淺談信息數(shù)字化在婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中的作用

劉麗麗

摘 要：隨著現(xiàn)代化技術(shù)的迅猛發(fā)展以及新技術(shù)革命的興起，數(shù)字化信息技術(shù)開始全面普及，婦幼保健機(jī)構(gòu)作為治病救人的服務(wù)性單位，必須堅(jiān)持以人為本的原則，對雜亂的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的管理。現(xiàn)如今，我國百姓的生活質(zhì)量越來越好，人們不僅關(guān)注物質(zhì)資料的享受，對健康的重視度也不斷提升。婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案的信息數(shù)字化管理，在一定程度上能夠提高婦幼保健機(jī)構(gòu)的管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式過于單一，工作量較大，不利于檔案管理工作效率的提升。基于此，本文首先分析了婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中信息數(shù)字化的重要性，并提出具體的應(yīng)用辦法，以供參考。

關(guān)鍵詞：婦幼保健機(jī)構(gòu)；檔案管理；信息數(shù)字化

1 婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中信息數(shù)字化的重要性

婦幼保健機(jī)構(gòu)是集醫(yī)療、科研、教學(xué)以及婦幼保健于一身的重要平臺，其醫(yī)療專業(yè)性較強(qiáng)，服務(wù)水準(zhǔn)要求相對高。檔案管理在該類機(jī)構(gòu)中屬于重要組成部分，它是機(jī)構(gòu)的日常工作得以順利開展的保障，因此應(yīng)當(dāng)確保檔案管理水平的提升。當(dāng)前的社會處于信息數(shù)字化時代，利用信息數(shù)字化技術(shù)提升檔案管理的質(zhì)量與水準(zhǔn)，使得檔案材料的價值獲得充分體現(xiàn)。一方面，該技術(shù)的應(yīng)用可促使機(jī)構(gòu)中的檔案管理更加科學(xué)化，另一方面，在婦幼保健機(jī)構(gòu)中注重?cái)?shù)字信息化建設(shè)可使得衛(wèi)生服務(wù)能力提升，使檔案館例的操作逐漸透明化、簡單化、規(guī)范化，更重要的是檔案資料執(zhí)行信息數(shù)字化管理有助于為婦幼保健機(jī)構(gòu)中各項(xiàng)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作中存在的問題

2.1 對于檔案管理的重視程度不夠

在一些婦幼保健機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員眼中，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案管理對于婦幼保健機(jī)構(gòu)的發(fā)展很難產(chǎn)生實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)效益，甚至錯誤的認(rèn)為婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案管理是可有可無的。這種片面的認(rèn)識，對婦幼保健機(jī)構(gòu)來說，高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)是第一要務(wù)，而檔案管理則可有可無，對于婦幼保健機(jī)構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量沒有任何影響，存在消極應(yīng)付情緒，在實(shí)際工作中應(yīng)付上級檢查，以紙質(zhì)檔案簡單代替，導(dǎo)致婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案建設(shè)很難開展。

2.2 檔案安全管理不健全

在現(xiàn)代婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案管理中，各類檔案資料是以電子文件的形式進(jìn)行存儲的，而且還可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把分布于不同地方的電子文件進(jìn)行完善、存儲和收集，把這些檔案資料轉(zhuǎn)存到電子設(shè)備之中。在此過程中，電子文件的存儲呈現(xiàn)出載體和信息分離的狀態(tài)，而且還可以隨時對這些載體進(jìn)行更新?lián)Q代，對檔案資料進(jìn)行長期保管，但是由于電子檔案是一種數(shù)字信息，其流動性和不穩(wěn)定性都比較大，容易導(dǎo)致電子文件被破壞、丟失、篡改，對婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案管理水平提升造成一定制約。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)較低

隨著數(shù)字檔案建設(shè)的推進(jìn)，各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，很大程度上促進(jìn)數(shù)字化檔案在婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中的應(yīng)用，但是對婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理人員來說，可能就存在一定的局限性，特別是熟練掌握數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才較少，很難滿足婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案建設(shè)、管理和發(fā)展需要。因此，對婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案建設(shè)來說，檔案管理人員素質(zhì)的提升是前提和基礎(chǔ)，不僅可以促進(jìn)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理水平的提高，也可以更好地滿足婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)和發(fā)展的趨勢與需求。

3 信息數(shù)字化在檔案管理中的相關(guān)對策

3.1 建立電子版的檔案

隨著信息時代的不斷發(fā)展，婦幼保健機(jī)構(gòu)在對檔案管理工作的開展中，首先需要從建立電子檔案開始。（1）對相關(guān)人員的信息進(jìn)行記錄及整理，通過計(jì)算機(jī)將信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。不僅能減少書寫錯誤的現(xiàn)象，同樣更具美觀性。（2）通過對婦幼保健機(jī)構(gòu)相關(guān)干部信息的錄入，并定時更新個人信息，通過與區(qū)域網(wǎng)進(jìn)行相應(yīng)的聯(lián)系，能夠更直觀地了解婦幼保健機(jī)構(gòu)干部的工作作風(fēng)，從而更好地對干部的選拔作出相應(yīng)的準(zhǔn)備。

3.2 制定可行性較高的信息標(biāo)準(zhǔn)

在婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案管理若開展數(shù)字化建設(shè)則需要嚴(yán)格遵守其中的標(biāo)準(zhǔn)，以便實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源共享。一般來說，檔案工作合理安排可通過信息數(shù)字化建設(shè)加以實(shí)現(xiàn)，與此同時還需確保檔案管理工作有序進(jìn)行，所以在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中需要將各個單位以及部門的實(shí)際情況綜合考慮，在當(dāng)下的檔案工作狀態(tài)作為建設(shè)基礎(chǔ)，將信息數(shù)字化手段與傳統(tǒng)的管理模式相結(jié)合，促進(jìn)檔案管理的相關(guān)工作得以良性的過度與發(fā)展，確保機(jī)構(gòu)中的檔案管理工作有序開展。

3.3 數(shù)字信息化管理的安全問題需要解決

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化管理的過程中需要面臨的核心問題是安全問題。檔案管理涉及諸多資料的保護(hù)，因此在信息數(shù)字化建設(shè)建設(shè)中涉及的安全問題需要得到有效解決才能確保信息數(shù)字化建設(shè)的順利開展，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高檔案信息的有效利用。針對此類問題，首先要做到完善檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，結(jié)合現(xiàn)有的情況完善信息資源管理的安全體系落實(shí)管理的機(jī)制，建立明確的個人責(zé)任制，讓管理責(zé)任真正落實(shí)到惹人，提高管理人的責(zé)任心。負(fù)責(zé)管理的工作者還需樹立安全管理的意識，在實(shí)際的過程中善于發(fā)現(xiàn)安全隱患，可對各類檔案進(jìn)行認(rèn)真的分類梳理，保證信息數(shù)字化管理工作的有效開展。

3.4 加強(qiáng)培養(yǎng)信息數(shù)字化人才

盡管信息數(shù)字化建設(shè)可有效提高機(jī)構(gòu)中管理檔案的效率，但任何一項(xiàng)工作的執(zhí)行均離不開人類的操作，人參與管理才是工作正常開展的關(guān)鍵，因此信息數(shù)字化建設(shè)的過程中需要注重相關(guān)人才的培養(yǎng)。若要保障機(jī)構(gòu)中檔案管理的專業(yè)性與有效性，則需要引進(jìn)適量的信息技術(shù)過硬的專業(yè)性人才，他們不僅需要具有良好的計(jì)算機(jī)實(shí)操能力，才需要懂得相關(guān)的管理知識，擁有良好的職業(yè)素養(yǎng)。除此之外，還要由機(jī)構(gòu)的管理高層定時為檔案管理者開展定期培訓(xùn)，不斷更新他們的專業(yè)能力，讓其更好地位信息數(shù)字化管理工作服務(wù)。此外，高層領(lǐng)導(dǎo)還需出臺并完善檔案管理信息人才的培養(yǎng)計(jì)劃，促使管理工作更趨向與系統(tǒng)化科學(xué)化。

3.5 不斷加強(qiáng)安全防護(hù)工作

數(shù)字化信息技術(shù)在婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中的應(yīng)用，雖然為婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作帶來了極大的方便，但是由于網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的隱患（如IP地址受劫持、系統(tǒng)病毒入侵、軟件漏洞等），極容易使婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案信息被不法分子所利用。因此，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理在對數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行利用時，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相應(yīng)的防護(hù)工作，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全隱患的防護(hù)意識，通過設(shè)定防火墻、殺毒軟件的安裝實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的有效防護(hù)工作。同時對重要的檔案文件進(jìn)行相應(yīng)的加密處理，在對相應(yīng)文件進(jìn)行傳輸時，可采用對稱加密和非對稱加密技術(shù)，確保文件傳輸?shù)陌踩?。例如，在對檔案進(jìn)行信息化管理時，可采用指紋識別，對于重要的檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的指紋鎖定，通過錄入特定管理員的指紋，確保信息的安全性得到有效提高。

4 結(jié)語

現(xiàn)代信息化社會的發(fā)展迅猛，信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)涉及到各行各業(yè)中，婦幼保健機(jī)構(gòu)中的檔案管理聯(lián)合數(shù)字化信息化管理模式已經(jīng)是大勢所趨，管理趨向信息數(shù)字化這一舉措不僅符合社會發(fā)展要求，而且還可促進(jìn)婦幼保健機(jī)構(gòu)中工作的順利開展。但現(xiàn)階段的檔案信息數(shù)字化管理工作仍然需要進(jìn)一步完善，為使問題獲得解決，必須聯(lián)合實(shí)際情況，將檔案管理的新模式與傳統(tǒng)方法作作優(yōu)化整合，構(gòu)建專門的檔案管理平臺，以盡快實(shí)現(xiàn)信息資料的資源共享，使得檔案管理工作水平得到穩(wěn)步提升。

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