科技檔案管理信息化建設(shè)研究

李秋香

摘要本文從科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程、科技管理系統(tǒng)實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理等幾個方面進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞信息化 科技 檔案管理 建設(shè)

一、科技檔案和科技檔案管理

（一）科技檔案

所謂科技檔案，即是指與生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農(nóng)工生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案及科研醫(yī)療檔案等?？萍紮n案有其特殊勝，可表現(xiàn)為以下幾點：（1）和普通檔案相比，科技檔案專業(yè)性較雖，主要體現(xiàn)在內(nèi)容性質(zhì)和形成領(lǐng)域等；（2）科技檔案種類繁雜，特點顯著，其多元性主要是因為生產(chǎn)活動的專業(yè)性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實用性。在企業(yè)中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠為企業(yè)提供相關(guān)資料和情報，提升企業(yè)的生產(chǎn)力，進(jìn)而增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（二）科技檔案管理

科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對科技檔案進(jìn)行管理，以保證其安全勝?？萍紮n案管理通常包括以下幾點：（1）收集。對科技生產(chǎn)中形成的資料進(jìn)行采集，將其集中在專業(yè)管理部門進(jìn)行管理，以便最終實現(xiàn)科學(xué)管理；（2）整理。對采集到的檔案資料進(jìn)行處理，按內(nèi)容或形式特點將其分類，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應(yīng)對其進(jìn)行仔細(xì)鑒別，按照檔案質(zhì)量和保存價值劃分保管等級，沒有實際用處的，應(yīng)處以銷毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術(shù)，運用合理的手段和方法，保護(hù)檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發(fā)揮作用；（5）統(tǒng)計。通過一系列相關(guān)參數(shù)對科技檔案的數(shù)量等方面進(jìn)行分析統(tǒng)計，對其總的狀況能夠?qū)崟r了解，起到監(jiān)督的作用，同時也能夠為下一步發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù)；（6）提供利用。指發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造一些科學(xué)合理的新方法，對科技檔案信息進(jìn)行深一步開發(fā)，以滿足工作需求。

在21世紀(jì)，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進(jìn)信息技術(shù)，依靠計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)組成一個新的平臺，為科技生產(chǎn)活動提供相應(yīng)的技術(shù)條件，為組織管理工作提供信息依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的綜合發(fā)展，從而提升企業(yè)的競爭力。

二、科技檔案管理信息化建設(shè)

信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

（一）科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。

科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價值。

當(dāng)今社會正步入一個新的技術(shù)革命新時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

（二）科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的必要鏈條

企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強(qiáng)企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。同樣，在市政工程建設(shè)企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長期全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

（三）科技檔案信息化管理是一項系統(tǒng)工程

企業(yè)一般設(shè)置科技信息管理部門，這個部門的主要職責(zé)是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步與信息化；運用科技管理、計算機(jī)應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學(xué)管理水平。管理的內(nèi)容：—是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進(jìn)費項目計劃等；二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場等；三是負(fù)責(zé)專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實施等；四是負(fù)責(zé)計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認(rèn)證與認(rèn)可、計量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計量站管理等；五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等；六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等；七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計工作；八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，市政工程企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個方面，羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是市政工程企業(yè)科技管理的必要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項重中之重的系統(tǒng)工程。

企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務(wù)于全網(wǎng)的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰(zhàn)術(shù)管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達(dá)的計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作也包括科技檔案管理的統(tǒng)一管理。科技管理系統(tǒng)、科技計劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。

推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來說：由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高更嚴(yán)的要求。只有解決好人才問題，才能使檔案信息化建設(shè)符合科學(xué)正確的方向，最大限度地滿足市政工程企業(yè)對科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機(jī)技術(shù)人員，固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。

三、結(jié)語

科技檔案對企業(yè)起著十分重要的作用，加強(qiáng)管理，可以進(jìn)一步挖掘檔案的價值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式也應(yīng)改進(jìn)，在信息化的大環(huán)境下，應(yīng)引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐漸實現(xiàn)信息化的科技檔案管理。