如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

摘要：隨著改革開放進(jìn)程的不斷加快，我國各行各業(yè)都有了質(zhì)的飛躍，特別是企事業(yè)單位，發(fā)展速度尤為迅速。其中，對于事業(yè)單位而言，在其多種工作內(nèi)容中，人力資源檔案管理工作十分重要，具有不可或缺的地位?；诖耍瑸榱烁玫匕l(fā)展事業(yè)單位，使其更上一層樓，就需要注重人力資源檔案管理工作，采取有效措施不斷更新和提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平。文章主要針對有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性進(jìn)行闡述，并分析了其中存在的問題，最后提出了提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的相應(yīng)對策，希望可以為相關(guān)工作者提供理論幫助和啟示，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源檔案管理；提升；有效性

前言

隨著改革開放的發(fā)展和進(jìn)步，我國事業(yè)單位也隨之進(jìn)行了更新，在這種背景下，事業(yè)單位要想得到更好的發(fā)展，就需要提高人力資源檔案管理水平。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作模式已經(jīng)不符合時代的發(fā)展，同樣也制約了事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。所以，為了使人力資源檔案管理與時代發(fā)展同步，就需要對其工作模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，這是目前需要進(jìn)行的首要任務(wù)，迫在眉睫。

1 提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性

1.1 有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

對于事業(yè)單位而言，人力資源檔案管理是其非常重要的工作環(huán)節(jié)，在一定程度上影響著事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。一般情況下，人力資源檔案管理可以協(xié)助管理者明確和掌握公司職員的情況，進(jìn)而為單位未來的發(fā)展制定有效策略和規(guī)劃提供參考。眾所周知，只有職員的優(yōu)勢和特點進(jìn)行最大化的利用，才能提高事業(yè)單位的競爭力，做到人盡其才，物盡其用。人力資源檔案管理可以幫助管理者了解職員的特長，將合適的職員安置在適合的崗位中，充分發(fā)揮每個職員的優(yōu)勢和作用。其次，除了對職員進(jìn)行充分的利用之外，還要制定完善健全的事業(yè)單位內(nèi)部考核制度，這時就需要人力資源檔案的協(xié)助，人力資源檔案是職員進(jìn)行職位變動的重要依據(jù)，同時還能從中了解員工的獎懲情況，合理分配，優(yōu)化配置，激發(fā)每個職員工作的積極性，從而達(dá)到提高人力資源利用率的目的。可以說，提升事業(yè)單位人力資源管理水平有助于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2有利于挖掘員工內(nèi)在的潛力

事業(yè)單位中人力資源檔案管理工作內(nèi)容，就是對單位中的所有職員的工作情況、工作年齡、獎懲情況進(jìn)行記錄，并具有絕對的真實性。因此，為了挖掘員工內(nèi)在的潛力，相關(guān)管理者就需要根據(jù)人力資源檔案進(jìn)行工作的調(diào)配，充分達(dá)到人力資源利用率的最大化，根據(jù)人力資源檔案對職員的工作能力進(jìn)行判斷，將具有不同優(yōu)勢的員工調(diào)動到合適的崗位中，最大化地挖掘職員在工作中的內(nèi)在潛能，為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)和條件。

2 事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的問題

2.1 人力資源檔案內(nèi)容缺乏真實性

近年來，由于一些事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致檔案信息失真問題比比皆是，特別是由于管理不嚴(yán)格，審查環(huán)節(jié)存在漏洞，致使很多職員對檔案進(jìn)行造假，偽造學(xué)歷，其逼真程度幾乎可以以假亂真，而人力資源檔案管理人員沒有有效途徑對其進(jìn)行鑒定，所以檔案造假情況越來越多，人力資源檔案內(nèi)容缺乏真實性，進(jìn)而嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。

2.2人力資源檔案管理技術(shù)有待更新

事業(yè)單位要想不斷進(jìn)步和創(chuàng)新，就需要在人力資源檔案管理方面進(jìn)行變革，擯棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。因為紙質(zhì)檔案在完善保存方面有著很大的困難，一旦單位職員進(jìn)行調(diào)動，就需要以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案調(diào)動，這是很難確保檔案紙張的完好無損的，從而就會給人力資源部門的工作開展帶來很大的不變，所以在這種情況下，就需要更新人力資源檔案管理技術(shù)，為人力資源檔案管理提供便利條件。

3 提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的具體措施

3.1 建立健全人力資源檔案管理制度

根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況建立健全完善的人力資源檔案管理制度是非常必要的，同時也是提升檔案管理水平的有效措施。在制定人力資源檔案管理制度的過程中，要體現(xiàn)制度合理性和科學(xué)性，針對傳統(tǒng)的不符合時代發(fā)展的管理制度進(jìn)行變革和更新，使人力資源檔案管理制度更加具有規(guī)范性和制度性。一般而言，制定健全的人力資源檔案管理制度首先需要收集人力資源檔案，且要嚴(yán)謹(jǐn)，以此確保檔案的完整，體現(xiàn)檔案的價值。

3.2 提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)水平

人力資源檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的中堅力量，占據(jù)著不可替代的地位，因此，要想快速推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，首先就要采取具體措施提升工作人員的素質(zhì)和工作素養(yǎng)。事業(yè)單位可以定期組織人力資源檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，比如理論知識或者實踐活動，并制定相應(yīng)的獎懲制度，對表現(xiàn)優(yōu)異者進(jìn)行表揚(yáng)和獎勵，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，強(qiáng)化自身素養(yǎng)，提高自身業(yè)務(wù)水平。此外，還需要針對檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)進(jìn)行強(qiáng)化，促使其以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度進(jìn)行工作，一旦發(fā)現(xiàn)偽造檔案現(xiàn)象的出現(xiàn)，要嚴(yán)肅處理，及時上報，保持人力資源檔案的真實性和科學(xué)性。

3.3 改革創(chuàng)新人力資源檔案保存方式

二十一世紀(jì)，是電子信息時代，在此社會背景下，事業(yè)單位人力資源檔案保存模式也要有所更新和變革，更加具有信息化、數(shù)字化。檔案管理人員可以通過科技化手段建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案以圖片的形式進(jìn)行保存，錄入電腦中，這樣即使進(jìn)行職員調(diào)動，也可以隨時隨地進(jìn)行檔案調(diào)動和讀取。可以說，改革創(chuàng)新人力資源檔案保存方式是事業(yè)單位向著數(shù)字化、科技化邁進(jìn)的重要手段。

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作者簡介：

遲永生，1982，男，中學(xué)一級教師，研究方向：檔案