檔案信息化管理探索

閆秀敏

摘 要：檔案在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)非常重要的地位，作為一種重要的信息資源與事實(shí)依據(jù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供充足的信息支持，促進(jìn)企業(yè)決策的科學(xué)化，從而為企業(yè)創(chuàng)造出新的利潤(rùn)增長(zhǎng)空間，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。企業(yè)檔案凝聚著企業(yè)全體員工的智慧，是企業(yè)發(fā)展中非常重要的一筆財(cái)富，不僅具有巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而且社會(huì)價(jià)值也非常突出。為了更加充分、科學(xué)的利用這些重要的信息資源，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用，具有非常積極的意義，現(xiàn)已成為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的必然選擇。下文筆者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)企業(yè)檔案信息化管理談一些粗淺認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；管理；策略；企業(yè)

檔案管理作為企業(yè)日常管理的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著非常重要的影響。作為一種重要的信息資源，它真實(shí)地記錄著企業(yè)發(fā)展歷程中的各種信息數(shù)據(jù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供重要的信息支持，提升決策的科學(xué)化水平，而且對(duì)提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力也有非常重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)成為了時(shí)代發(fā)展的主題，而檔案作為一種重要的信息資源，其信息化建設(shè)也成為了當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理信息化水平，對(duì)促進(jìn)檔案資源的合理利用，更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，具有非常重要的意義。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及作用

當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及通信技術(shù)等取得了較快的發(fā)展，這也使檔案管理工作中開(kāi)始引入信息化技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速檢索和準(zhǔn)確調(diào)用。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，以檔案信息的數(shù)字化為基礎(chǔ)，構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)借助于網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字化檔案信息資源可以進(jìn)行借閱和交互，有效的提高了檔案工作的服務(wù)水平。而且檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化檢索，提高了檔案信息的查閱效率，對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 資源共享、提高效率

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息資源共享成為可能。在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行信息收集、統(tǒng)計(jì)、匯總、分析和儲(chǔ)存，通過(guò)構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源的共享，不僅提高了檔案的高效利用，而且檔案管理人員工作效率也大幅度提升。

2.2 快速查詢、高效利用

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理部門(mén)需要提供信息查詢和搜集服務(wù)。通過(guò)優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，在為檔案使用者提供服務(wù)時(shí)，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字就能夠查詢到所需要的資料。實(shí)現(xiàn)了即時(shí)搜索和即時(shí)利用，檔案整個(gè)服務(wù)環(huán)節(jié)的效率大幅度提升。而且檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效銜接，檔案利用者可以進(jìn)入信息系統(tǒng)自主搜索所需要的檔案信息，使檔案管控工作更具靈活性和高效性，全面提升了檔案查詢和利用的效率。

2.3 快速備份、高效管理

在進(jìn)行信息化管理之前，檔案管理工作受客觀因素影響較大，一般性自然災(zāi)害和由人為因素導(dǎo)致的災(zāi)害都有可能讓檔案受到損害。而且，國(guó)有企業(yè)大多數(shù)是規(guī)模較大且結(jié)構(gòu)完善的企業(yè)，其中各部門(mén)的檔案資料數(shù)量龐大，且名目眾多，所以，管理部門(mén)必須要準(zhǔn)備大面積的檔案室來(lái)存儲(chǔ)這些檔案，也相應(yīng)增加了企業(yè)的房屋、土地和物業(yè)等成本。實(shí)施信息化后，檔案管理工作不僅輕便，而且能夠?qū)⑦@些檔案快速?gòu)?fù)制到其他存儲(chǔ)設(shè)備中，減少了檔案存儲(chǔ)空間，又方便了檔案信息的存儲(chǔ)和查閱。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)優(yōu)化策略

3.1 重視檔案管理信息系統(tǒng)整體水平的提升

當(dāng)前，大部分企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化對(duì)企業(yè)發(fā)展空間的有效作用。然而，在信息化管理工作逐步開(kāi)展當(dāng)中，由于側(cè)重點(diǎn)不同，其信息化整體水平還有待提高。為加強(qiáng)對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的數(shù)字化管理，必須要對(duì)企業(yè)信息化系統(tǒng)進(jìn)行整體監(jiān)測(cè)，補(bǔ)足信息系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)，特別是要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的連接，為推動(dòng)檔案內(nèi)容信息共享掃除障礙，以此提升檔案管理部門(mén)的效率。

3.2 建立完善的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度

企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)一步對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，明確檔案管理部門(mén)在檔案信息化建房過(guò)程中的職責(zé)和任務(wù)，建立電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔規(guī)范、安全規(guī)程等，進(jìn)一步對(duì)網(wǎng)上檔案上傳及檢索流程進(jìn)行規(guī)范，針對(duì)具體的管理級(jí)別來(lái)劃定具體的權(quán)限，以此對(duì)檔案信息的使用人員進(jìn)行限定，確保檔案信息的安全性。

3.3 抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是所有大型企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)所關(guān)注的重要內(nèi)容。企業(yè)自建數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面可以自己掌握企業(yè)的重要信息數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的整體安全性；另一方面，也可以有效提高數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部資源共享的便利。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案信息資源的數(shù)量越來(lái)越龐大，針對(duì)于不斷增加的檔案數(shù)量，檔案管理部門(mén)通過(guò)構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理，而且能夠隨時(shí)調(diào)用所需要的檔案信息資源，為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的

基礎(chǔ)。

3.4 積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全問(wèn)題

檔案信息建設(shè)過(guò)程中，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，雖然為檔案管理和利用提供了更多的便利性，但檔案信息在保存、傳輸和共享過(guò)程中存在較多的安全問(wèn)題。因此要求檔案管理人員要具有較強(qiáng)的安全意識(shí)，在具體操作過(guò)程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化程序，避免檔案數(shù)據(jù)被篡改和復(fù)制的問(wèn)題發(fā)生?；诋?dāng)前檔案管理的實(shí)際情況，企業(yè)檔案在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)還會(huì)保持雙套保管制度，即電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。這對(duì)檔案信息的安全管理工作也十分有利。另外，為了進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案的安全管理，還要推動(dòng)數(shù)字檔案異地存儲(chǔ)方式，通過(guò)建立異地備份庫(kù)，針對(duì)于一些重要檔案進(jìn)行異地備份，確保檔案信息的安

全性。

3.5 重視檔案信息化人才管理

人才培養(yǎng)是企業(yè)任何時(shí)候都不應(yīng)忽視的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)，同時(shí)還要掌握信息化技術(shù)，在實(shí)際工作中能夠靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)完成檔案管理工作。因此，企業(yè)要重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期組織檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，使其在實(shí)際工作中對(duì)檔案信息的處理能力得以增強(qiáng)。另外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)招聘部分計(jì)算機(jī)方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容的維護(hù)工作，提高企業(yè)檔案信息資源的安全，更好地發(fā)揮出檔案信息化建設(shè)的作用，使檔案信息能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是當(dāng)前企業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級(jí)的關(guān)鍵。因此，需要進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)，全面提升企業(yè)檔案信息化水平，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立健全檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，全面提高檔案管理人員的信息化技能，這樣才能加快推動(dòng)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效檢索和利用，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的檔案信息支持。

參考文獻(xiàn)

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