我國高校數(shù)字檔案館建設存在的問題與對策

肖永紅

(武漢紡織大學，湖北 武漢 430073)

1 高校數(shù)字檔案館的內(nèi)涵

由于數(shù)字檔案館這一概念在我國出現(xiàn)的時間不長，因此學界對高校數(shù)字檔案館的定義還不統(tǒng)一，不過對于高校數(shù)字檔案館的定義主要強調(diào)“數(shù)字”這一點取得了學界共識。

高校數(shù)字檔案館是指在現(xiàn)代信息技術普遍應用的基礎上，高校以計算機技術和校園網(wǎng)絡系統(tǒng)為依托，采用數(shù)字化、網(wǎng)絡化的手段將電子檔案信息資源進行有目的的整合處理，形成的用于存儲和利用的數(shù)字檔案信息資源，它是一個由信息系統(tǒng)基礎設施和組織機構組成的虛擬個體檔案館或者檔案館群。

廣義的高校數(shù)字檔案館，是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館，專指其中的個體檔案館，其含義涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計等過程，代表的是包括軟硬件系統(tǒng)的設計和組織實體的建立，是基于基礎設施的構建的一種信息環(huán)境。

觀點雖然不同，但都強調(diào)了高校建設數(shù)字檔案館過程中計算機技術手段應用的重要性，強調(diào)以計算機技術及網(wǎng)絡信息技術為基礎優(yōu)化檔案管理。

2 我國高校數(shù)字檔案館建設存在的問題

2.1 功能定位方面

首先，高校檔案館對自己的工作責任和工作內(nèi)容不夠明確，如學生檔案到底應該保存在各二級學院檔案室還是學校檔案館，各個學校對此沒有明確的規(guī)定，教師檔案應該保存在學校人事處還是學校檔案館，也因校情的不同而異，這種情況弱化了高校檔案館在學校的存在感。

其次，高校數(shù)字檔案館對其自身的功能定位也不明確，大多數(shù)高校數(shù)字檔案館沒有一個明確的主體用戶，在其數(shù)字檔案館建設方面，只是按照學校要求，把現(xiàn)有實體檔案數(shù)字化，然后不加區(qū)別地投入使用。

2.2 資源館藏方面

第一，目前，我國高校數(shù)字檔案館以學校文件及師生檔案等的收藏占多數(shù)。這導致高校數(shù)字檔案館的受眾范圍被限制在了學校師生及相關人員方面，但實際上，隨著高校與社會的交流日益增多，高校數(shù)字檔案館的潛在用戶早已不局限于學校師生，高校數(shù)字檔案館的館藏及歸檔范圍應該隨之擴大。

第二，高校數(shù)字檔案館在進行數(shù)據(jù)數(shù)字化時都采取了固定格式，外界通過高校數(shù)字檔案館進行數(shù)據(jù)利用都要下載相應的閱讀軟件，不同高校檔案館采用不同的技術標準給用戶利用新的檔案信息造成不便，這亦限制了師生使用的便利性。

2.3 分類檢索方面

首先，高校數(shù)字檔案館的檢索和分類密切相關，很多檢索方式都是依據(jù)高校數(shù)字檔案館的檔案分類情況所制定的。但目前不少高校數(shù)字檔案館的檢索系統(tǒng)與其分類系統(tǒng)不一樣，沒有針對檔案類別的檢索和針對檔案來源的檢索，造成利用者查閱檔案的不方便。

其次，高校數(shù)字檔案館沒有建立專頁服務，經(jīng)筆者調(diào)查，多數(shù)高校數(shù)字檔案館的專頁服務內(nèi)容明顯偏少偏舊。對于專頁服務來說，學校師生對利用信息的時效性要求高，提供太過陳舊和過時的檔案利用是一種資源的浪費。

最后，筆者發(fā)現(xiàn)不少高校檔案館官網(wǎng)主頁對檔案及館藏的介紹及檢索都處于不顯眼的位置，處于顯眼位置的大部分是高校檔案館的工作動態(tài)、日?；顒?。其檢索系統(tǒng)的檢索關鍵詞也比較專業(yè)，專業(yè)要求較高，對普通學生來說并不方便。

2.4 利用服務方面

在利用方式方面，高校數(shù)字檔案館實行全文利用和預約利用兩種方式，全文利用只要下載閱讀軟件，打開網(wǎng)頁點擊閱覽即可利用，而預約利用則要進行預約，目前不少高校檔案館的預約方式還需要學生本人前往檔案館預約登記，顯然這一利用方式對有利用需求的廣大師生來說是很耗時而不便的。

在利用者方面，由于高校數(shù)字檔案館館藏主要來源主要是高校各部門及師生，因此他們的檔案占據(jù)了高校數(shù)字檔案館的多數(shù)，且高校數(shù)字檔案館建設本身就是為了更好地方便高校各部門及師生的檔案查詢利用，而在高校數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏中除了現(xiàn)行文件及其他少量檔案外，其他超過一半的檔案年齡已有30年以上，其實際利用價值已遠低于其歷史文化價值，除了高校極個別用戶可能有利用需求外，對普通的廣大師生來說幾乎不需要，因此就這些方面而言，高校檔案館的館藏亟待優(yōu)化。

3 完善我國數(shù)字檔案館建設的策略

3.1 明確高校數(shù)字檔案館功能定位

首先，對用戶需求館藏資源進行分析，明確自己到底要建成一個怎樣的高校數(shù)字檔案館，可以建成一個怎樣的高校數(shù)字檔案館，從而充分利用已有的館藏資源，達到館藏資源的最優(yōu)化建設，這樣不僅可以減少高校數(shù)字檔案館建設過程中的重復性建設，也可以更大限度地利用資源。

其次，梳理清楚與各二級學院檔案室的關系，明確彼此工作職責與內(nèi)容，強化高校檔案館的作用。

最后，明確高校數(shù)字檔案館的發(fā)展階段，從文件到檔案是一個批判繼承的辯證過程。因此，高校數(shù)字檔案館的建設也是一個長期的過程，只有明確了這點才能在高校數(shù)字檔案館的建設過程中不斷改進，優(yōu)化服務。

3.2 加強數(shù)字檔案館信息資源的數(shù)字化、整合與共享

第一，加強對非本館管理范圍內(nèi)其他各類檔案的收集。

這主要是因為我國高校數(shù)字檔案館在建設過程中存在一個普遍誤區(qū)，即認為高校數(shù)字檔案館建設就是對本館館藏的數(shù)字化。 但實際上應該通過建立相關專題的形式對非本館管理范圍內(nèi)的有用檔案進行搜集整理，這樣一方面有利于豐富館藏，另一方面也可以擴大高校數(shù)字檔案館的利用范圍。

第二，加強高校數(shù)字檔案館信息資源的整合與共享。

高校數(shù)字檔案館是一個開放的信息系統(tǒng)，它超越了時空的限制，其資源和服務不再僅僅是原來物理意義上的館藏資源，而是一個連接網(wǎng)絡上所有信息資源的網(wǎng)絡傳遞系統(tǒng)。 由于高校數(shù)字檔案館的此種特性，直接導致了兩種結果，一種是使高校數(shù)字檔案館自身突破了檔案館本身的限制，可以讓利用者自由地在高校數(shù)字檔案館中查取對其有用的信息；另一方面，也使得各種檔案信息繁雜，若不進行有效整合，會給利用者的使用帶來更多的不便。因此，在高校數(shù)字檔案館建設過程中，對數(shù)字信息資源進行有效整合至關重要。筆者以為，在整合的過程中可以充分利用全宗理論和全宗群理論，然后再對已有檔案進行專題化，知識化。這樣不僅有利于學校師生在查找所需文件時方便查閱相關文件，也有利于檔案的開放和共享。

3.3 進一步優(yōu)化高校數(shù)字檔案館的分類和檢索

首先，進一步優(yōu)化高校數(shù)字檔案館的館藏分類，按其來源和內(nèi)容進行專題建設與整合，使所有館藏檔案成為一個相互聯(lián)系的整體，實現(xiàn)高校數(shù)字檔案的知識化、整體化。

其次，高校有必要在數(shù)字檔案的分類和檢索方面設置統(tǒng)一、科學、有效的體系以及標準，優(yōu)化用戶使用以及檢索體驗。

最后，利用新興媒體輔助優(yōu)化檢索。在這一方面可以借助微信公眾號、微博等新興媒體為輔助手段，應用可視化分析技術，讓檢索資源可視化，以實現(xiàn)高校數(shù)字檔案館檢索資源的共通性、包容性、廣域性及準確性。

4 結論

高校數(shù)字檔案館的建設不僅需要高校檔案部門自身的努力，更需要高校本身及社會各界的共同關注。高校數(shù)字檔案館是面向?qū)W校全體師生，以提供檔案信息利用為基礎的高校檔案設施，其本身是國家推進高校檔案數(shù)字化建設的成果體現(xiàn)。由于數(shù)字檔案館這一概念在我國出現(xiàn)的時間不長，高校數(shù)字檔案館的建設和投入使用的時間就更短了，因此在實際提供利用的過程中或多或少會存在種種不如人意之處，要想不斷完善高校數(shù)字檔案館的功能，不僅需要高校本身的支持和高校檔案工作者的努力，還需要高校數(shù)字檔案館的利用者的建議，只有各方面相互支持，共同努力，才能有效推進我國高校數(shù)字檔案館的建設和發(fā)展。