如何做好企業(yè)檔案管理工作

和紅芝

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）9-223-01

摘要 在企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理工作是非常重要的一部分。隨善社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作，面臨著越來(lái)越多的調(diào)整，做好企業(yè)檔案管理工作，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要作用。本文主要從企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和做好企業(yè)檔案管理工作的建議進(jìn)行了闡述，從而更好提升企業(yè)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息資源 方法

在企業(yè)的發(fā)展中，離不開(kāi)檔案管理工作的支持。在企業(yè)檔案管理工作中，不僅要適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，還需要具有一定的前瞻性。在企業(yè)發(fā)展中，需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出科學(xué)的分析，然后健全檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)，建立檔案管理信息化體系，從而更好的提升企業(yè)檔案管理水平。

一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

在企業(yè)的發(fā)展中，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作不夠重視。一是，在企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)的檔案管理工作量比較大，工作比較繁瑣，在辦公室費(fèi)用投資比較少，從而在一定程度上阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。二是，檔案管理人員水平偏低，專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)缺乏。三是，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于企業(yè)檔案管理工作不夠重視，從而在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展。

（二）管理方法落后

近年來(lái)，隨著信息管理技術(shù)的發(fā)展，檔案管理水平不斷提高，落后的管理方法嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的良好發(fā)展。很多老舊的檔案管理模式存在著效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等缺點(diǎn)。很多時(shí)候由于效率落后，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不及時(shí)，影響了工作的進(jìn)展。其次，檔案法律法規(guī)體系有待健全，檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有建立到科室和具體的工作崗位，工作職責(zé)不夠清晰，不能做到責(zé)任到人。最后，在檔案庫(kù)房的管理上，設(shè)施簡(jiǎn)陋，管理不夠規(guī)范，物品擺放雜亂無(wú)序，甚至將檔案室當(dāng)倉(cāng)庫(kù)使用的現(xiàn)象也很常見(jiàn)，導(dǎo)致存檔文件無(wú)法及時(shí)歸檔，甚至出現(xiàn)了檔案丟失的情況。

二、做好企業(yè)檔案管理工作的建議

（一）增強(qiáng)意識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是前提和基礎(chǔ)

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)，在很大程度上影響檔案工作的發(fā)展。因此，增強(qiáng)意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)、配備專(zhuān)業(yè)的檔案工作人員，是一個(gè)企業(yè)做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，把開(kāi)展宣傳工作貫穿檔案工作的始終，檔案工作開(kāi)展到哪里，宣傳工作就跟進(jìn)到哪里，使宣傳與檔案工作同步進(jìn)行。特別是要在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層中加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的宣傳，真正做到上下齊抓共管、全員積極參與，切實(shí)將檔案工作真正納入與各主要業(yè)務(wù)部門(mén)工作同等重要的地位。

（二）健全檔案管理制度

建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)相同步，與項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程相同步，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。首先，要結(jié)合企業(yè)自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，建立一個(gè)縱橫交織的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部之間的關(guān)系，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。其次，企業(yè)檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書(shū)檔案材料，還要收集企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理檔案、音像材料、實(shí)物和電子文件，要特別注重做好重大活動(dòng)、重大事件、重點(diǎn)工程、重要領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時(shí)對(duì)收集的大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開(kāi)展企業(yè)管理工作服務(wù)，為企業(yè)各項(xiàng)管理工作提供詳細(xì)、可靠的檔案信息資源。只有做好企業(yè)檔案的收集工作，才能保證企業(yè)檔案的完整性。

（三）要培養(yǎng)一支檔案管理理論基礎(chǔ)好，業(yè)務(wù)技術(shù)過(guò)硬的檔案工作隊(duì)伍

現(xiàn)有檔案人員普遍專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足，業(yè)務(wù)能力不夠，檔案工作經(jīng)驗(yàn)經(jīng)歷缺乏。同時(shí)缺乏理論基礎(chǔ)深厚、業(yè)務(wù)能力全面、能獨(dú)立解決檔案工作新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)的業(yè)務(wù)帶頭人。我們應(yīng)該采用自學(xué)、跟師、內(nèi)部辦班、外派培訓(xùn)、參觀、交流等多種方法，持續(xù)數(shù)年進(jìn)行累進(jìn)培訓(xùn)，普遍提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，重點(diǎn)培養(yǎng)幾名業(yè)務(wù)骨干，承擔(dān)技術(shù)把關(guān)、內(nèi)部幫帶、解決業(yè)務(wù)難題的責(zé)任。

（四）實(shí)施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略

將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃和目標(biāo)，將數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理。建立室藏檔案案卷級(jí)或文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)重要的和利用頻繁的檔案建立圖像數(shù)據(jù)庫(kù)。紙質(zhì)檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，能進(jìn)行全文檢索、瀏覽。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相銜接，檔案部門(mén)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類(lèi)電子文件的收集、整合、控制和傳遞。文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)鑒定歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性及確定密級(jí)和劃定保管期限。重要電子檔案進(jìn)行紙質(zhì)等載體的異質(zhì)備份。電子檔案一式三套存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上。收集和傳遞網(wǎng)絡(luò)化，拓寬管理思路，實(shí)現(xiàn)文檔一體化和重要檔案的全部數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上遠(yuǎn)程查詢(xún)和借閱功能。

三、結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)的發(fā)展中，為了更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，需要在企業(yè)檔案管理工作中，不斷對(duì)企業(yè)檔案管理制度進(jìn)行完善，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，對(duì)檔案管理工作實(shí)施數(shù)字化戰(zhàn)略，從而更好的提升企業(yè)檔案管理水平。