疾控中心檔案管理質(zhì)量提升研究

摘要：疾控中心作為疾病預(yù)防控制和公共衛(wèi)生管控等的重要機(jī)構(gòu)，在長期的工作當(dāng)中積累下來了大量的資料，并統(tǒng)一管理形成檔案。檔案作為疾控中心必不可少的資料，其管理工作是非常重要的。在疾控中心檔案日益增多的情況下，檔案管理的問題也逐漸浮現(xiàn)出來。本文通過分析疾控中心檔案管理的特點(diǎn)及缺陷，提出了一些建議，希望能對(duì)疾控中心檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理工作；質(zhì)量

近年來各類疾病頻發(fā)，疾控中心內(nèi)部的檔案資料對(duì)正確的預(yù)防和控制各種突發(fā)的疾病有很大的幫助。如今疾控機(jī)構(gòu)在疾病預(yù)防和、公共衛(wèi)生檢測(cè)等活動(dòng)中不斷記錄并積累成了各類具有很大價(jià)值的檔案文件。這些檔案文件主要包括檢測(cè)報(bào)告、傳染病和非傳染病預(yù)防、計(jì)劃免疫、性艾、儀器設(shè)施和人事檔案等[1]，如何利用新的技術(shù)和新的方法來提升大難管理工作的質(zhì)量是一門必修的課題，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、疾控中心檔案管理的特點(diǎn)

1.復(fù)雜的信息來源

疾控中心檔案來源不僅僅包括慢性病、傳染病、地方病等各類疾病的檔案，還有食品衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、勞動(dòng)衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、放射衛(wèi)生等[2]衛(wèi)生檔案，檔案來源具有時(shí)效性，所以說檔案信息的來源很復(fù)雜。

2.對(duì)象的集體性

疾控中心的主要工作內(nèi)容是研究各種疾病的防治以及公共衛(wèi)生的檢測(cè)，不管是傳染性的疾病還是天災(zāi)導(dǎo)致的疫情都是以民眾群體為對(duì)象，民眾集體數(shù)量大，因此檔案數(shù)據(jù)也多，疾控中心的檔案也具有民主性。

3.內(nèi)容的全球性

疾病檔案一般是不受地域限制的，在如今這個(gè)信息化的時(shí)代，一擔(dān)有新的疾病信息，其檔案肯定會(huì)在全球各地流轉(zhuǎn)，所以說現(xiàn)在疾控中心的檔案也是具有全球性的，并及時(shí)更新。

二、疾控中心檔案管理中存在的問題

1.歸檔不夠及時(shí)

疾控中心在對(duì)檔案文件完成記錄之后，還要搜集相關(guān)的檔案文件，并對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔。但在很多時(shí)候，各個(gè)部門之間協(xié)調(diào)工作沒有做好。疾控中心中各個(gè)部門在進(jìn)行資料處理時(shí)的方式不同，檔案分類又十分復(fù)雜，所以檔案管理人員在處理檔案文件時(shí)工作效率很低。同時(shí)，檔案在流轉(zhuǎn)過程中可能會(huì)出現(xiàn)丟失以及滯留等情況。由于各種因素的影響，一些檔案文件在歸檔過程中會(huì)出現(xiàn)延遲以及缺失的情況，這種現(xiàn)象很有可能一直到下一次檔案查詢的時(shí)候才能發(fā)現(xiàn)。檔案歸檔不及時(shí)會(huì)影響到后續(xù)信息的查詢，也影響到了檔案的利用。

2.信息化水平低

目前信息化技術(shù)也日益成熟，但也并不是所有人都會(huì)運(yùn)用信息化技術(shù)來處理事情。疾控中心大部分檔案文件都是紙質(zhì)檔案，處理紙質(zhì)檔案文件其一是效率低下，其二是文件的轉(zhuǎn)移和儲(chǔ)存比較困難。疾控中心的檔案管理信息化水平只是停留在簡單的表格和文檔上，并沒有運(yùn)用到信息化的有事來幫助檔案管理提升工作效率。不管是檔案的儲(chǔ)存還是調(diào)閱都要花更多的人力物力，而且文字和圖片等資料傳達(dá)的信息肯定是不如音頻和視頻準(zhǔn)確的，紙質(zhì)版的檔案注定很難長久保存下去，這就避免不了進(jìn)行檔案的重新歸檔

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

疾控中心檔案管理人員必須要有一定的專業(yè)技能才能更好的完成工作，檔案文件內(nèi)容復(fù)雜、繁瑣，數(shù)量多，而且在新的形勢(shì)下檔案工作必定會(huì)一步步走向信息化，這就要求檔案管理人員不僅要有檔案管理方面的專業(yè)技能，還要有疾控方面的知識(shí)素質(zhì)，并且能夠熟悉并應(yīng)用信息化管理來做好疾控中心的檔案管理工作。目前疾控中心并不是所有的檔案管理工作者都具有這樣的素質(zhì)，這樣在工作中就不免會(huì)出現(xiàn)各類問題，影響檔案管理效率。

三、疾控中心檔案管理質(zhì)量提升研究

1.完善體系與制度

首先疾控中心應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步的完善檔案管理體系，對(duì)檔案的分類、檔案范圍、歸檔時(shí)間都要有明確的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)部門工作有章可循才能提高檔案管理工作效率。同時(shí)可以建立績效制度，提高檔案管理工作人員積極性。檔案管理應(yīng)該有明確的規(guī)則與方式，檔案管理體系應(yīng)該有詳細(xì)的檔案管理手冊(cè)，統(tǒng)一檔案文件的內(nèi)容、順序，檔案的排序、編號(hào)等由詳細(xì)記錄，標(biāo)識(shí)清晰等。檔案流轉(zhuǎn)過程也需要有相應(yīng)的規(guī)則與記錄，以便檔案文件的歸檔進(jìn)度查詢以及文件的追溯。

2.人才培養(yǎng)與人員素質(zhì)提升

檔案管理工作在疾控中心是核心工作，所以要很好的完成檔案管理工作需要提高檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)。主要通過“走出去”和“引進(jìn)來”兩種方式來提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，走出去是指疾控中心需要為檔案管理人員需要提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，比如可以定期組織檔案管理人員到上級(jí)機(jī)構(gòu)或者優(yōu)秀機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)、定期組織培訓(xùn)等。而引進(jìn)來指疾控中心需要從社會(huì)中吸收專業(yè)素質(zhì)高的人才并安排到檔案管理工作中，也可以從機(jī)構(gòu)內(nèi)部篩選具有專業(yè)特長的人員到檔案管理崗位上工作。

3.信息化技術(shù)應(yīng)用與提升

信息化時(shí)代到來讓檔案管理工作也能夠慢慢走向自動(dòng)化從而提高工作效率，檔案管理工作融入電腦技術(shù)以及信息化技術(shù)已經(jīng)是必然的趨勢(shì)，疾控中心也不例外。應(yīng)用信息化技術(shù)來管理檔案減少大量的重復(fù)工作，將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理、分類。雖然疾控中心已經(jīng)慢慢的在應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但是距離真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理還差得遠(yuǎn)，這是因?yàn)榻ㄔO(shè)力度不夠。加大信息化的建設(shè)力度是疾控中心實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的第一步，首先要從思想上轉(zhuǎn)變過來，建設(shè)信息化管理規(guī)范流程，并將檔案文件轉(zhuǎn)化為電子文檔建立數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行分類管理，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查閱。這樣不僅可以方便查詢，還可以節(jié)省檔案存儲(chǔ)所需要的空間，在需要的時(shí)候檔案文件也可以打印成紙質(zhì)版。而進(jìn)一步的提升就是建立音頻和視頻檔案數(shù)據(jù)，以更加直觀的方式儲(chǔ)存檔案信息。

當(dāng)然信息化的檔案管理也存在著很多問題，電子文件可能遭到網(wǎng)絡(luò)入侵從而泄露檔案信息是最大的風(fēng)險(xiǎn)，所以疾控中心的重要機(jī)密檔案是不能存入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的，同時(shí)還要有防止等技術(shù)措施。雖然信息化檔案管理方式存在很多漏洞，但只要制定好相關(guān)的安全措施和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，一定能為檔案管理工作節(jié)省大量人力物力，提高效率。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)發(fā)展，人民生活水平日益提高，疾控中心檔案管理工作也會(huì)日益復(fù)雜，檔案管理體系也必定要跟隨者社會(huì)的腳步不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉瑛，郭宏.疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)[J].職業(yè)與健康，2014，30（15）：2193-2194+2197.

[2]蘇居明，徐東.疾控中心檔案管理質(zhì)量提升對(duì)策的探究[J].中國城鄉(xiāng)企業(yè)衛(wèi)生，2018，33（06）：175-176.

作者簡介：范文婧，女，1982.10.28，四川省疾病預(yù)防控制中心，610041，西南醫(yī)科大學(xué)臨床醫(yī)學(xué)本科，助理研究員，檔案管理。