提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

劉艷麗

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）4-182-01

摘要 檔案管理對于事業(yè)單位的整體發(fā)展有著十分重要的作用。對檔案進(jìn)行全面的管理，不僅是對事業(yè)單位內(nèi)部檔案內(nèi)容的整理和完善，也是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)提升的重要途徑，對于單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。當(dāng)前，管理工作越來越傾向于信息化的管理方式，因此，如何做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，成為事業(yè)單位檔案管理工作的重點內(nèi)容。本文就提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾種方法進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

第一，新時期隨著社會各項事業(yè)的發(fā)展，檔案變成為重要的信息載體，檔案管理的現(xiàn)代化，是迎合時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是現(xiàn)代人們追求的方向，檔案管理信息化過程，可以提高檔案信息整理效率，也可以把檔案數(shù)據(jù)第一時間傳遞給需要的人。應(yīng)用信息化過程，實現(xiàn)了檔案存儲的便利性，同時也提高了工作效率，進(jìn)行細(xì)化后的信息化檔案管理，可以精確的定位事業(yè)單位每份檔案資料，包括有效的利用與保存，都是以科學(xué)化水準(zhǔn)呈現(xiàn)給需要的用戶。積極構(gòu)建有效的信息化檔案管理，是對檔案管理水平的大幅度提升，具有重要意義。

第二，從事業(yè)單位發(fā)展看，越來越多的資料需要進(jìn)行歸類建檔，這對檔案管理工作帶來巨大壓力，隨著現(xiàn)代化，信息化建設(shè)不斷深入，檔案管理變得簡單，并沒有那么繁瑣，通過不斷的構(gòu)建與完善，相信，在日后發(fā)展過程中，會更加便利，與此同時，檔案管理的信息化建設(shè)實現(xiàn)了規(guī)范化管理，可以節(jié)約出大量工作時間，提升了工作效率的同時，也推動了事業(yè)單位各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）加強(qiáng)對事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入

要想更好地推進(jìn)檔案管理的信息化工作，基礎(chǔ)硬件設(shè)施一定要到位，需要事業(yè)單位內(nèi)部提供更加豐富的資金，用于購置相關(guān)檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備。在單位內(nèi)部的財務(wù)預(yù)算方面，應(yīng)增加對專業(yè)信息化設(shè)備的投入，全面評估單位內(nèi)部的發(fā)展情況，對單位的設(shè)備需求有一個基本的把握，為檔案管理信息化的開展提供更加有針對性的檔案管理設(shè)施。

（二）建立事業(yè)單位檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

目前，從事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)過程看，更加需要完善其標(biāo)準(zhǔn)，只有結(jié)合實際建立標(biāo)準(zhǔn)，才能提高信息化檔案管理有效性。首先，從統(tǒng)一的信息化檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)上看，必須制定更加符合發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，做到錄入過程的規(guī)范化，包括錄入原則以及格式方法，文字標(biāo)識等等方面，都要以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量。在此過程中，也要做好檔案提取的檢索設(shè)置。其次，在相關(guān)的軟件開發(fā)與研究過程，要統(tǒng)一作業(yè)，為了更好的實現(xiàn)各區(qū)域的檔案互動，必須進(jìn)一步依托有效的檔案信息資源，實現(xiàn)共享的同時，也力求進(jìn)一步提高管理效率，通過建立信息化標(biāo)準(zhǔn)，必然會提高檔案管理過程的信息化建設(shè)能力。

（三）構(gòu)建信息化平臺的推廣模式。事業(yè)單位推進(jìn)檔案

管理信息化的目的是為了更好地服務(wù)于檔案的各類使用者。為此，檔案管理人員務(wù)必轉(zhuǎn)換觀念，做好自身定位，提高服務(wù)意識。首先，檔案管理人員要研究信息建設(shè)平臺的推廣宣傳工作，減少因信息不對稱等原因使真正需要者無法使用檔案的情況發(fā)生。其次，構(gòu)建組合式的信息平臺的推廣模式，為使用者著想，提供便捷的檔案服務(wù)，提高檔案的使用效率。

（四）建立完善的檔案管理制度

只有科學(xué)的檔案管理制度，才能促使檔案管理信息化的順利進(jìn)行。事業(yè)單位應(yīng)該就自己單位檔案管理的實際情況制定一個符合實際情況的規(guī)章制度來知道檔案管理信息化建設(shè)的工把檔案管理信息化的內(nèi)容作為事業(yè)考核的一個指標(biāo)，或者將檔案信息化的建設(shè)工作融入到職稱評定、表彰獎勵、責(zé)任追求等制度，中這樣就充分調(diào)動了大家的積極性，這樣才能更好的服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。有了相應(yīng)的管理制度，管理檔案的人員就會更加有工作的熱情，也會更加耐心、認(rèn)真的對待檔案管理的工作。這樣也才能使檔案管理的信息化建設(shè)工作能夠更加順利的實施。

（五）提升事業(yè)單位檔案管理信息化安全性

從現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)上看，其管理過程的安全問題備受關(guān)注，現(xiàn)代化給予檔案管理先進(jìn)的管理模式，但也給檔案管理帶來了新問題，尤其是安全問題，因此要高度重視，具體保證措施如下：首先，從網(wǎng)絡(luò)共享性人手，共享過程因數(shù)據(jù)被廣泛利用，存在被篡改危險，那么為了提高相關(guān)安全性，要重視訪問權(quán)限的設(shè)置，同時，也要做好身份識別，重視加密設(shè)置；其次，檔案管理人員要嚴(yán)格把控相關(guān)內(nèi)容，尤其在網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)過程中，必須從檔案的管理安全出發(fā)，時刻做到有效的安全升級與維護(hù)管理；再次，安全性提高過程，要重視相關(guān)防火墻的設(shè)置，基于高質(zhì)量的殺毒軟件為主，要積極重視升級，即使進(jìn)行系統(tǒng)更新，修復(fù)相關(guān)漏洞等等；最后從設(shè)備的管理入手，相關(guān)的設(shè)備在管理與維護(hù)階段，必須做好清潔，包括定期的除去灰塵或防濕等等，這是避免發(fā)生硬件損壞的關(guān)鍵，保護(hù)硬件設(shè)備也可以阻擋不必要的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險。

三、結(jié)語

總之，作為檔案管理人員，必須明確信息化的積極作用，同時也要重視在信息化建設(shè)過程中存在的不足，只有明確發(fā)展的時效性，才能進(jìn)一步推動信息化檔案管理水平提高，也會進(jìn)一步為人們提供更加高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。