淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

艾青香

【摘 要】隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的管理技術(shù)在檔案管理工作中也逐漸得到了應(yīng)用，檔案現(xiàn)代化管理是在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，充分利用新的計(jì)算機(jī)等科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息管理，檔案管理工作的現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

【Abstract】 With the continuous development of modern science and technology， the modern management technology has been gradually applied in the archives management work. The modern archives management is developed on the basis of the traditional archives management. Making full use of the new computer science and technology to realize information management. The modernization of archives management is the inevitable trend of the development of modern archives management work.

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化；科學(xué)技術(shù)

【Keywords】archives management； modernization； science and technology

【中圖分類號(hào)】F272.9 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）08-0003-02

1 引言

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用已經(jīng)涉及我們生活的各個(gè)方面，逐漸成為我們生活工作中的一部分，在這樣的環(huán)境影響下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需求，檔案管理工作也慢慢地向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

2 檔案管理工作的重要性

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越重要，檔案管理的是在各項(xiàng)工作中形成的具有保存考察價(jià)值的資料，是對(duì)工作的記錄和考究的憑證。在企業(yè)中，檔案管理工作起著重要的作用。檔案作為一種信息資源，是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)、技術(shù)科研和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是企業(yè)的一種無(wú)形資產(chǎn)。檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范是影響一個(gè)企業(yè)管理水平的重要原因，檔案管理的作用在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮著積極的重要作用，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理是企業(yè)必須要做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，科學(xué)規(guī)范化的檔案管理體系使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)的發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展創(chuàng)造必要的條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的作用。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時(shí)刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時(shí)代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動(dòng)化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對(duì)其所需信息的控制，已經(jīng)開(kāi)始從庫(kù)房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實(shí)施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動(dòng)的方方面面。

3 檔案管理現(xiàn)代化所面臨的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)管理是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下孕育而生的產(chǎn)物，對(duì)很多人來(lái)說(shuō)是一種新興事物，在當(dāng)前的檔案管理工作中，雖然及時(shí)地引用了這種應(yīng)用技術(shù)，但很多工作人員的觀念還沒(méi)有得到及時(shí)的轉(zhuǎn)變和更新，尤其是年齡較大的工作人員，還使用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，這些情況導(dǎo)致了檔案管理工作的效率非常低下?，F(xiàn)代化的檔案管理工作要求檔案管理人員需要掌握先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的知識(shí)，能夠?qū)π录夹g(shù)新設(shè)備進(jìn)行日常的使用和維護(hù)，同時(shí)還要具備一定的管理能力，需要有較高的文化素養(yǎng)，一般的企業(yè)在運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理手段時(shí)都是將設(shè)備進(jìn)行了更換，而人員卻沒(méi)有變動(dòng)，使得這方面的現(xiàn)代化人才嚴(yán)重缺失，大多數(shù)檔案管理人員都還停留在計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單的收發(fā)、查找的使用階段，對(duì)現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)尚有欠缺，現(xiàn)代化設(shè)備的操作方式也沒(méi)有熟練掌握。

在現(xiàn)代化的檔案管理中，檔案管理人員的整體素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化影響很大，在具體的檔案管理工作中，大多數(shù)的管理人員素質(zhì)都還不是很高，對(duì)工作不夠熱情，服務(wù)意識(shí)不到位，對(duì)現(xiàn)代化的知識(shí)技術(shù)以及理念上都還沒(méi)有進(jìn)行自主的學(xué)習(xí)，加上單位組織沒(méi)有重視對(duì)相關(guān)技能的培訓(xùn)工作，使得檔案管理人員的整體素質(zhì)都不符合現(xiàn)代化檔案管理的要求，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

現(xiàn)代化的檔案管理不僅僅是在操作設(shè)備上面體現(xiàn)的轉(zhuǎn)變，更是需要在思想觀念上進(jìn)行改變，使之形成一個(gè)系統(tǒng)性的工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和各方面的大力支持，達(dá)到通力合作，與時(shí)俱進(jìn)的效果，但就從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化工作還有待提高，檔案管理現(xiàn)代化的理論還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。[1]

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的策略

檔案是記錄和保存技術(shù)知識(shí)和活動(dòng)成功的文件，同時(shí)也是促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)造新的成功的重要資源，具有很高的再利用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)廣泛應(yīng)用到了檔案管理工作中，使得檔案記錄管理的方法和方式都發(fā)生了巨大的改變，以信息技術(shù)為前提，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的重要方向。

4.1 及時(shí)更新管理理念，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要從思想觀念上進(jìn)行改變，檔案管理的工作人員要樹(shù)立科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，并且樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，自覺(jué)地做好檔案資料的收集和整理工作，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)急速的飛速發(fā)展，檔案管理工作必須要適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理工作方面要加快信息化的建設(shè)，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理模式，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候一定要充分運(yùn)用好現(xiàn)代科技帶來(lái)的便利，加強(qiáng)工作人員的基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，用全面發(fā)展的眼光看待，利用電子檔案，對(duì)重大事項(xiàng)的檔案歸類清楚，建立健全現(xiàn)代化檔案管理體系，使得檔案管理工作效率不斷提升。

加快檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的腳步，必須滿足檔案管理部門對(duì)軟硬件設(shè)施的需求，硬件設(shè)備的保障才能夠讓管理工作人員正常的進(jìn)行管理工作。一個(gè)部門發(fā)展的好壞與領(lǐng)導(dǎo)的管理是不可分割的，因此要對(duì)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)思想進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解到現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性和必要性，樹(shù)立起高度的責(zé)任感，把現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)放在首要的位置，在建設(shè)過(guò)程中一定要及時(shí)地聽(tīng)取員工所反饋的意見(jiàn)，幫助員工解決所遇到的問(wèn)題，用現(xiàn)代的管理思想對(duì)員工的工作進(jìn)行指導(dǎo)。檔案管理工作的現(xiàn)代建設(shè)不僅僅需要更新辦公產(chǎn)品，使員工工作便利，還要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段對(duì)員工進(jìn)行管理，辦公條件的現(xiàn)代和管理工作的現(xiàn)代結(jié)合在一起，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

4.2 實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)起著關(guān)鍵性的作用，因此要注重管理人員的現(xiàn)代化。檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、系統(tǒng)性的專業(yè)工作，工作人員素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理方式和技術(shù)在不斷地進(jìn)步以及改善，檔案管理現(xiàn)代化的新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)提出了新的要求，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，要及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)，要求檔案管理工作人要轉(zhuǎn)變成綜合性的檔案人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育，使得檔案管理工作人員樹(shù)立起愛(ài)崗敬業(yè)，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，加強(qiáng)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)和不同年齡技術(shù)人員的交流，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，起到相互學(xué)習(xí)的作用，建立健全考核機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極學(xué)習(xí)，從而不斷提升自身的素質(zhì)。在現(xiàn)代化檔案管理的形勢(shì)下，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)聯(lián)系檔案管理的實(shí)際，積極總結(jié)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，更新發(fā)展新的理念，積極創(chuàng)新工作思路，確保檔案管理水平有新的突破，檔案工作管理人員還要樹(shù)立起良好的職業(yè)道德精神和創(chuàng)新意識(shí)，通過(guò)自我學(xué)習(xí)和實(shí)踐不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，拓展自己的知識(shí)面，通過(guò)學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開(kāi)闊自己的視野，使得員工自身的發(fā)展能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理工作的腳步。[2]

5 總結(jié)

檔案管理工作是一項(xiàng)全新的事業(yè)，檔案管理在事業(yè)單位中具有舉足輕重的作用，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作從手動(dòng)操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化管理的變革，減輕工作人員工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)又大大提高了檔案管理工作的工作效率，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不僅僅是檔案管理工作的生存發(fā)展的需要，更是契合時(shí)代發(fā)展的需要，所以這就要求了相關(guān)管理人員思想的轉(zhuǎn)變和工作人員自身素質(zhì)的提升的同時(shí)，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的手段，幫助企業(yè)以及相關(guān)事業(yè)單位全面的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】張記銘. 淺析檔案管理現(xiàn)代化[J]. 黑龍江對(duì)外經(jīng)貿(mào)，2010（05）：105-106.

【2】李陽(yáng). 淺析企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化[J]. 新疆有色金屬，2018，41（01）：102-103+108.