計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展及創(chuàng)新

姜華

摘要： 在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的大形勢(shì)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)方面均得到廣泛應(yīng)用，并且具有較高應(yīng)用價(jià)值，在辦公中的應(yīng)用就是較重要的一點(diǎn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公方面的應(yīng)用使得計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)，使辦公效率及質(zhì)量得以很大程度的提升，為人們提供很大便利。在目前計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用中，為能夠取得更好成果，應(yīng)當(dāng)積極促使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，從而使其能夠更符合實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)更理想的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化；發(fā)展；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）26-0252-02

在現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)中，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化屬于常見(jiàn)的一種方式，也是提升辦公質(zhì)量及效率的重要方式，因而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的更好應(yīng)用及發(fā)展也就十分必要。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化實(shí)際應(yīng)用中，為能夠使其更好滿足實(shí)際需求，更好發(fā)揮出其作用，十分重要的一點(diǎn)就是應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，從而使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化新模式得以實(shí)現(xiàn)，在此基礎(chǔ)上使實(shí)際辦公需求能夠得到更好滿足，為更加方便快捷地進(jìn)行辦公提供更好支持。

1 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的功能

1.1 企業(yè)信息交流及共享

在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，為能夠使企業(yè)內(nèi)部相關(guān)信息得以及時(shí)交流，其前提就是應(yīng)當(dāng)構(gòu)建有關(guān)信息交流平臺(tái)，通過(guò)該平臺(tái)的利用可公布企業(yè)相關(guān)信息，并且利用該平臺(tái)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)工作人員也能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)驗(yàn)交流，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行傳遞。就目前實(shí)際情況而言，企業(yè)內(nèi)部信息平臺(tái)構(gòu)建主要在局域網(wǎng)內(nèi)，由專門工作人員實(shí)行管理及維護(hù)。在利用信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，可使企業(yè)內(nèi)部相關(guān)信息實(shí)現(xiàn)交流及傳遞，從而也就能夠使相關(guān)工作人員工作效率得以提升。在規(guī)模比較大的一些企業(yè)內(nèi)，信息平臺(tái)所起到作用也更大，所發(fā)揮的作用也更加重要。

1.2 文檔管理功能

對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化而言，其在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中最基礎(chǔ)功能未文檔管理功能，通過(guò)對(duì)這一功能進(jìn)行利用，對(duì)企業(yè)辦公中所需相關(guān)文檔可實(shí)行分類及存儲(chǔ)，之后在一個(gè)程序中進(jìn)行歸檔，從而也就能夠更加方便搜索。對(duì)于文檔管理而言，其并非簡(jiǎn)單在計(jì)算機(jī)中對(duì)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，其所指的就是利用自動(dòng)化方式管理文檔。對(duì)于文檔資料比較多的一些企業(yè)，所只是儲(chǔ)存文檔，而未能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行管理，在辦公中計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用也就無(wú)法得以充分發(fā)揮。因此，在文檔管理中，應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公自動(dòng)化的文檔管理作用進(jìn)行充分利用，從而使文檔管理時(shí)間減少，同時(shí)可使文檔管理系統(tǒng)性能得以進(jìn)一步完善。

1.3 辦公過(guò)程監(jiān)管

在辦公業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，特別是對(duì)于事業(yè)單位辦公，其中最難處理的一個(gè)問(wèn)題就是監(jiān)管辦公過(guò)程。由于辦公事務(wù)在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中比較復(fù)雜，利用傳統(tǒng)辦公模式已經(jīng)很難得到比較理想的效果。然而，在實(shí)際工作過(guò)程中，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)辦公的應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公情況進(jìn)行監(jiān)督，依據(jù)監(jiān)督情況給予相關(guān)工作人員一定獎(jiǎng)懲，在此基礎(chǔ)上也就能夠使辦公效率得以有效提升。然而，對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公的監(jiān)督功能，在很大程度上受到辦公人員素質(zhì)影響，因而需要制定相關(guān)管理制度，對(duì)管理人員實(shí)施有效管理，也就能夠?yàn)檗k公業(yè)務(wù)的更好開(kāi)展提供更好支持與基礎(chǔ)。

2 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的作用及要求

2.1 辦公自動(dòng)化主要作用

就當(dāng)前辦公業(yè)務(wù)開(kāi)展實(shí)際情況而言，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化有著十分廣泛的應(yīng)用，這主要是由于，計(jì)算機(jī)辦公自身表現(xiàn)出較明顯優(yōu)勢(shì)，在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的基礎(chǔ)上，可在內(nèi)部使通信平臺(tái)得以建立與應(yīng)用，從而可更好體現(xiàn)出內(nèi)部通信，并且可更好體現(xiàn)出信息交流。另外，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用能夠使辦公業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，其中最主要體現(xiàn)為實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，對(duì)于辦公流程可更好進(jìn)行跟蹤及監(jiān)控，對(duì)于公文能夠更方便進(jìn)行處理及收發(fā)，在此基礎(chǔ)上也就能夠使辦公效率得以有效提升。同時(shí)，通過(guò)信息發(fā)布平臺(tái)的構(gòu)建，還能夠使文檔管理自動(dòng)化得以得以實(shí)現(xiàn)。此外，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化還能夠更好實(shí)現(xiàn)信息集成以及輔助辦公，在實(shí)現(xiàn)分布式辦公方面具有十分重要的促進(jìn)作用，而分布式辦公的實(shí)現(xiàn)能夠使辦公更加具有保障，即便其中一個(gè)方面有問(wèn)題出現(xiàn)，對(duì)于其它方面工作也不會(huì)產(chǎn)生影響，從而為辦公業(yè)務(wù)的更好開(kāi)展提供更加理想的保障。

2.2 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的要求

為能夠使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)保證能夠滿足一定條件，需要具備專業(yè)技術(shù)人員以及相關(guān)辦公操作人員。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化中，要求具備專業(yè)技術(shù)人員主要就是由于這些人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)，在技術(shù)方案方面能夠?qū)k公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)及應(yīng)用提供建議，可產(chǎn)生直接影響，這一點(diǎn)在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展中具有十分重要的作用及意義。另外，要去具備辦公操作人員主要就是這些人員具備較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，且具備良好心理素質(zhì)，并且具備豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因而有利于計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的開(kāi)展。同時(shí)，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)干部及行政管理人員也具有一定要求，不但要求領(lǐng)導(dǎo)能夠充分發(fā)揮自身作用，并且要求提升自身管理水平，從而為計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)提供更高的環(huán)境及支持。

3 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化創(chuàng)新途徑及策略

3.1 依據(jù)實(shí)際需求開(kāi)發(fā)相關(guān)文檔管理系統(tǒng)

就目前實(shí)際情況而言，在文檔管理功能實(shí)現(xiàn)方面，仍舊缺乏較統(tǒng)一軟件系統(tǒng)，而不同文檔管理軟件也表現(xiàn)出自身不同特點(diǎn)，很嫩保證在所有企事業(yè)單位中適用。由于這種情況的存在，在對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)及選擇方面，應(yīng)當(dāng)注意依據(jù)企事業(yè)單位具體要求及需求，如需處理相關(guān)文檔數(shù)據(jù)規(guī)模及功能等相關(guān)具體要求，從而進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)。在實(shí)際開(kāi)發(fā)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將提升文檔管理功能便捷性作為主要?jiǎng)?chuàng)新點(diǎn)，優(yōu)化功能界面，將不必要的一些功能刪除，盡可能保證簡(jiǎn)單及便捷，這一點(diǎn)在文檔管理效率提升方面也是基本要求。另外，對(duì)于文檔管理安全性的提升也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)注意，比如文檔查詢?nèi)藛T權(quán)限，對(duì)于木馬文件及網(wǎng)絡(luò)病毒應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)防范功能，從而使文檔管理的安全性得以提升，使文檔管理系統(tǒng)的作用得以更好發(fā)揮，也就能夠?yàn)橛?jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的更好開(kāi)展提供良好基礎(chǔ)與支持。

3.2 構(gòu)建統(tǒng)一辦公信息管理平臺(tái)

在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用創(chuàng)新方面，構(gòu)建統(tǒng)一辦公信息管理平臺(tái)也是十分重要的一點(diǎn)，在具備完善辦公信息管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，可使辦公信息共享及交流得以更好實(shí)現(xiàn)，從而可使企事業(yè)單位戶內(nèi)部相關(guān)管理信息具有更快的傳遞效率。通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一辦公信息管理平臺(tái)，可匯總各種辦公信息，實(shí)行統(tǒng)一管理，利用這種管理模式，管理人員能夠?qū)Ω鞣N辦公活動(dòng)實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)督管理，將存在的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)。尤其在規(guī)模較大且具有較多分支結(jié)構(gòu)的一些企事業(yè)單位中，構(gòu)建統(tǒng)一辦公信息管理平臺(tái)也就具有更加重要的作用及意義，通過(guò)對(duì)辦公信息管理平臺(tái)進(jìn)行利用，可使統(tǒng)一監(jiān)督及管理得以實(shí)現(xiàn)，對(duì)于整體管理水平的提升十分有利，從而也就能夠使辦公自動(dòng)化的更好實(shí)現(xiàn)具有良好支持與保障。

3.3 構(gòu)建科學(xué)合理監(jiān)督機(jī)制

由于在辦公業(yè)務(wù)中存在有效監(jiān)督比較困難的問(wèn)題，在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中可融入相關(guān)監(jiān)督管理功能，對(duì)于辦公效率比較低的一些事務(wù)，可對(duì)其進(jìn)行督促，并且可與相關(guān)辦公管理規(guī)章制度以及有關(guān)獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合，從而使辦公效率得以提升。對(duì)于監(jiān)督機(jī)制實(shí)現(xiàn)而言，其主要包括兩個(gè)方面內(nèi)容，一方面而言，企事業(yè)單位制定相關(guān)辦公規(guī)章制度，并且與計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化特點(diǎn)相結(jié)合，實(shí)行更細(xì)致規(guī)定；另一方面而言，需要在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中使相關(guān)監(jiān)督功能得以實(shí)現(xiàn)，對(duì)于辦公進(jìn)度達(dá)不到要求想相關(guān)事務(wù)，可給出相應(yīng)提示，且管理人員也可給予相應(yīng)督促，從而使辦公人員責(zé)任心得以提升，保證計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化能夠得到更加理想的效果。

4 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展前景

首先，保持高度發(fā)展?fàn)顟B(tài)。目前，在社會(huì)上各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化均越來(lái)越深入，但同時(shí)也出現(xiàn)越來(lái)越多的問(wèn)題。因此，在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展中應(yīng)當(dāng)不斷對(duì)激素胡進(jìn)行完善，以更好面對(duì)出現(xiàn)的各種問(wèn)題。另外，相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷告訴發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度越來(lái)越快，這一情況的出現(xiàn)促使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)持續(xù)更新發(fā)展，在新技術(shù)得以不斷應(yīng)用及發(fā)展的基礎(chǔ)上，才能夠確保計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化更好適應(yīng)實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)更理想的發(fā)展。

其次，人才能力培養(yǎng)越來(lái)越表現(xiàn)出多元化。對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)及發(fā)展，對(duì)于所有程序均具有較高要求，因而在實(shí)際辦公業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，辦公人員操作能力及整體工作隊(duì)伍工作協(xié)調(diào)程度屬于十分重要的影響因素。在今后計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于人才能力培養(yǎng)，更加應(yīng)當(dāng)注重多元化，對(duì)于人才專業(yè)知識(shí)及各個(gè)方面能力的培養(yǎng)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視，在此基礎(chǔ)上才能夠更好滿足實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的更理想發(fā)展。

再次，與實(shí)際管理良好配合。就目前計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化而言，其發(fā)展已經(jīng)達(dá)到較完善階段，對(duì)于日常工作任務(wù)可較好實(shí)行管理。然而，在今后發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意與實(shí)際工作情況密切配合，確保管理思想及理念保持一致，企事業(yè)單位均應(yīng)當(dāng)逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，進(jìn)一步深入企業(yè)管理系統(tǒng)，從而使企業(yè)整體管理能力及競(jìng)爭(zhēng)力得以提升。

最后，高度融合項(xiàng)目工作管理。就目前實(shí)際情況而言，企事業(yè)單位辦公類型主要有兩種，分別為項(xiàng)目型辦公與事務(wù)型辦公，其中事務(wù)型辦公工作量相對(duì)比較小。然而，當(dāng)前計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化所針對(duì)性的主要就是事務(wù)型辦公，因而在今后發(fā)展過(guò)程中應(yīng)當(dāng)使辦公自動(dòng)化與項(xiàng)目工作管理進(jìn)行有效融合，從而確保相關(guān)辦公任務(wù)得以更好完成。

5 小結(jié)

在當(dāng)前企事業(yè)單位辦公中，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為必要方式，同時(shí)也是辦公發(fā)展趨勢(shì)，因而促使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展也就十分必要。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，并且要通過(guò)有效途徑及策略實(shí)行創(chuàng)新，把握其今后發(fā)展方向，從而使計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化發(fā)展能夠與實(shí)際需求更好滿足，確保計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用得到更理想效果。

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[通聯(lián)編輯：光文玲]