政府檔案管理信息化建設(shè)的思考

靳秀娟

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展推動了多領(lǐng)域的變革，在政府檔案管理方面，信息技術(shù)為管理模式提供了更多的可能性，傳統(tǒng)的檔案信息管理似乎已經(jīng)不能適應(yīng)科技高度發(fā)達(dá)的當(dāng)下，在此背景下充分認(rèn)識信息化帶來的機遇、總結(jié)政府檔案管理模式的不足、并思考開展檔案管理的信息化建設(shè)對政府掌握居民檔案信息、有效發(fā)揮職能具有重大意義。本文筆者就檔案信息化管理的內(nèi)涵、重要性及檔案信息化管理的建設(shè)途徑等三方面進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：政府；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案作為一種信息資源，是公民從事社會活動的記錄，對公民的入學(xué)、求職、繼續(xù)發(fā)展有著重要意義。因此政府檔案涉及公民隱私，一旦泄露后果不堪設(shè)想。對檔案進(jìn)行合理化的管理與保護(hù)是政府的責(zé)任，隨著時代發(fā)展，政府的檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)利用最先進(jìn)的科技對檔案管理模式進(jìn)行變革。

1 檔案管理信息化的內(nèi)涵

1.1 檔案信息化

檔案信息化是指在國家檔案建設(shè)相關(guān)部門的要求下，在進(jìn)行檔案管理的過程中，充分應(yīng)用當(dāng)代科學(xué)技術(shù)，對檔案內(nèi)容歸納整理，使檔案以數(shù)字化、信息化的方式被記錄或查閱，檔案管理對象由傳統(tǒng)的實體檔案袋轉(zhuǎn)向針對檔案建立的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，通過這樣的方法使得檔案管理工作更加規(guī)范化、合理化、更具安全性與查閱的簡易性[1]。

1.2 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是指運用當(dāng)下較為發(fā)達(dá)的信息科學(xué)技術(shù)完善檔案管理工作，結(jié)合最新理念，最新技術(shù)對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，建立相關(guān)理論體系與實際數(shù)據(jù)庫的過程。包括以下三個方面的內(nèi)容：檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站的建設(shè)及數(shù)字檔案館的建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化順應(yīng)了“大數(shù)據(jù)”時代下的信息收集特征，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫，以高度簡明的數(shù)據(jù)代替笨重的實體，實現(xiàn)對檔案的管理；檔案網(wǎng)站的內(nèi)部操作權(quán)限只對相關(guān)管理人員開放，網(wǎng)站是對各個數(shù)據(jù)的綜合，具有宣傳、服務(wù)、交流、管理等功能，是實現(xiàn)與外界交流的重要窗口；數(shù)字檔案館是利用不同地域檔案網(wǎng)站遠(yuǎn)程獲取檔案的平臺，保證了政府檔案管理部門開發(fā)利用檔案資源的實時性與便利性。需強調(diào)的是，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中必須遵循三項基本原則：文檔一體化、雙軌制與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

2 檔案信息化管理建設(shè)的重要性

2.1 降低檔案管理難度系數(shù) 提高管理效率

傳統(tǒng)檔案管理形式大多數(shù)為將紙質(zhì)檔案袋進(jìn)行匯總采用人工記錄統(tǒng)計的方法，但人工統(tǒng)計常常會出現(xiàn)錯誤導(dǎo)致檔案信息出錯，為后續(xù)管理造成了一系列問題[2]。而信息化檔案管理體制建成后，完全可以規(guī)避這種問題，因為其錄入方式或管理過程都是通過計算機對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行間接調(diào)動、查閱，以計算機為中介自然是大大降低了檔案管理難度，數(shù)據(jù)庫的存在又避免了有紙質(zhì)檔案帶來的不便，提高了政府檔案管理的效率。

2.2 使檔案的高質(zhì)量保存與存在得到了保障

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案袋抗逆能力較差，若管理單位突發(fā)火災(zāi)、水災(zāi)、飆風(fēng)等災(zāi)害，檔案數(shù)據(jù)的缺失與受損就在所難免，且紙質(zhì)資料易風(fēng)化，久而久之會導(dǎo)致字體模糊，紙質(zhì)酥脆等情況。而建立檔案信息庫，使得數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫的形式存在于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就能夠保障數(shù)據(jù)保存的精確性與永久性。

2.3 節(jié)約成本 保護(hù)環(huán)境

眾所周知，一顆100公斤的樹，做成平常使用的A4復(fù)印紙，大約在10000多張，如果是工藝更復(fù)雜或者是更硬的紙，數(shù)量會有所下降。政府管理的檔案數(shù)目龐大，若采用紙質(zhì)檔案的形式勢必會對高質(zhì)量紙張的需求增多，又會造成樹木被大量砍伐，對環(huán)境造成巨大傷害，且購進(jìn)紙張也需額外開支。信息技術(shù)則可解決這一問題，因信息技術(shù)多與計算機技術(shù)相聯(lián)通，對實物一般無要求，間接保護(hù)了環(huán)境，降低檔案管理的成本。

3 政府檔案管理信息化建設(shè)的途徑

3.1 促進(jìn)檔案管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)變

要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，就必須重視檔案管理工作人員思想模式的轉(zhuǎn)變，受傳統(tǒng)檔案管理模式的制約，檔案管理人員的服務(wù)意識大多是被動的，這屬于對工作的不利隱私，在被動工作的心態(tài)下，久而久之易對工作產(chǎn)生厭倦心理，影響工作效率，因此必須化其被動服務(wù)意識為主動服務(wù)意識，使檔案工作形式更為親民，充分融入到社會中，定期開展社會活動，實時掌握市場對資源的需求及對工作者的

要求。

另一方面，鼓勵檔案管理人員摒棄傳統(tǒng)管理模式，接受信息時代所帶來的便利，只有檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)建成充分配合，政府的檔案信息管理體制才能進(jìn)一步健全。

3.2 針對進(jìn)行制度改革 實現(xiàn)合理化管理

由于要實現(xiàn)檔案管理信息化，因此政府必須開發(fā)出一套適用于檔案信息化管理的運行制度，由于未有先例，沒有相對完善的經(jīng)驗，也缺乏權(quán)威的理論指導(dǎo)，稍稍疏忽就會導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)偏差，使得檔案管理信息化進(jìn)程減慢。因此，新制度的建立注定不是一帆風(fēng)順的，但政府要盡最大努力將風(fēng)險降至最低，政府應(yīng)結(jié)合實際情況，從檔案數(shù)據(jù)庫建立的技術(shù)人員，到后期檔案管理人員及再到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行跟蹤清理的技術(shù)人員，都應(yīng)考慮在內(nèi)，以個體為單位實現(xiàn)整體的順利運行[3]。

3.3 對檔案的錄入、管理過程進(jìn)行創(chuàng)新

在信息化的背景下，檔案的收集、錄入及后續(xù)的管理都應(yīng)作出相應(yīng)調(diào)整，對檔案的管理前文已經(jīng)提到過，在此不做過多解釋。傳統(tǒng)檔案的收集、錄入都是以人工記錄的方式進(jìn)行，與信息化對接的模式應(yīng)為計算機錄入保存，以數(shù)據(jù)的形式匯總進(jìn)整個地域內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)庫，方便合法查閱與調(diào)整。在調(diào)出信息的過程中要舍棄傳統(tǒng)紙質(zhì)對號查閱的方法此種方法導(dǎo)致查閱效率低下，且會浪費大量時間。

3.4 升級計算機安全保障系統(tǒng) 建立安全保障機制

檔案信息的保存最根本的問題是如何保證信息的安全性，保證網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫不會遭黑客攻擊導(dǎo)致信息泄露？政府部門首先應(yīng)明確預(yù)防為主、防治結(jié)合的根本原則，不僅要健全安全保障系統(tǒng)更是要切實提高檔案管理人員的安全意識，使其具備根本職業(yè)道德素養(yǎng)，對工作嚴(yán)肅認(rèn)真。檔案管理人員需要注重各移動存儲工具的存放，實施身份認(rèn)證，數(shù)據(jù)備份等操作[4]。必要情況下，政府與聘用專業(yè)技術(shù)人員確保計算機環(huán)境的安全性，防止檔案信息系統(tǒng)受黑客攻擊。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化管理是信息化時代發(fā)展的產(chǎn)物，這一概念的提出大大方便了檔案管理工作的進(jìn)行，豐富了檔案管理的內(nèi)容。政府作為一個地域內(nèi)的檔案管理部門，應(yīng)不斷探索，在檔案管理工作上順應(yīng)時代潮流，實現(xiàn)高效工作。

參考文獻(xiàn)

[1]李華峰.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].檔案，2007（6）：21-23.

[2]王永軍.對檔案信息化建設(shè)的思考[J].活力，2011（1）：116-116.

[3]許媚.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].廣東檔案，2010（6）：32-33.

[4]劉鵬.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考[J].新疆電力技術(shù)，2005（3）：46-47.