利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

劉靜*

（魚(yú)臺(tái)縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，山東濟(jì)寧，272300）

引言

大數(shù)據(jù)指的是我們可以在更大規(guī)模的數(shù)據(jù)上做到更多的小規(guī)模數(shù)據(jù)上完成的事情。伴隨著大數(shù)據(jù)的時(shí)代到來(lái)，信息技術(shù)方面都有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)等各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)深刻的影響，對(duì)于檔案管理上來(lái)說(shuō)也發(fā)生了重大的改變，對(duì)于檔案管理工作的要求也愈發(fā)嚴(yán)格。面對(duì)如今大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理工作要面對(duì)全新的管理制度，借助大數(shù)據(jù)來(lái)展開(kāi)檔案管理工作，不僅可以提高檔案管理的效率，還可以提高檔案的管理服務(wù)水平。下面將主要分析如何利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力。

1 堅(jiān)持大數(shù)據(jù)的思想，實(shí)施檔案管理工作

檔案管理工作需要大數(shù)據(jù)的真正落實(shí)，其最根本是在思想上更新對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和領(lǐng)悟。檔案管理數(shù)字化的建設(shè)，取決于管理員的工作的思想。因此尤其是正處于新時(shí)期的管理員，必須在基于其工作崗位切實(shí)的需要和用戶(hù)的管理需要上，強(qiáng)化其對(duì)檔案管理工作思想上的認(rèn)知，無(wú)時(shí)無(wú)刻警醒本身堅(jiān)持大數(shù)據(jù)思想，并踴躍投入到建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理當(dāng)中?，F(xiàn)代社會(huì)，數(shù)據(jù)作為開(kāi)展各項(xiàng)工作的重要資料，為什么要求管理員更新工作思想？因?yàn)橐氡ＷC一個(gè)項(xiàng)目在安全、穩(wěn)定的情況下能夠成功實(shí)施，必須要具有完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。而且完整的管理制度不僅可以促進(jìn)創(chuàng)新，而且能夠保證在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的建設(shè)中，朝著正確的發(fā)展方向穩(wěn)步向前。通過(guò)完善的管理體制的引導(dǎo)，可以產(chǎn)生各項(xiàng)創(chuàng)新的管理方式，從而使檔案管理能夠持續(xù)進(jìn)展。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理的數(shù)字化，并不是簡(jiǎn)單的就檔案管理進(jìn)行信息化，這次革新的關(guān)鍵是將檔案中含有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理的信息化。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)信息查詢(xún)與管理系統(tǒng)，用戶(hù)可以及時(shí)對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行檢索，能夠使用戶(hù)在現(xiàn)代化檢索平臺(tái)獲得良好的體驗(yàn)。

2 確立“網(wǎng)絡(luò)為體，創(chuàng)新為用”的檔案管理模式

以開(kāi)放的心態(tài)接受大數(shù)據(jù)，摒棄“數(shù)據(jù)小農(nóng)”意識(shí)，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代下的機(jī)會(huì)，突破傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)意義模式。例如數(shù)字檔案咨詢(xún)業(yè)務(wù)將成為常態(tài)，信息咨詢(xún)?cè)跈n案管理中將成為一個(gè)重要的核心業(yè)務(wù)。網(wǎng)絡(luò)上將進(jìn)行大量的信息咨詢(xún)，數(shù)字檔案咨詢(xún)也將引領(lǐng)新的檔案信息咨詢(xún)服務(wù)。為此，我們需要更進(jìn)一步地重視信息的交互與咨詢(xún)能力地提高，轉(zhuǎn)變過(guò)去被動(dòng)回應(yīng)需求的模式，向主動(dòng)發(fā)現(xiàn)需求、提供服務(wù)發(fā)展，充分利用自己的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)解決用戶(hù)的問(wèn)題。

3 完善檔案管理系統(tǒng)，增長(zhǎng)數(shù)字資源管理周期

具有健全的管理機(jī)制是所有系統(tǒng)的建立與實(shí)施的基礎(chǔ)，從而保證安全的實(shí)施情況以及高效的實(shí)施效率?？墒钱?dāng)今的信息管理，更關(guān)注貫徹落實(shí)共享理念。因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)在平臺(tái)進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新時(shí)，必須依據(jù)現(xiàn)實(shí)情況增強(qiáng)各種檔案信息之間的聯(lián)系與交流。根據(jù)不同的起源、不同的典型以及不同管理的本意的信息進(jìn)行實(shí)質(zhì)性理解，并在這些信息中尋找一定的關(guān)聯(lián)性，健全信息交互體系。從而，保證檔案管理工作更加系統(tǒng)，檔案管理信息更加綜合，為后續(xù)實(shí)施相關(guān)項(xiàng)目工作提供更加有用的數(shù)據(jù)信息幫助。另外，在檔案管理中存在的不同的業(yè)務(wù)，也有著較大的差異性。作為管理人員，應(yīng)明確分辨存在于不同業(yè)務(wù)之間的差異，從而依據(jù)現(xiàn)實(shí)需求實(shí)施合理流程的檔案管理。由此，當(dāng)前檔案管理要想獲得信息化的發(fā)展，最重要的是根據(jù)檔案信息管理、儲(chǔ)存、交互、共享的原則，完善管理系統(tǒng)。

4 提升檔案管理人員的管理水平，創(chuàng)建智慧檔案館的云平臺(tái)

檔案管理的工作不僅僅只包含對(duì)檔案進(jìn)行羅列，對(duì)檔案管理人員的管理素養(yǎng)還有一定的要求，需要他們不斷豐富自己的管理技術(shù)，提升自己的檔案管理水平，除此之外還要?jiǎng)?chuàng)建智慧檔案館的云平臺(tái)。通常來(lái)說(shuō)智慧檔案館的云平臺(tái)要遵循分層原則，這里主要分為四個(gè)階層，第一層是檔案館云平臺(tái)中的基層，主要發(fā)揮的是數(shù)據(jù)信息傳遞與儲(chǔ)存功能，對(duì)檔案資料的整理以及傳送網(wǎng)絡(luò)等資料。第二層是也就是平臺(tái)層，主要負(fù)責(zé)的是設(shè)備的功能調(diào)節(jié)以及信息的監(jiān)控工作。第三層則是應(yīng)用層，主要是以用戶(hù)為服務(wù)主體，幫助用戶(hù)去搜索相關(guān)的檔案信息。第四層才是終端用戶(hù)層也是最頂層，其主要根據(jù)用戶(hù)的是實(shí)際需求來(lái)做相對(duì)應(yīng)的定義，并為之做出靈活的調(diào)整與修改，頂層也是整個(gè)智慧檔案館云平臺(tái)中最為重要的一個(gè)階層，只有保證此層的工作做到位，才能實(shí)現(xiàn)智慧檔案館云平臺(tái)的高效、便捷的目的。通過(guò)以上四層階層，才能完全搭建成系統(tǒng)性的智慧檔案館云平臺(tái)。

5 確保檔案信息雙向數(shù)字化建設(shè)檔案管理

將檔案管理實(shí)行創(chuàng)新式管理實(shí)際上是將具體的數(shù)據(jù)信息管理加以改革創(chuàng)新，可以將檔案信息錄入到電腦里，然后再借助先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析來(lái)將檔案信息轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制，從而來(lái)實(shí)現(xiàn)信息雙向數(shù)字化建設(shè)檔案管理。再者，還可以利用信息雙向數(shù)字化建設(shè)檔案管理中的職能的檔案信息跟蹤系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化的管理，這也是更方便于用戶(hù)去搜索想要的檔案信息。如果能夠?qū)n案信息用數(shù)字的形式顯示出來(lái)，就可以更好的建立一個(gè)綜合性較強(qiáng)的檔案管理體系。而所謂的雙向管理也是為了滿(mǎn)足用戶(hù)查詢(xún)檔案信息，這樣的綜合性管理體系既符合如今的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，還能滿(mǎn)足當(dāng)今社會(huì)人們對(duì)檢索檔案信息的需求。

6 提供個(gè)性化與智能化的檔案信息服務(wù)

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案機(jī)構(gòu)管理的是數(shù)據(jù)，不具備生產(chǎn)數(shù)據(jù)產(chǎn)品的能力，因此提供的服務(wù)是有限的，并且是單一化的服務(wù)，如數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)打印等。而基于大數(shù)據(jù)的服務(wù)，那個(gè)更加準(zhǔn)確地了解用戶(hù)的需求并根據(jù)用戶(hù)的需求制定個(gè)體化的數(shù)據(jù)產(chǎn)品。檔案機(jī)構(gòu)需要把握社會(huì)熱點(diǎn)，關(guān)注不同人群的關(guān)注點(diǎn)，借助信息化技術(shù)手段，提供針對(duì)性的推送服務(wù)。另一方面，在大數(shù)據(jù)管理框架下，用戶(hù)不只是數(shù)據(jù)的使用者，同時(shí)也成為檔案管理的參與者，用戶(hù)在對(duì)檔案使用時(shí)也是對(duì)檔案資源的再整合。用戶(hù)每次檢索數(shù)據(jù)均被數(shù)據(jù)庫(kù)記錄，然后通過(guò)智能化分析手段，對(duì)用戶(hù)的需求做出分析，在類(lèi)似需求的用戶(hù)檢索式便可向其推送其他用戶(hù)檢索結(jié)果，從而提高檔案服務(wù)的準(zhǔn)確性和服務(wù)效率。

7 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的時(shí)間還不久，甚至算是起始階段，因此在其使用的過(guò)程中仍舊存有一些問(wèn)題。但隨著如今信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中是必然的趨勢(shì)，這也是滿(mǎn)足人們?cè)诟鱾€(gè)方面的需求的必經(jīng)之路。對(duì)于如何利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力，本文所提及到的幾點(diǎn)有：堅(jiān)持大數(shù)據(jù)的思想，實(shí)施檔案管理工作，完善檔案管理系統(tǒng)，增長(zhǎng)數(shù)字資源管理周期，提升檔案管理人員的管理水平，創(chuàng)建智慧檔案館的云平臺(tái)，確保檔案信息雙向數(shù)字化建設(shè)檔案管理等。

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