大型工程項目的文件與檔案管理思路研究

李巖

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）9-235-01

摘要 針對大型工程項目的文件與檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，其問題突出表現(xiàn)在項目建設(shè)時間較長，管理單位比較分散；項目管理不夠規(guī)范，檔案管理制度不健全及檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后等方面，且根據(jù)大型海洋工程項目的特點，提出大型海洋工程項目文件與檔案管理的思路，以期能夠持續(xù)提升大型海洋工程項目文件與檔案管理的整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 大型工程項目 文件管理 檔案管理

中國海洋石油在當今國際政治環(huán)境和行業(yè)環(huán)境的重大變化--下，提高市場競爭意識，積極拓展國內(nèi)外大型工程項目。在大型工程項目建設(shè)期間，工程文件、檔案管理以及設(shè)備管理等均為項目管理中的重要組成元素。工程文件、檔案管理等與整個工程在建過程緊密關(guān)聯(lián)，對整體工程項目管理的質(zhì)量會產(chǎn)生較大影響。文章將結(jié)合當前大型工程項目文件與檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)研究活動帶來一定借鑒價值。

一、大型工程項目的文件與檔案管理現(xiàn)狀分析

大型工程項目文件與檔案管理期間，多存在項目建設(shè)時間較長，管理單位比較分散；項目管理不夠規(guī)范，檔案管理制度不全及檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后等方面問題，影響著文件與檔案管理的質(zhì)量。

（一）項目建設(shè)時間較長，管理單位比較分散

大型工程項目建設(shè)中，項目建設(shè)周期長短不一，在建周期時間上的差異，這對于項目建設(shè)管理工作也帶來了%的難度。項目建設(shè)過程中，管理單位較多，包含施工單位、項目責任單位以及監(jiān)管單位等等，尤其是涉外項目的文件管理，更為繁多，數(shù)據(jù)檔案管理期間具有一定的監(jiān)管難度。在缺乏有效且嚴格的制度保障情況下，則難以保證項目檔案管理的完整性與統(tǒng)一性。

（二）項目管理不夠規(guī)范，檔案管理制度不健全

大型工程文件與檔案管理期間，因為大型工程項目管理人員的文件、檔案管理意識比較單薄，在工程文件、檔案形成以及數(shù)據(jù)收集等方面存在著諸多不規(guī)范的問題。大型工程項目管理人員的文件與檔案管理重視程度不足，也會直接影響檔案與文件管理的效果。一些檔案文件資料無從跟蹤、無法掌握，在整體建設(shè)項目中，檔案部門更多處于“坐等”的狀態(tài)，與施工單位的交流不足，缺乏主動管理的制度。價值檔案管理制度不夠健全，造成了各類檔案管理問題的發(fā)生，難以真正彰顯檔案管理的價值。

（三）檔案管理人才匱乏，管理方法較為落后

大型工程檔案與文件管理人員的業(yè)務(wù)能力，也是影響文件與檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。當前很多檔案與文件管理人員為行政管理兼職人員，對文件與檔案管理的專業(yè)知識掌握不足，缺乏深刻認識，檔案管理存在著盲目性與被動型的問題。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，大型工程項目文件與檔案管理期間，也需要將信息技術(shù)融入其中，將其作為一種信息資源。但是當前大型工程項目中存在著信息技術(shù)融入不足的情況下，只是存放和保管在檔案室，并未建立數(shù)據(jù)索引一大型數(shù)據(jù)庫，以便隨時查詢文件。工程文檔管理手段落后，開發(fā)與利用的效果不夠理想。

二、大型工程項目的文件與檔案管理的途徑

（一）注重協(xié)調(diào)，加強工程文檔的收集

項目建設(shè)涉及多個部門，需要對各個項目建設(shè)的周期、項目建設(shè)的工程進度以及項目建設(shè)的分工內(nèi)容等進行記錄。大型工程項目建設(shè)期間，需要提升文件與檔案管理的重視程度，加強協(xié)調(diào)，重視各個部門之間的交流。

比如可以將“權(quán)責分明”的管理制度融入其中，提升工程文檔管理的重視程度。根據(jù)工程建設(shè)的周期，實施針對性管理，且需要將工程文檔管理部門、施工單位等工作相互融合，分期、分階段實施工程文檔的收集與管理。

（二）明確制度，構(gòu)建明確的管理制度

工程文件、檔案管理期間，需要構(gòu)建明確的管理制度，以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)，使各項大型工程項目文件管理能夠更加有章可循、有條不紊。

程序化、規(guī)范化管理期間，文件、檔案的管理需要制定明確的崗位責任制度，工程文件的接受、分發(fā)以及計算機管理制度等等。清晰檔案處理的流程，規(guī)范檔案利用的規(guī)定等等。

（三）創(chuàng)新技術(shù)，融入信息化管理方法

信息化時代背景下，可以將計算機技術(shù)融入到大型項目文件與檔案管理期間，提升大型工程項目管理的質(zhì)量。

比如可以通過信息采集技術(shù)、信息處理技術(shù)等，將檔案信息、檔案以及文件等進行綜合利用，構(gòu)建一體化的管理信息系統(tǒng)，提升檔案與文件的利用率。

三、結(jié)語

現(xiàn)代大型工程項目建設(shè)期間，需要提升文件與檔案管理的重視程度。通過明確管理制度、融入信息技術(shù)以及加強工程文檔的收集等方式，提升檔案與文件管理的整體質(zhì)量。