探究企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑

孔姝　楊瑾

摘 要：這些年來我國改革開放不斷深入，市場經(jīng)濟(jì)得到了飛速發(fā)展，隨之而來的企業(yè)也迎來了大發(fā)展時期，在目前企業(yè)發(fā)展之中，企業(yè)檔案管理工作是其最為基礎(chǔ)的，企業(yè)的發(fā)展需要以檔案資料為背景，所以怎樣做好檔案管理工作，是目前企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。不過在企業(yè)檔案管理實際工作之中，還是存在著一些難以避免的問題，這對于企業(yè)的發(fā)展也造成影響，因此本文就對于目前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并且提出相應(yīng)的解決策略，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，希望能夠為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化

1 引言

目前企業(yè)之中的檔案管理工作，主要是記錄企業(yè)發(fā)展的相關(guān)資料，這不僅僅是企業(yè)發(fā)展經(jīng)歷中的工作記錄，也可以為企業(yè)以后發(fā)展起到一定的參考作用，所以從目前社會發(fā)展來看，進(jìn)行正確的企業(yè)檔案管理工作，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的必要方式，也能夠為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供幫助，是企業(yè)最為基礎(chǔ)的工作。不過因為現(xiàn)在社會激烈的競爭環(huán)境，企業(yè)發(fā)展之中會牽涉到很多方面的內(nèi)容，這也使得企業(yè)檔案管理工作存在一定的困難，為了能夠更好的進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作，可以讓企業(yè)工作人員重視檔案管理工作中存在的問題，從而進(jìn)行規(guī)范的檔案管理工作研究。

2 企業(yè)檔案管理規(guī)范化的重要性

企業(yè)檔案管理工作，主要是為了記錄企業(yè)在自身發(fā)展中所經(jīng)過的歷程，這不只是為記錄企業(yè)發(fā)展，也是為了讓企業(yè)能夠更好的解決發(fā)展問題，以及為提升市場競爭力提供參考，這對于企業(yè)發(fā)展以及日后決策都有著重要參考價值。對于目前的社會中企業(yè)管理來講，企業(yè)檔案管理工作是判斷企業(yè)現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，企業(yè)檔案管理工作需要對企業(yè)的生產(chǎn)、營運以及后勤保障等等，都進(jìn)行較為全面的記錄。企業(yè)的檔案管理工作，還包括了對企業(yè)財政支出與收入發(fā)記錄、對企業(yè)員工基本信息進(jìn)行記錄以及員工流動清算、相關(guān)產(chǎn)品研究等等，檔案管理的內(nèi)容雖然有著很大的差距，所針對的內(nèi)容有所不同，管理的對象也有所不同，但是這些內(nèi)容跟企業(yè)的運營發(fā)展有著很大的關(guān)系，所以企業(yè)應(yīng)該要重視自身檔案管理工作，然后對其工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化管理，以此來提升企業(yè)檔案管理工作的水準(zhǔn)。

企業(yè)檔案管理之中會有一些人事記錄、儲備記錄、會議記錄以及財務(wù)記錄等等，這些方面檔案的記錄，對企業(yè)未來的發(fā)展，以及競爭力的提升都有著重要作用。這些記錄方案可以說涉及到企業(yè)發(fā)展的方方面面，也能夠為企業(yè)管理作出一些參考幫助，幫助企業(yè)進(jìn)行各項內(nèi)容的決策，從而明確企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。比如在企業(yè)的人事檔案之中，對企業(yè)所有員工人事檔案進(jìn)行所有記錄，能夠為企業(yè)留下有用的人才，也能幫助企業(yè)選擇更有幫助的人才，另一方面企業(yè)的財務(wù)信息檔案管理，就可以為企業(yè)未來發(fā)展提供足夠的財務(wù)預(yù)算，幫助企業(yè)在財務(wù)方面實現(xiàn)更好的管控。

3 企業(yè)檔案管理中存在的問題

第一，目前企業(yè)檔案的利用率較低，隨著我國現(xiàn)在社會的發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)較為成熟，其直接推動了企業(yè)發(fā)展，但是目前存在的問題是企業(yè)發(fā)展速度與管理水準(zhǔn)上存在著一定差距，這需要企業(yè)對其自身管理工作進(jìn)行重視，這也是目前企業(yè)可持續(xù)發(fā)展所必須要關(guān)注的內(nèi)容。其中企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作之中的重點，對于企業(yè)發(fā)展有著重要影響，在目前企業(yè)管理工作之中，幾乎沒有對自身檔案管理進(jìn)行過重視，這也就造成了其自身檔案利用率較低，形成了企業(yè)較為明顯的問題。很多企業(yè)在進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā)或者是投資分析的時候，因為對于自身發(fā)展歷程沒有詳細(xì)的記錄，對檔案的利用率不足，所以導(dǎo)致了企業(yè)對于原先研究的項目沒有進(jìn)行保留，有一些企業(yè)即使對于原先的研發(fā)項目有所記錄，但是因為自身檔案管理工作的不規(guī)范性，所以有些記錄的檔案很難找得到，有些檔案即使找到了，也有一些資料記錄不清晰的情況等等，所以無法從原先檔案之中找到有幫助的資料，這對于企業(yè)的發(fā)展有著負(fù)面影響，也會在另一方面影響著企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定。所以企業(yè)應(yīng)該在自身發(fā)展的過程之中，重視自身檔案管理工作，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化，這也是企業(yè)在激烈了市場競爭之中，必須要重視的環(huán)節(jié)之一。

第二，企業(yè)自身檔案的收集不完善，在企業(yè)的檔案管理工作之中，普遍存在的情況就是自身檔案收集與管理工作不完整，這對企業(yè)檔案管理工作來講是很不利的，在一些企業(yè)檔案管理之中，因為其自身檔案管理的結(jié)構(gòu)存在著一定不合理性，所以導(dǎo)致了檔案收集工作會出現(xiàn)一系列問題，這其中的問題也會是企業(yè)管理層較為重視，其中可能涉及到企業(yè)生產(chǎn)資料或者運用資料等等方面，也有可能是關(guān)于合同或者報表之類的管理內(nèi)容，這些資料如果記錄不完整，則會對企業(yè)發(fā)展有著影響。企業(yè)之中這類資料收集不完整是常見的事情，屬于企業(yè)自身沒有抓住管理工作重點，這不僅僅是關(guān)系到企業(yè)的自身科研發(fā)展，也對其生產(chǎn)力提升有著影響，在目前激烈的市場競爭之中，信息電子化收集方式也存在著一定漏洞，而且因為市場流動性的原因，所以企業(yè)發(fā)展過程之中，人員也有著流動性，在人員流動過程之中，不可避免的會出現(xiàn)工作交接之中的漏洞，所以造成了自身資料較為混亂的情況，檔案工作得不到系統(tǒng)的管理，形成了檔案收集問題。

4 企業(yè)檔案管理規(guī)范化的路徑

第一，建立完整的檔案歸檔制度，企業(yè)的檔案規(guī)劃需要得到自身的重視，實現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范化，就要建立起完善的檔案歸檔制度，在制度制定過程之中，需要對企業(yè)的情況進(jìn)行充分的了解，然而根據(jù)企業(yè)的自身情況進(jìn)行制度制定，并且保證企業(yè)之中各個部門的利益，需要每一個工作環(huán)節(jié)都進(jìn)行分工明確，制定出相應(yīng)的工作準(zhǔn)則與詳細(xì)內(nèi)容規(guī)定，保證獎懲措施的有效落實，另外，企業(yè)檔案管理之中，還可以對檔案復(fù)印以及備份工作做好保密，盡可能避免管理失誤的

出現(xiàn)。

第二，要提升檔案管理人員的工作能力，企業(yè)檔案管理人員是檔案管理的主要執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的有效性，所以要促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，就需要提升檔案管理工作水平，對檔案管理人員基本素質(zhì)進(jìn)行定期培訓(xùn)，將一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗進(jìn)行有效傳授，還可以外派其到管理機(jī)構(gòu)之中進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。在檔案管理人員培訓(xùn)之中，不僅僅需要涉及到檔案管理的基本業(yè)務(wù)內(nèi)容，還需要對相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行講解，從而豐富檔案管理人員的知識面，企業(yè)也可以引進(jìn)相關(guān)檔案管理人才，加強(qiáng)人才隊伍的建設(shè)，讓企業(yè)管理人員結(jié)構(gòu)更加合理。

第三，要提高檔案管理信息化程度，在目前社會環(huán)境之中，科學(xué)技術(shù)發(fā)展較為迅速，這也為企業(yè)檔案管理提供了相應(yīng)條件，企業(yè)可以以此提高檔案管理工作信息化程度，加強(qiáng)檔案管理的建設(shè)，建立起相應(yīng)的檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案的實時管理。同時也能方便對檔案信息的查找，利用資源共享平臺，有效提高企業(yè)檔案利用率，也可以不斷完善電子檔案之中的內(nèi)容，并且采取網(wǎng)絡(luò)化的管理方法，這可以有效改變傳統(tǒng)檔案管理方式，實現(xiàn)檔案信息化管理。

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