大數(shù)據(jù)背景下的科技檔案管理的問題與對策

摘 要 大數(shù)據(jù)時代的來臨，科技檔案管理中存在的問題日趨顯現(xiàn)，難以適應新形勢下科技管理工作。本文從科技檔案管理現(xiàn)狀和存在的主要問題方面進行簡單分析并提出相關解決方法與對策。

關鍵詞 大數(shù)據(jù) 科技檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著網(wǎng)絡技術和計算機技術不斷發(fā)展，我們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代。在國家創(chuàng)新驅動發(fā)展戰(zhàn)略的指引下，科技管理部門積極適應時代和技術要求，在科技管理的網(wǎng)絡化、信息化方面著力推進新技術、新業(yè)務的應用，科技計劃、科技成果、知識產(chǎn)權、科技金融、科技宣傳等各項業(yè)務工作的信息化程度不斷提高，管理信息的大數(shù)據(jù)特征也日趨明顯，為科技檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

1科技檔案管理的現(xiàn)狀

科技檔案是指人們在科學研究、技術創(chuàng)新和科技管理活動中形成的具有歷史保存價值的研究報告、技術數(shù)據(jù)、重要圖紙、管理文件、制度規(guī)章、協(xié)議證書、聲像資料等文件資料?？萍紮n案工作主要由檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案利用等五個方面構成。在20世紀，由于數(shù)字化技術還未得到廣泛利用，科技檔案主要由紙質檔案組成，檔案整理、保管和利用以傳統(tǒng)方式進行，檔案管理利用的效率比較低。進入21世紀以來，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，科技檔案管理進入信息化階段。

（1）紙質檔案數(shù)字化加快普及。由于紙質檔案存在保存要求高、檢索使用效率低等問題，隨著計算機技術的發(fā)展以及數(shù)據(jù)處理、存儲成本的不斷下降，各地科技檔案館實施了數(shù)字化改造工程，傳統(tǒng)紙質檔案通過數(shù)字化掃描成為電子數(shù)據(jù)，檔案存儲的便利性和安全性得到了大幅提升。

（2）數(shù)字檔案網(wǎng)絡化加快推進。紙質檔案的數(shù)字化，為檔案管理的網(wǎng)絡化奠定了重要基礎。近幾年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各地科技檔案館加快推進網(wǎng)絡化工程，數(shù)字化的科技檔案逐步實現(xiàn)網(wǎng)上查詢檢索、傳輸和共享，檔案利用率得到空前提高。

（3）科技管理信息化加快實施。檔案管理的內容和方式與現(xiàn)代日益發(fā)展的科技管理工作不相適應，為了提高科技管理效率，科技部門積極加強信息化建設，在科技項目、科技成果、科技統(tǒng)計、科技宣傳等工作中陸續(xù)建設了一批網(wǎng)站或科技管理信息系統(tǒng)，微博、微信等新型媒體也向工作領域快速滲透，數(shù)字化的電子文件產(chǎn)生數(shù)量成指數(shù)速率增長，科技檔案的采集、歸檔、存儲和利用方式與傳統(tǒng)方式相比發(fā)生了翻天覆地的變化。

2科技檔案管理存在的主要問題

在科技檔案不斷向數(shù)字化轉型和科技管理信息日益“大數(shù)據(jù)化”的今天，傳統(tǒng)的科技檔案管理方式已不能適應新形勢發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）現(xiàn)有數(shù)字檔案館建設水平不高。大部分數(shù)字檔案館建設時只考慮了對已有紙質檔案的數(shù)字化管理，只設計了檔案的存儲、檢索、瀏覽、打印等功能，結構簡單、可擴展性不夠，難以適應大數(shù)據(jù)開發(fā)利用的需要。

（2）科技管理信息分散?？萍疾块T在進行科技管理系統(tǒng)開發(fā)建設時，往往缺乏科學的頂層設計，不僅管理系統(tǒng)難以整合，而且運行環(huán)境、數(shù)據(jù)結構也不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)“孤島”化、碎片化比較嚴重，難以實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)的高效利用。

（3）復合型科技檔案管理人才少。大部分數(shù)字檔案館的管理人員都是從管理傳統(tǒng)檔案的人員轉來的，計算機技術應用能力比較低，而高水平的計算機專業(yè)人員或缺乏檔案管理專業(yè)知識，或不愿意從事檔案管理事業(yè)，現(xiàn)有管理人員綜合專業(yè)素質能力較低，難以適應大數(shù)據(jù)時代需求的科技檔案管理工作。

（4）管理制度落實不到位。在科技管理“大數(shù)據(jù)化”的背景下，除了傳統(tǒng)的紙質檔案外，科技檔案更多地來自科技管理信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)和信息，實際工作中有些關鍵數(shù)據(jù)信息沒有得到及時的歸檔和保存，檔案數(shù)據(jù)的流失比較嚴重。

3解決方法與對策

大數(shù)據(jù)、云計算技術的不斷進步，對科技管理中數(shù)字檔案的科學、規(guī)范管理提供了有力技術支撐。為做好大數(shù)據(jù)背景下的科技檔案管理，科技管理部門應重點抓好以下環(huán)節(jié)：

（1）科學規(guī)劃科技管理信息平臺建設。做好各類科技管理平臺建設的頂層設計，加強業(yè)務工作與檔案工作的結合。在系統(tǒng)開發(fā)中要預留管理數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的接口，及時做好科技管理過程數(shù)據(jù)和結果數(shù)據(jù)的歸檔工作，提高數(shù)字檔案管理工作效率。

（2）建設高水平數(shù)字檔案館。實施數(shù)字檔案館改造提升工程，改進數(shù)字檔案館網(wǎng)絡和硬件條件。要改變自建機房的傳統(tǒng)思路，具備條件的，要推進數(shù)字檔案館“上云”，不僅可以降低數(shù)字檔案館的運行成本，還可提高系統(tǒng)的安全性。

（3）推進科技管理大數(shù)據(jù)利用。開發(fā)利用大數(shù)據(jù)存儲、大數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)分析等技術，對各個科技管理信息平臺中的重要數(shù)據(jù)進行科學的提取、收集和利用，建立科技管理綜合數(shù)據(jù)庫。對具有留檔價值的數(shù)據(jù)，要依托數(shù)字檔案館進行科學保存，最大化開發(fā)科技管理數(shù)據(jù)的價值。

（4）加強檔案管理制度建設。深入分析大數(shù)據(jù)背景下科技檔案管理的現(xiàn)狀與問題，研究制定科學數(shù)據(jù)和數(shù)字檔案管理辦法，不斷提高科技管理部門檔案管理的科學性和規(guī)范性。

（5）加強檔案管理隊伍建設。加強檔案管理人員培訓，提高網(wǎng)絡與計算機應用技術水平。在檔案管理隊伍中積極引進高水平的計算機應用人才，具備條件的，可依托專業(yè)機構開展數(shù)字檔案館建設與運營，大力提高數(shù)字檔案館管理工作能力。

作者簡介：劉懿玲（1971.7-），女，漢族，河北滄州人，大專，河北省科技檔案館，研究方向：檔案管理。

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