關于建設工程檔案業(yè)務指導的路徑與方法研究

李成祥

摘 要：本文論述了建設工程檔案的業(yè)務指導工作，從加強城建檔案職業(yè)道德教育、樹立服務是根本宗旨的思想、抓好業(yè)務指導人員隊伍的素質(zhì)以及掌握業(yè)務指導的時機和方法等方面提出正確認識建設工程檔案的業(yè)務指導工作。

關鍵詞：建設工程檔案；業(yè)務指導

建設工程檔案的業(yè)務指導工作是城建檔案管理部門各項基礎工作中的重要組成部分。建設工程檔案業(yè)務指導工作質(zhì)量的好壞，直接影響到進庫檔案的質(zhì)量，而建設工程檔案業(yè)務指導人員是做好這項工作的關鍵，他們對自己的要求、對這項工作的理解也至關重要，他們的一言一行還直接影響到城建檔案部門的形象。

多年來，各級城建檔案管理部門經(jīng)過努力，在建設工程檔案的業(yè)務指導實踐中，形成了具有自身特點的業(yè)務指導方式和方法，對建設工程檔案的收集和歸檔起到了一定的促進作用。1999年以來，為加強工程檔案的管理，使建設工程檔案的業(yè)務指導依據(jù)更加充分，國家、省、市頒布了各項法律、法規(guī)，如國務院第279號令《建設工程質(zhì)量管理條例》、建設部第90號令《城市建設檔案管理規(guī)定》、省政府第196號令《江蘇省城建檔案管理辦法》以及我市以鹽政發(fā)[2003]248號文下發(fā)的《鹽城市城建檔案管理辦法》等，在工程檔案的管理和業(yè)務指導等方面都提出了具體要求，機構的完善和法律的保障，使業(yè)務指導人員的工作有了依據(jù)，建設工程檔案的依法歸檔有了保障。雖然有一系列與城建檔案管理工作相關的法律、法規(guī)、規(guī)章，對城建檔案工作的管理體制、管理內(nèi)容、管理方式等都有明確而具體的規(guī)定，但由于種種原因，建設工程檔案的依法管理還是不能到位，有法不依，違法不究的現(xiàn)象還是普遍存在。這其中有一部分是受社會檔案意識薄弱的影響，一些部門、單位重建設、輕檔案的現(xiàn)象比較嚴重，還有的出于自身工作需要，不愿把本部門、本單位產(chǎn)生的建設工程檔案向城建檔案部門移交，認為檔案交給城建檔案館，自己用起來就不方便了等等；另外一部分原因跟城建檔案業(yè)務指導人員有關，他們對城建檔案工作的宣傳和爭取領導和有關部門、單位支持、配合，主動上門指導的力度、方式方法以及對城建檔案收集和管理中發(fā)現(xiàn)問題研究的深淺等等，這些都是造成建設工程檔案未能按規(guī)定及時歸檔的因素。那么怎樣才能解決好這些問題呢？筆者認為，建設工程檔案的業(yè)務指導工作最終要靠人來做，而他們的職業(yè)素質(zhì)、對這項工作的認識，對這項事業(yè)肩負的責任感等等是做好這項工作的關鍵。為此，應注意做好以下幾個方面的工作：

1 加強城建檔案職業(yè)道德教育

我國城建檔案職業(yè)隊伍的素質(zhì)總體來講是好的，職業(yè)道德水平是比較高的，絕大多數(shù)城建檔案戰(zhàn)線上的工作人員忠于職守，默默耕耘，無私奉獻，在各自的工作崗位上做出很大成績，社會效益和經(jīng)濟效益相當明顯。但也有一些人為人民服務的觀念淡薄，有的只知看攤守業(yè)，不求開拓進取，有的工作成績不突出，許多事情做是做了，但卻無法在盡可能的范圍內(nèi)做到最好，這些問題顯然與城建檔案職業(yè)道德要求是格格不入的，與城建檔案事業(yè)發(fā)展的要求是不相適應的。

城建檔案職業(yè)道德教育的對象是從事城建檔案工作的人，盡管他們的年齡層次不同，學的專業(yè)也有很大區(qū)別，但職業(yè)道德教育的內(nèi)容和方法是相同的，要根據(jù)實際，適時地進行系統(tǒng)的教育，通過系統(tǒng)地學習，讓每一個從事城建檔案工作的人了解城建檔案職業(yè)道德理論與知識。在城建檔案隊伍中開展以講奉獻為基本內(nèi)容的道德教育活動，要求城建檔案工作人員在日常的工作中嚴格要求自己，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習慣，在沒有外來監(jiān)督的情況下，也能有良好的職業(yè)道德。城建檔案工作人員要自覺地按職業(yè)道德規(guī)范辦事，批判和克服自己頭腦中的各種錯誤觀念，改正自己身上不符合職業(yè)道德規(guī)范的缺點、錯誤，不斷提高自己的城建檔案職業(yè)道德水平，提高自身素質(zhì)。此外，城建檔案工作人員還要定期進行自我總結，互相評議，互相學習，互相促進，共同提高職業(yè)道德水平。

2 樹立服務是根本宗旨的思想

城建檔案工作的根本宗旨就是為城市規(guī)劃、建設和管理提供服務，作為城建檔案管理部門的業(yè)務指導人員，更要把主動服務、真誠服務始終貫穿于工程建設過程當中。圍繞每年的城市建設重點工程，市政府實事工程開展主動跟蹤服務，深入到建設單位和施工單位，開展上門宣傳、業(yè)務培訓、親自示范和咨詢服務等項工作，在他們需要的時候開展針對性比較強的服務，如小型講座，業(yè)務示范，真正把建設、施工單位的需要當成我們必須要做的工作，而且一定要做好，讓這項工作引起建設單位、施工單位基建負責人的重視，在他們心目中能有一定的位置。在工程建設過程中，不定期地去檢查和督促，使工程建設與工程檔案做到三同時，狠抓工程檔案質(zhì)量，為工程檔案順利進館打下基礎。掌握好工程建設進度，在工程檔案預驗收前與建設單位取得聯(lián)系，約好時間，我們上門對工程檔案進行預驗收，提出我們的整改意見，建設單位整改到位后，憑我們出具的建設工程檔案預驗收意見書組織竣工驗收。城建檔案工作不能僅僅停留在原有的收集、整理、保管、利用上，有為才能有位，通過多年的工作實踐我們認識到：服務，拓寬了城建檔案工作面，加強了社會各界的接觸和聯(lián)系，使更多的人了解、支持城建檔案工作，這樣我們的工作才會開展得越來越順利，通過服務，也鍛煉了隊伍，宣傳了自己，提高了城建檔案館的聲譽和地位，有利于城建檔案事業(yè)的發(fā)展。這所有的一切都要靠業(yè)務指導人員把握好自己的角色，要靠辛勤勞動、全心全意的付出才能實現(xiàn)。

3 抓好業(yè)務指導隊伍的素質(zhì)

首先要有吃苦耐勞、默默奉獻的精神，這項工作不同于其他工作，不象其他工作付出了有可能會做出驚天動地的成就來，而選擇了城建檔案事業(yè)，就注定了要做無名英雄，干一輩子都沒人知道你，要耐得住寂寞，守得住清貧，心態(tài)要擺正。其次，要熟悉城建檔案工作相關的法律、法規(guī)、規(guī)章和城建檔案業(yè)務規(guī)范，要在實際工作中熟練運用，融會貫通，這就要求業(yè)務指導人員本身具有較高的法律知識和城建檔案業(yè)務水平，不僅要熟悉甚至要精通，只有這樣在實際工作中才能游刃有余，而不會捉襟見肘。另外，業(yè)務指導人員還要學一點心理學知識，學會怎么在適當?shù)臅r機跟人溝通，與人交流，贏得他們的信任和支持，這樣工作才會有效果，才能樹立起城建檔案部門的威信和權威。

4 掌握業(yè)務指導的時機和方法

新時期的業(yè)務指導工作不是等建設單位、施工企業(yè)需要業(yè)務咨詢時再提供業(yè)務指導，而是將業(yè)務指導及時介入建設工程的整個過程中。我館在去年以市建設局名義下發(fā)了《市區(qū)建設工程檔案分級管理辦法》，提出了將市區(qū)所有工程按照建筑面積分為三類，一類是建筑面積為15000平方米以上的工程，二類是建筑面積為8000-15000平方米的工程，三類是建筑面積為8000平方米以下的工程，對于一類以上的工程，城建檔案管理機構要把任務分配到具體業(yè)務指導人員身上，要求業(yè)務指導工作與項目建設“三同步”，一是建設單位在辦理建設工程規(guī)劃許可證前，要與其簽訂《建設工程檔案報送責任書》，明確該工程的業(yè)務指導人員，明確工程檔案的歸檔范圍和要求，明確檔案的專項驗收辦法；二是在工程建設中，業(yè)務指導人員要對每個工程進行每月不少于一次的現(xiàn)場指導和檢查，檢查其工程檔案的編制是否與工程建設同步，是否符合要求；三是工程竣工前的檔案預驗收，要明確提出專項驗收意見，認真督促整改使其順利接收進館。對于二類工程，業(yè)務指導人員在基礎、主體、竣工前深入施工現(xiàn)場不少于3次，三類工程不少于2次。對于重點建設工程項目，業(yè)務指導人員定期深入施工現(xiàn)場，幫助解決實際工作中出現(xiàn)的一些問題，如我市鹽中、市一小南校區(qū)工程，不光是政府實事工程，更是市區(qū)人民、廣大家長關注的焦點，當然也是城建檔案館業(yè)務指導的重點對象，我們在多次深入工地后，總感覺到城建檔案管理部門的份量在建設單位、施工企業(yè)心目中并沒有那么重，我想這與建設單位急功近利的思想有些關系，但與我們自身的工作做得好壞，服務是否到位也有一定的關系。例如我市市一小南校區(qū)建設工程施工過程中，質(zhì)監(jiān)單位對該工程的項目負責人、項目經(jīng)理，技術員包括監(jiān)理單位的有關人員，在工程質(zhì)量的監(jiān)督和技術要求等方面進行了短期培訓，質(zhì)監(jiān)單位的這一做法受到了建設單位、施工單位和監(jiān)理單位的歡迎。這件事對我們觸動很大，我們的業(yè)務指導只是偶爾去工地看看，參加工程檔案的預驗收、竣工驗收，而這些對建設、施工單位來說也不過是形式，走過場，并不是他們真正重視建設工程檔案，說到底只是履行一個手續(xù)而已，所以我們廣大城建檔案工作者應該認真地反省一下，如果我們的工作也很主動，也很到位，真正站在建設單位、施工單位的立場為他們著想，同時服務水平、服務質(zhì)量都無可挑剔，那么建設單位、施工企業(yè)也會認真地抓好建設工程檔案工作，我們也會贏得更多的理解和支持。

在平時的工作實踐中，我們積累了很多業(yè)務指導方法。對于建設工程檔案的業(yè)務指導，最常用的就是事先指導和跟蹤指導。建設工程檔案的事先指導在全國城建檔案業(yè)務指導中普遍得以運用，是城建檔案業(yè)務指導的特色之一。建設工程檔案的跟蹤指導，是指對建設工程檔案的全過程進行跟蹤指導，解決問題，其以指導為契機，服務為宗旨，是城建檔案業(yè)務指導的又一特色方法，對重點工程和政府實事工程，我們通常采用這種方法。還可以用集中指導，如各地城建檔案管理部門都會在定期舉辦的各類培訓班，也可以用個別指導的方法，這種指導范圍小，針對性強，問題的解決比較及時、透徹。還有電話咨詢指導、城建檔案工作業(yè)務的示范指導，如城建檔案管理部門召開的關于某一個專題的現(xiàn)場會，這種方法具有直觀性、典范性和可操作性強的特點?？傊?，多種方法應根據(jù)實際情況、實際需要，靈活運用，真正把業(yè)務指導的作用發(fā)揮好。

改革開放以來，隨著城市經(jīng)濟的繁榮，各個城市都在大力抓好城市建設工作，這也必將產(chǎn)生大量的建設工程檔案，如果我們不能將這些檔案及時歸檔，把這些珍貴的歷史記錄很好地保存下來，為將來的城市建設和管理提供翔實的依據(jù)，那就是我們的失職，我們既無法向政府和社會各界交待，更無法向子孫后代交待。所以，城建檔案工作面臨前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，對于我們從事城建檔案工作的人講，壓力很大，為此，城建檔案業(yè)務指導人員要把握好機遇，擺正自己的位置，為城建檔案事業(yè)的發(fā)展作出自己的貢獻。