數(shù)字化土地檔案集成管理利弊分析

肖良秀

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—202—01

摘要 隨著社會的進步和科技的發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)從最初的文本檔案向數(shù)字化檔案進行升級，本文就結合詳細情況對數(shù)字化土地檔案繼承管理的利弊因素進行簡析。

關鍵詞 數(shù)字化 土地檔案 集成管理

一、檔案管理數(shù)字化是檔案管理的發(fā)展方向與趨勢

傳統(tǒng)的文本檔案在信息統(tǒng)計和整理上因為參雜了太多的人為因素，因此極易造成檔案信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)，而依托計算機多媒體技術衍生出來的數(shù)字化檔案，不僅提高了檔案的信息質(zhì)量，讓檔案從純文本文件向圖片、影音甚至是3D全息信息提升，而且還進一步提高了檔案管理的時效性，確保檔案信息在固定范圍內(nèi)內(nèi)容的真實性。

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，不僅是行政辦公的大勢所趨，更是社會發(fā)展、時代的進步的大勢所趨，在辦公自動化程序進一步優(yōu)化的過程中，數(shù)字化檔案能夠根據(jù)時間節(jié)點的不同自動生成周期性檔案原始信息，這樣就有助于檔案管理工作人員進一步開展工作。

二、數(shù)字化土地檔案管理優(yōu)勢

在過去，由于所有的文檔信息都是以行政區(qū)劃為單位獨立編撰土地檔案信息，即便是在涉及到一些有爭議的土地信息時候，也并不容易在建檔初期解決相關問題，以至于在部分地區(qū)完成土地確權或者不動產(chǎn)登記的過程中頻現(xiàn)爭議。

而數(shù)字化土地檔案的管理不僅實現(xiàn)了檔案信息的精準化、精確化和嚴謹性，而且還借助中央處理系統(tǒng)、云存儲系統(tǒng)，將所有不動產(chǎn)原始信息實現(xiàn)了資料共享，讓土地檔案在開始建檔之處就形成了較為精準的信息儲備，一旦再出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復的情況時，系統(tǒng)會根據(jù)預設信息自動提出預警，這樣一方面有助于檔案管理人員進一步核實原始檔案數(shù)據(jù)信息的真實性，另一方面也能以最短速度化解不動產(chǎn)信息統(tǒng)計中的矛盾，維護相關當事人的合法權益。

三、數(shù)字化土地檔案集成管理面臨的困難

雖然數(shù)字化土地檔案在完成集成管理上所發(fā)揮出來的優(yōu)勢有目共睹，但是筆者對部分地區(qū)開展數(shù)字化土地檔案集成管理的實施工作進行調(diào)研之后發(fā)現(xiàn)，在工作實踐中還存在著一些問題：

一方面是，工作人員過度依賴檔案的數(shù)字效果，忽視了文本檔案的存在價值?？陀^的講，數(shù)字化檔案所展現(xiàn)的信息的確是文本檔案所不能比擬的，數(shù)字化檔案不僅涵蓋了所有文本檔案的信息內(nèi)容，而且還能輔助以圖片和影像信息作為補充，強化檔案的完整性。因此在大部分地區(qū)啟動土地檔案數(shù)字化升級之后，工作人員就忽視了對原始文本檔案的有效管理。筆者認為這是一個完全錯誤的操作模式，對于目前如火如荼的開展的不動產(chǎn)信息登記和農(nóng)村土地確權來說，原始文本檔案很可能不止一件，將這些信息完成統(tǒng)計需要一個過程，而這些資料中還原的是十幾年甚至是幾十年前的土地信息，是一種彌足珍貴的信息資源。在形成數(shù)字檔案之后的確提升了檔案資料信息管理的精準程度，但是如果一味的依賴這些數(shù)字檔案，忽視了檔案集成管理中原始文本檔案的存在，那么一旦數(shù)字檔案出現(xiàn)缺失或者是數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，勢必會造成嚴重的后果。

另一方面是，檔案管理流程存在漏洞，對公民信息安全性帶來隱患。所有檔案管理工作都必須秉承嚴謹?shù)某绦?，與之相對應的有一整套必備的措施，但是對于數(shù)字化檔案來說，特別是針對在信息共享狀態(tài)下的數(shù)字化信息檔案集成管理而言，盡管分設了不同的管理權限，但是往往這種管理權限是根據(jù)檔案管理部門工作人員的行政職務高低來分配檔案查閱以及修改權限的。這樣就給檔案管理中最為關鍵的不動產(chǎn)檔案信息帶來了一定的風險，畢竟當非直接管理人員存在能夠接觸甚至更改檔案信息可能性的時候，檔案信息就不可能確保唯一性原則。

四、數(shù)字化土地檔案集成管理的糾偏措施

梳理數(shù)字化土地檔案集成管理中面臨的問題可以清楚的認識到，這些問題與數(shù)字化信息管理技術毫無關聯(lián)，主要是執(zhí)行者沒有認真的了解數(shù)字化檔案集成管理的必要性。隨著農(nóng)村土地確權工作和城市不動產(chǎn)登記工作全國聯(lián)網(wǎng)的進一步深入，涉及土地檔案集成管理的相關工作會愈發(fā)重要，因此必須有的放矢的采取措施扭轉現(xiàn)狀。

一是，完善數(shù)字化土地檔案集成管理的模式。檔案信息數(shù)字化處理只能代表著檔案管理水平的一種提升，并不是說文本檔案就失去了其存在的價值。特別是向不動產(chǎn)原始信息中可能存在多次交易，變換當事人的這種情況，有了紙質(zhì)檔案作為補充能夠更好的還原實際情況。從另一個角度上來說，紙質(zhì)檔案的存在也是電子檔案的一種有效備份，可以在應急情況下確保檔案的完整性，因此在完善數(shù)字化土地檔案集成管理的過程中應當將多媒體數(shù)字檔案和文本檔案完成同步管理。

二是，完善檔案管理流程。屬地管理和強調(diào)檔案管理的保密性是檔案管理工作中一直秉承的原則，數(shù)字化檔案的管理流程中，不應當出現(xiàn)以職位高低而形成的檔案查閱以及修改等級。尤其是涉及到檔案信息修改權限的設置上，不僅要實現(xiàn)嚴控，還要在辦公自動化程序或者是檔案管理運行程序中設置復核方式，這樣可以最大程度上確保檔案管理過程中所面臨的公民檔案信息泄漏或者權益受損現(xiàn)象出現(xiàn)。