檔案全過程安全管理中的風險控制探討

薛春艷

(延吉市進學社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，吉林 延吉 133000)

1 檔案全過程管理及其安全風險隱患

1.1 檔案全過程管理

檔案前端管理、庫房保管、后程監(jiān)管等是檔案全過程管理的三個階段。同傳統(tǒng)檔案管理工作相比，優(yōu)勢在于：(1)有助于拓展檔案工作環(huán)境。加大了對檔案庫房內(nèi)和庫房外的安全管理力度，能夠確保檔案在任何使用環(huán)境下都免受破壞和影響；(2)有助于延伸檔案工作業(yè)態(tài)。通過全過程管理，可以對收集、管理和應(yīng)用等檔案的每一個工作業(yè)態(tài)進行全面監(jiān)督和管理，其中包括檔案展覽陳列、開發(fā)利用和編研等環(huán)節(jié)，降低了安全事故發(fā)生的概率；(3)有助于提升檔案工作目標。要想從根本上提升檔案管理安全性，不僅應(yīng)采取有效措施避免檔案丟失、損壞等我那天，還應(yīng)對各種潛在的因素和風險進行控制和消除，努力營建一個無害和安全的檔案管理環(huán)境，這就要從檔案管理的每一個環(huán)節(jié)入手，實施全過程管理。

1.2 檔案全過程管理中的風險因素

第一，在未嚴格遵守相關(guān)規(guī)范和標準的基礎(chǔ)上實施接收、征集檔案的工作，導(dǎo)致嚴重的工作失誤，破壞檔案的完整性；第二，不合理保管檔案，加劇了檔案的自然老化程度。如受空氣污染、強光照射等自然因素的影響，檔案很容易發(fā)生腐蝕、字跡變色等問題；第三，不合理檔案利用，會導(dǎo)致檔案發(fā)生缺失現(xiàn)象，部分信息失真，檔案內(nèi)容秩序被打亂等；第四，檔案管理人員出于個人利益泄漏檔案內(nèi)容；第五，檔案備份修復(fù)、保密和保護措施不合理，導(dǎo)致檔案缺失。

2 檔案全過程安全管理的措施

2.1 檔案前端控制安全管理措施

2.1.1 檔案接收環(huán)節(jié)的安全保護措施

檔案接收過程中，通過加大管理和保護力度，能夠為檔案后期的保存和利用提供保障。首先，完善質(zhì)量檢查驗收制度，針對即將接收的檔案進行全面質(zhì)量檢查，只有符合安全要求的檔案才能夠接收進館；其次，加大檔案驗收檢查力度。嚴格遵守先消毒、后入庫的檔案滅菌消毒處理原則；再次，通過檢查的檔案在接收入館時應(yīng)包含具體的卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄和檢索工具等內(nèi)容。

2.1.2 檔案征集環(huán)節(jié)的安全保護措施

首先，制定并落實完善的檔案征集安全管理制度；其次，進館前應(yīng)指派專門的工作人員對檔案進行護送、運輸和包裝，確保檔案的安全性；再次，征集檔案以后應(yīng)立即展開歸檔和移交工作。

2.1.3 整理檔案環(huán)節(jié)的安全保護措施

首先，在對檔案進行準確分類的基礎(chǔ)上，確保檔案擁有清晰的目錄、規(guī)范的填寫模式和整齊的裝訂，嚴格遵守有關(guān)規(guī)范保證檔案擁有完整的內(nèi)容和目錄；其次，整理歸檔的過程中，應(yīng)對檔案原件進行妥善處理，逐一進行歸檔；再次，加大該環(huán)節(jié)檔案保護力度，將各種添加物、文件裝訂物等具有破壞性的因素全面消除；第四，對具有潛在危害性的檔案進行單獨立卷處理；第五，加大突發(fā)事件防范力度。

2.2 檔案庫房保管安全管理措施

2.2.1 完善安全設(shè)施建設(shè)

完善的檔案保管設(shè)施是提升檔案庫房保管安全性的基礎(chǔ)。新時期，檔案庫房保管安全管理工作中，應(yīng)積極引進相應(yīng)的安全監(jiān)控系統(tǒng)，并合理采用庫房消防設(shè)備，提升檔案數(shù)字信息安全設(shè)施完善性。

2.2.2 加強庫房保管安全建設(shè)

針對檔案庫房保管工作構(gòu)建完善的管理制度，為工作人員高效展開庫房安全管理工作提供依據(jù)，這一管理制度中，應(yīng)重點包含以下內(nèi)容：(1)檔案實體信息安全內(nèi)容；(2)包含管理規(guī)范內(nèi)容；(3)包含崗位責任制內(nèi)容。

2.3 庫外后程監(jiān)管安全管理措施

第一，檔案利用中的安全管理。在利用檔案的過程中，可以通過登記、監(jiān)控等方式，避免檔案發(fā)生損壞和丟失的現(xiàn)象。在這一過程中可以有效避免檔案復(fù)制、摘抄、裁剪等問題。第二，檔案編研時的安全保護。必須在嚴格遵守有關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)范的基礎(chǔ)上進行檔案的編研，同時還應(yīng)采取有效的管理措施，嚴禁損毀和檔案過度使用現(xiàn)象的發(fā)生。第三，為了提升檔案利用的便捷性，在實際展開編研工作的過程中，應(yīng)盡量采取復(fù)制件和數(shù)字等形式，避免過度重復(fù)使用原件而造成不必要的檔案損壞現(xiàn)象。第四，檔案展覽中的安全管理。檔案展覽過程中，不僅展覽的形式多樣化，同時檔案也需要面對各種各樣的接觸對象，因此檔案發(fā)生損壞的概率會明顯增加。在這一過程中實施安全管理，首先應(yīng)設(shè)置完善的安全保護設(shè)備，同時還應(yīng)避免展覽環(huán)境發(fā)生過大的變化等。

3 檔案安全風險控制的實施

3.1 風險控制方式

在檔案管理工作中，為了保證檔案長期處于安全的環(huán)境下，突顯出檔案的重要性，積極采取檔案全過程管理風險控制措施勢在必行。檔案安全風險控制指標為評估指標，能夠有效判別檔案安全事故的發(fā)生和后果。其中量化風險控制指標可以對檔案安全風險隱患進行有效區(qū)分，更能夠?qū)︼L險發(fā)生的危害性做出分析，將這一危害的發(fā)展方向以及避免方法預(yù)判出來。

3.2 風險控制指標的制定

應(yīng)從國家檔案安全管理、單位自身系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀、檔案管理工作需求等角度出發(fā)制定檔案全過程安全管理風險控制指標，努力將檔案安全風險發(fā)生的概率降到最低，并對檔案管理風險考核的內(nèi)容、依據(jù)和標準進行分析。設(shè)定三級指標作為全過程檔案安全管理的風險控制指標，其中應(yīng)包含檔案的風險控制與安全防護，能夠?qū)γ恳画h(huán)節(jié)的檔案信息安全性和管理措施進行明確規(guī)定。

檔案全過程管理中的風險控制、隱患消除以及安全防護等內(nèi)容應(yīng)包含于檔案安全風險控制指標中。檔案在保管以及利用過程中的安全性是這一指標的核心；檔案前端和后端管理、檔案管理庫房設(shè)施等是風險控制工作的注意范圍。檔案整體安全性是風險控制指標設(shè)計的基礎(chǔ)，應(yīng)在綜合考慮控制風險效果、保護措施以及時間周期等因素的角度出發(fā)提升該指標的合理性，努力實現(xiàn)檔案的安全管理，在實時監(jiān)控檔案安全狀態(tài)的基礎(chǔ)上，對檔案的安全性做出判斷，最終對檔案風險控制指標實施效果進行評估和調(diào)整。

檔案管理部門在日常運行過程中所開展的檔案監(jiān)督和指導(dǎo)工作都應(yīng)以風險控制指標為依據(jù)，也因此這一指標成為了各部門落實檔案安全工作的基礎(chǔ)。

3.3 方案實施

第一，在明確檔案安全風險控制指標的基礎(chǔ)上，應(yīng)由專業(yè)的組織機構(gòu)落實檔案安全監(jiān)管工作。只有這樣才能夠在檔案全過程安全管理工作中，更加有針對性的實施風險控制工作，更能夠高效利用有關(guān)評價機制，將風險指標的價值更加充分的發(fā)揮出來。第二，在實施風險控制指標的過程中，必須加大管理力度，努力對各個風險控制階段的操作規(guī)程進行規(guī)范化控制，如風險分析、風險識別以及風險處理等階段。第三，評估風險控制指標應(yīng)用效果。在這一過程中，應(yīng)由專家、員工等共同展開指標評估工作，確保所應(yīng)用的風險控制指標能夠促使檔案管理行業(yè)領(lǐng)域獲得更多的社會和經(jīng)濟效益。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案全過程安全管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的真實性、完善性以及保密性，對各個領(lǐng)域的長期發(fā)展具有直接影響。全過程安全管理彌補了傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，但是全過程檔案管理工作中的風險也是不容忽視的，因此有關(guān)部門應(yīng)采取有效措施加大檔案全過程安全管理風險控制力度，不斷提升我國檔案管理工作整體水平。

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