淺析無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國社會(huì)實(shí)現(xiàn)了可持續(xù)發(fā)展，信息技術(shù)質(zhì)量不斷提高。在信息化建設(shè)中，我國的辦公室工作也朝著無紙化辦公的方向發(fā)展，也反映了各種資源發(fā)展形勢下的新型的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；檔案資源；整合構(gòu)建；策略

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）29-0033-01

引 言

在現(xiàn)代社會(huì)中，無紙辦公是一個(gè)發(fā)展方向，它給檔案資源的整合與構(gòu)建帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在無紙化辦公條件中，使用的文件存儲(chǔ)在電子文件中，這對于能夠使用電子設(shè)備查看或保存數(shù)據(jù)的辦公人員來說是方便的，也可以使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸。因此，無紙辦公文檔是信息和載體的結(jié)合，其個(gè)別性可以提高檔案資源整合的水平和效率。因此，本文主要分析了無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略，詳情如下：

1 無紙化辦公的概念

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公中的應(yīng)用被稱為物質(zhì)化辦公，可以說，無紙辦公的最關(guān)鍵要素是實(shí)現(xiàn)和完成辦公自動(dòng)化。我們經(jīng)常把辦公室自動(dòng)化稱為通過使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用先進(jìn)的設(shè)備和通信技術(shù)在整個(gè)工作過程中收集和整理信息，以及通過加工來有效利用信息。在此過程中，管理人員可以更方便地共享信息，完成信息收集工作，不斷提高辦公效率。因此，不難得出結(jié)論，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心內(nèi)容是工作流，利用電子技術(shù)使業(yè)務(wù)流程在計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)上操作，不僅提高了工作效率，而且提高了系統(tǒng)性。

2 無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略探析

2.1 將檔案資源的主要內(nèi)容進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變

在無紙化辦公環(huán)境中，整合檔案資源的工作需要首先對其內(nèi)容進(jìn)行改造，不僅要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，還要將檔案具體內(nèi)容添加到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，在存儲(chǔ)檔案資源時(shí)，一般是對重要檔案資源的統(tǒng)一存儲(chǔ)和統(tǒng)一管理，在與檔案信息相關(guān)的數(shù)據(jù)信息庫中，可以快速搜索所需的目標(biāo)檔案資源，將需要使用的檔案信息通過整合收集在一起，在過去使用的整合方法一般是人工整合，在無紙化管理的要求下，整合方法逐漸向數(shù)字整合發(fā)展，不僅改變了原有的存儲(chǔ)方式，而且逐漸將管理整理方式改為信息化的形式，對檔案資源整合的具體工作內(nèi)容做了合理的改變。

2.2 完善管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作

由于采用了無紙辦公的方法，工作人員將不可避免地應(yīng)用一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作對檔案資源的整合也具有一定的意義。無論是檔案資源的初期處理，還是后期科學(xué)整合材料的工作，都需要在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上進(jìn)行。依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這是一個(gè)關(guān)鍵的基本技術(shù)，讓所有的文件信息更好地整合，受網(wǎng)絡(luò)分散性的影響，技術(shù)人員需要采用合理的方法對網(wǎng)絡(luò)元素進(jìn)行凝聚，使檔案資源整合性更強(qiáng)。盡管網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作一直處于發(fā)展過程中，但不完善的建設(shè)基礎(chǔ)無法支撐其他后續(xù)建設(shè)工作，因此，在無紙化檔案管理的工作環(huán)境中，優(yōu)化和整合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是關(guān)鍵任務(wù)之一。除了在管理部門之間建立獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)外，整合人員和其他檔案管理人還必須保持良好的溝通，以便于獲取檔案中的全新信息，并實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息流轉(zhuǎn)，在管理的同時(shí)完成共享檔案管理的任務(wù)。

2.3 檔案資源整合的標(biāo)準(zhǔn)性措施

一般而言，檔案是一種比較特殊的信息資源，在一定程度上對社會(huì)發(fā)展也很重要，其詳細(xì)記錄了歷史發(fā)展的過程，同時(shí)，也為我國未來道路發(fā)展的日常工作提供了重要的參考依據(jù)，它不僅詳細(xì)記錄了政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、文化等方面的發(fā)展，而且詳細(xì)記錄了有關(guān)事業(yè)及其社會(huì)發(fā)展歷程，因此，檔案在我國歷史發(fā)展中具有重要的意義，隨著歷史的不斷發(fā)展，檔案將為社會(huì)發(fā)展帶來更多的財(cái)富。但是，由于歷史的發(fā)展形勢，檔案信息管理工作仍然存在著不合理的現(xiàn)象，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督形式，無論是檔案信息軟件還是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫，都沒有完善的管理體系，缺乏統(tǒng)一的管理體系，進(jìn)而對檔案信息化的有效實(shí)施帶來了一定的影響。因此，有關(guān)部門有必要根據(jù)這些問題制定切實(shí)可行的管理機(jī)制，并根據(jù)相關(guān)要求建立完善的管理體系，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息化的目的。同時(shí)，檔案的信息整合也需要各種標(biāo)準(zhǔn)，一般而言，這些標(biāo)準(zhǔn)可分為四個(gè)方面：檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源整合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源整合管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源整合過程中的工作標(biāo)準(zhǔn)。整合檔案資源的一般標(biāo)準(zhǔn)，包括術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)和其他綜合標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括數(shù)據(jù)庫構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)字對象識(shí)別、置標(biāo)語言標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)、字符集標(biāo)準(zhǔn)、對象數(shù)據(jù)、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等。檔案資源整合的管理標(biāo)準(zhǔn)。整合檔案資源的工作標(biāo)準(zhǔn)包括各信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的日常工作及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及工作流程。

2.4 完善與整合資源相關(guān)的法律與規(guī)定

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合，必須制定、整合和構(gòu)建各種相關(guān)的專業(yè)法律法規(guī)，因?yàn)橹挥型ㄟ^立法才能使檔案信息資源的管理合法化，要從法律上解決整合過程中可能出現(xiàn)的一些新問題，為整合建設(shè)創(chuàng)造良好的法律政策環(huán)境，以有效且最大限度地促進(jìn)檔案信息資源整合過程的順利進(jìn)行。在制定整合建設(shè)專項(xiàng)法律時(shí)，要深入探討我國目前檔案信息管理存在的問題，同時(shí)尋求多方面的努力，合理開發(fā)多條渠道，借鑒其他國家在這一領(lǐng)域的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。從而確保制定的法律法規(guī)能夠更好地解決實(shí)際問題，能夠解決尖銳的矛盾，同時(shí)必須符合整合建設(shè)的客觀規(guī)律。

3 結(jié)束語

通過以上描述，我們可以得出結(jié)論，辦公室的檔案管理與無紙化和自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合，使檔案管理的效率在業(yè)務(wù)層面上提高了一步，而且它在文件的一體化管理中也有非常重要的作用，這也使文件一體化管理成為現(xiàn)實(shí)，無紙化辦公和檔案管理節(jié)約了辦公費(fèi)用，使原來復(fù)雜的工作更加簡單，無紙化辦公環(huán)境使檔案管理人員取得了長足的進(jìn)步，提高了檔案工作的智能化，無紙化辦公促進(jìn)了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，提供了技術(shù)支持。

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收稿日期：2018-9-20