(xué)與管理，提升學(xué)校管理效率和辦學(xué)水平，更好地實(shí)現(xiàn)檔案及檔案工作價(jià)值。