提升辦公室檔案管理工作效率的思考

馬麗

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—195—01

摘要 在信息時代，提升辦公室檔案管理的效率能夠更好的為單位服務(wù)，從而提高辦公室的工作效率，也有利于促進檔案管理的持續(xù)性。當(dāng)前影響辦公室檔案管理工作效率的主要因素在于認識不到位和制度不完善。在信息時代，提升辦公室檔案管理效率的有效途徑需要在提高思想認識、完善人才培養(yǎng)制度、推動無紙化辦公室等方面進行努力。

關(guān)鍵詞 辦公室 檔案管理 效率

信息時代的來臨，使辦公室管理工作愈加先進，對管理的要求也隨之嚴格。檔案管理作為辦公室管理工作的重要內(nèi)容，其效率的高低直接關(guān)系道辦公室工作效率的高低。因此，辦公室檔案管理工作應(yīng)該緊跟時代的步伐，充分利用各種技術(shù)手段，不斷完善制度建設(shè)，切實提高工作效率，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

（一）適應(yīng)新時代對辦公室工作的新要求

檔案的主要目的是為了便于工作人員查詢信息，提供辦公室的工作效率。信息時代對辦公室工作的效率提出了更高要求，檔案管理的重要性也逐漸得到重視并不斷得到發(fā)展。作為辦公室重要業(yè)務(wù)的檔案管理工作也逐漸得到完善并在業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮著更大作用。所以，信息時代，不斷提升檔案管理的效率，進而提升辦公室的工作效率，為企業(yè)、單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為時代發(fā)展的要求。

（二）促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

連續(xù)性和連貫性是檔案管理工作的特點，檔案的形成是一個長期的過程，不僅僅記錄企業(yè)、單位工作的內(nèi)容，也是一個企業(yè)、一個單位一段時期或某個歷史階段發(fā)展的見證。企業(yè)或者單位想要承前啟后可持續(xù)發(fā)展，需要借鑒吸收前一階段發(fā)展的經(jīng)驗教訓(xùn)，這些都需要檔案來提供。因此，要求檔案管理也需要具有可持續(xù)性，系統(tǒng)全面的整理一個企業(yè)或者單位的檔案，對于推動檔案管理的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

二、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

檔案管理的首要工作需求便是確保檔案信息的完整性，從而為各類工作提供可靠的信息基礎(chǔ)。不過，由于檔案管理效率存在些許問題，導(dǎo)致基本的完整性需求無法得到滿足，繼而也影響到企業(yè)的內(nèi)部運營和外部經(jīng)營活動。

（一）缺乏管理認識

企業(yè)或社會組織對于檔案的管理認識程度不足，是導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理模式粗放的主要原因。更因為態(tài)度因素的干擾，也導(dǎo)致檔案的應(yīng)用價值遭到削弱。事實上，當(dāng)前檔案管理存在的混亂、缺乏審計、內(nèi)容不完善、內(nèi)容不詳實等表現(xiàn)，均是受到管理態(tài)度的影響。另外，管理態(tài)度的問題，也是促使檔案管理的專業(yè)人才供給不足的關(guān)鍵，繼而影響到工作人員對檔案管理的意識，即使一些組織有能力招聘到專業(yè)人才，也難以有效實現(xiàn)良好的檔案管理，這一狀況將導(dǎo)致檔案的價值無法發(fā)揮。

（二）管理制度存在缺陷

獲得理想管理成果的必要途徑，便是通過良好的管理制度。而檔案管理制度存在著明顯的缺陷性，其中主要表現(xiàn)在：第一，對細節(jié)要求不足。如在檔案區(qū)分管理方面，僅提出“檔案需要區(qū)分”，并不提供區(qū)分的條件，更未說明區(qū)分檔案所要達到的效果；第二，覆蓋范圍存在不足。檔案管理的覆蓋范圍不完善，導(dǎo)致管理工作存在漏洞，由此影響到檔案的完整性和安全性；第三，合作方的檔案制度不在同一水平。不同的企業(yè)或單位檔案制度差次不齊，甚至有的合作方尚未建立檔案管理制度，導(dǎo)致合作方在檔案管理上難以形成合力，影響了檔案功能的發(fā)揮。

三、如何提升辦公室檔案管理的效率

（一）提升檔案利用率

檔案資料的價值在于使用價值，只有充分利用才能夠使檔案的功能得到充分發(fā)揮。提高檔案的利用率，一是拓展檔案服務(wù)的方式，由“被動服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”，采用多元化的服務(wù)形式，積極主動的為利用者提供所需的信息。二是創(chuàng)新檔案服務(wù)形式。在提高檔案利用率的同時，根據(jù)企業(yè)或者單位實際，創(chuàng)新檔案工作的思路和方式，主動宣傳檔案工作，主動為需要者提供服務(wù)。三是建立檔案系統(tǒng)反饋機制。反饋機制能夠使檔案管理有單向信息傳遞變?yōu)殡p向信息交流，能夠為企業(yè)或者單位及時提供最新信息，還能夠真實全面的反映檔案管理的現(xiàn)狀，以便及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

（二）有效培養(yǎng)專人人才

首先，加強組織內(nèi)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，并集中在保密意識、安全責(zé)任等層面，確保檔案管理萬無一失；其次，實現(xiàn)定期技能培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理成果，實施有組織、有效率的檔案管理工作；最后，開展校企合作，引入專業(yè)知識較強的應(yīng)屆生實現(xiàn)，為組織人才隊伍建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（三）建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)

考慮到紙質(zhì)檔案的成本，以及材質(zhì)所導(dǎo)致的安全性問題，各類社會組織應(yīng)當(dāng)積極開展數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字化便是指無紙化辦公，即將檔案信息錄入到電腦中，如此不僅能夠提供更加靈活的修改空間，還能在保存、歸納、分類、整理等功能上實現(xiàn)更大的便利。

四、結(jié)語

本文以辦公室檔案管理工作的有效性作為研究對象，在充分探討檔案管理必要工作的前提下，結(jié)合當(dāng)前檔案管理中所遇到的問題提出了三點解決意見，希望能夠為相關(guān)工作者提供些許理論支持。