電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

李俠

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）9-234-01

摘要 伴隨著電子信息技術(shù)的研制，其在檔案管理方面的應(yīng)用也逐漸深入到各個(gè)領(lǐng)域?；诖?，本文針對(duì)電子檔案管理工作當(dāng)中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析和探究，并通過(guò)提升檔案管理技術(shù)水平、完善電子檔案管理規(guī)章制度以及提升電子檔案管理人員工作水平等手段，來(lái)幫助有效解決已知問(wèn)題，提升電子檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞 電子檔案 檔案管理 信息技術(shù)

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位、企業(yè)和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，都十分重要，伴隨著電子技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也在逐步被電子檔案所取代。電子檔案應(yīng)用的過(guò)程當(dāng)中，由于其技術(shù)發(fā)展的時(shí)間較短，以及相關(guān)配套設(shè)施、理念的不全面，導(dǎo)致了在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中存在有一些問(wèn)題，為了能夠更好更高效率地使用電子檔案管理技術(shù)，必須要加以解決。

一、電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理技術(shù)有待提升

檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)或者機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，承載著大量的重要信息內(nèi)容，因此可能會(huì)影響到整體的運(yùn)作和發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，所使用的檔案大部分為紙質(zhì)的檔案，這種檔案管理的方法在電子檔案管理的新時(shí)代，并不能夠完全適應(yīng)檔案管理工作的需求。單位檔案存儲(chǔ)的工作必須要保障檔案自身的完整性、真實(shí)性，如果在這方面出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案管理工作的質(zhì)量下降、可信度降低。目前的電子檔案管理工作當(dāng)中，完整性和真實(shí)性面臨著一定的威脅，管理技術(shù)不能夠適應(yīng)各種新的情況，導(dǎo)致后續(xù)存儲(chǔ)工作難度和工作量越來(lái)越大。

（二）檔案長(zhǎng)期保存工作難度較高

檔案在保存時(shí)，時(shí)間越長(zhǎng)就意味著保存的難度越大，在保存過(guò)程當(dāng)中可能遇到的威脅也就越多。電子技術(shù)發(fā)展的速度較快，但是電子檔案存儲(chǔ)工作發(fā)展的速度不能夠滿(mǎn)足工作的需要。電子檔案數(shù)據(jù)較多，相關(guān)的程序更改工作任務(wù)量大、難度高，因此很多單位的電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)都已經(jīng)落后于同時(shí)期的最新技術(shù)，導(dǎo)致了管理存儲(chǔ)工作遇到了挑戰(zhàn)。同時(shí)電子檔案的存儲(chǔ)也受到了人為因素和外界因素的影響。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏

檔案管理工作時(shí)每一個(gè)單位都必備的內(nèi)容，在很多企事業(yè)單位當(dāng)中，對(duì)于檔案管理工作雖然配備了專(zhuān)業(yè)的設(shè)備和人才，但是卻缺乏相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺乏導(dǎo)致了一旦出現(xiàn)檔案管理的漏洞或者是誤差，就無(wú)法利用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)備，在后續(xù)的電子檔案維修以及數(shù)據(jù)信息內(nèi)容整理、轉(zhuǎn)移工作當(dāng)中都會(huì)造成更大的挑戰(zhàn)，管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏也阻礙了檔案管理工作質(zhì)量的提升。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)各異，還會(huì)導(dǎo)致在調(diào)取檔案時(shí)，工作效率低下。

二、提升電子檔案管理工作質(zhì)量有效對(duì)策

（一）提升檔案管理技術(shù)水平

電子檔案管理的技術(shù)是決定檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，不同與傳統(tǒng)的檔案管理工作，電子檔案管理當(dāng)中應(yīng)用到的各項(xiàng)軟件、設(shè)備等，都伴隨著需求的增加而不斷進(jìn)步。例如在當(dāng)前，為了能夠有效提升檔案管理工作的效率，使用到的3D激光掃描技術(shù)，不僅能夠有效提升檔案管理的數(shù)字化水平，還提升了工作的效率。技術(shù)更新?lián)Q代的速度較快，因此單位內(nèi)部要可以根據(jù)當(dāng)前的主流電子檔案管理技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部的更新，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提升電子信息化水平。同時(shí)，根據(jù)電子檔案管--理的需求，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案管理部門(mén)利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不僅可以便于日常檔案的存儲(chǔ)工作，還能夠便于突發(fā)狀況下的檔案維修、更換等工作。最后，在電子檔案管理技術(shù)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，不僅需要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，還可以在工作當(dāng)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，利用自身的技術(shù)和創(chuàng)造能力探索新的電子檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的靈活性發(fā)展。

（二）完善電子檔案管理規(guī)章制度

電子檔案管理工作和傳統(tǒng)的檔案管理工作+共同點(diǎn)就是必須要擁有完整、合理的規(guī)章制度作為工作的規(guī)范和參考。首先可以積極借鑒國(guó)外先進(jìn)的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且立足于本單位的實(shí)際情況進(jìn)行應(yīng)用，保障電子檔案管理規(guī)章制度的時(shí)效性。其次將規(guī)章制度落實(shí)到工作當(dāng)中，切忌浮于形式，把規(guī)章制度的每一條作為實(shí)際工作的參考規(guī)范。最后針對(duì)目前的工作當(dāng)中一些行為設(shè)立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制，把責(zé)任落實(shí)到相關(guān)的具體人員，嚴(yán)格按照機(jī)制進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，以此來(lái)提升管理人員自身工作的效率，同時(shí)又降低了工作失誤的產(chǎn)生幾率，提升整體檔案管理工作的水平，促進(jìn)檔案管理工作朝向高效率高質(zhì)量發(fā)展。

（三）提升電子檔案管理人員工作水平

電子檔案的管理工作人員自身的能力水平和檔案管理工作的質(zhì)量息息相關(guān)，在當(dāng)前的企業(yè)、單位當(dāng)中，必須要配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，以此來(lái)保障檔案管理工作的質(zhì)量，保障存入、調(diào)出檔案時(shí)的準(zhǔn)確度和完整度。檔案管理工作人員的工作任務(wù)包含了檔案管理的整個(gè)過(guò)程：檔案的存儲(chǔ)、歸檔、整理、調(diào)出、修改等各個(gè)環(huán)節(jié)，都對(duì)管理人員的自身能力做出考驗(yàn)。在選用檔案管理人才時(shí)，必須要進(jìn)行考核，確保其擁有一定的理論與實(shí)踐基礎(chǔ)，并且認(rèn)真對(duì)待工作的內(nèi)容。同時(shí)，當(dāng)下的電子檔案技術(shù)不斷發(fā)展，必須要求檔案管理人員能夠了解新技術(shù)，在系統(tǒng)更新?lián)Q代時(shí)，可以第一批掌握應(yīng)用的能力，保障檔案管理質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上來(lái)看，在目前的檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案所占的份額比例越來(lái)越大，因此對(duì)于電子檔案管理技術(shù)的要求也在逐漸提升。為了可以降低現(xiàn)有制約因素導(dǎo)致的電子檔案管理工作受到阻礙，因此必須要利用已有的能力，針對(duì)目前的電子檔案管理技術(shù)進(jìn)行提升，同時(shí)還要不斷加強(qiáng)從業(yè)人員的素質(zhì)培養(yǎng)，提升電子檔案管理工作的質(zhì)量。