新時(shí)期高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理服務(wù)探析

陳艷

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室的作用

1.協(xié)調(diào)作用

高校二級(jí)學(xué)院辦公室主要職能是通過(guò)協(xié)調(diào)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)管理服務(wù)工作。學(xué)院的許多工作是由辦公室進(jìn)行組織，協(xié)調(diào)學(xué)校各部門、各學(xué)院資源，協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)所有管理服務(wù)人員和教師，充分調(diào)動(dòng)積極性，科學(xué)安排，及時(shí)有序地處理各種煩瑣的事，保證學(xué)院管理服務(wù)工作正常運(yùn)行。

2.服務(wù)作用

高校二級(jí)學(xué)院辦公室平時(shí)主要服務(wù)的對(duì)象是廣大師生，服務(wù)的范圍涵蓋學(xué)院內(nèi)外，服務(wù)的內(nèi)容包括行政、人事、財(cái)務(wù)、外聯(lián)等各項(xiàng)任務(wù)。面對(duì)眾多的人和事，高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作量巨大，且需要通過(guò)良好的服務(wù)，讓全校師生滿意。

二、目前高校二級(jí)學(xué)院辦公室存在問題

1.缺乏有效的管理規(guī)章制度

高校二級(jí)學(xué)院辦公室仍然沿用原有的、過(guò)時(shí)的規(guī)章制度，沒有按照新時(shí)代教育的要求制定相適應(yīng)的規(guī)章制度，原有的工作機(jī)制不能適應(yīng)當(dāng)前的新形勢(shì)，沒有創(chuàng)新性，與實(shí)際工作情況不相符合，影響了學(xué)院的工作人員的積極性、創(chuàng)造性及主動(dòng)性，使學(xué)院的工作效率、工作質(zhì)量、師生對(duì)學(xué)院工作的滿意度大大下降。

2.工作目標(biāo)較模糊

許多高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作職責(zé)較模糊，一直沒有研究制定出相關(guān)的工作職責(zé)范圍，使高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員憑經(jīng)驗(yàn)工作，工作能力難以發(fā)揮，開展工作困難，造成工作效率和質(zhì)量不高。高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員只有在清楚知道本部門的定位、明確工作職責(zé)情況下才能做好工作。

3.沒有樹立良好的服務(wù)意識(shí)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員平時(shí)工作狀況是任務(wù)重、時(shí)間急，思想上服務(wù)意識(shí)較淡，缺少服務(wù)的主動(dòng)性，造成有時(shí)對(duì)待工作的熱情不高，對(duì)服務(wù)對(duì)象態(tài)度淡漠，具體工作不夠認(rèn)真細(xì)致，使服務(wù)工作效率低下，不能滿足師生的服務(wù)需求，甚至造成不良影響，影響學(xué)院的形象。

4.需提升管理服務(wù)人員專業(yè)知識(shí)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室起著銜接的作用，是學(xué)院中一個(gè)重要的部門。要做好高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理服務(wù)工作，需要安排數(shù)量充足、敬崗愛業(yè)、能主動(dòng)為廣大師生熱心服務(wù)、具有復(fù)合型知識(shí)的工作人員，這樣才能滿足工作的需要，才能讓師生滿意高校二級(jí)學(xué)院辦公室的管理服務(wù)工作。但現(xiàn)實(shí)中高校二級(jí)學(xué)院辦公室部門人員在數(shù)量上嚴(yán)重不足，每人都身兼多職，忙里忙外，沒有充足的時(shí)間再去學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)、參加各種培訓(xùn)來(lái)提高個(gè)人素質(zhì)，也就不能更好地服務(wù)全校師生了。

5.需要提高辦公室信息化管理服務(wù)水平

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到空前的發(fā)展，這些技術(shù)已在高校的各個(gè)方面被廣泛普及和使用，對(duì)管理服務(wù)工作起到了很大的作用。然而許多高校二級(jí)學(xué)院辦公室的管理服務(wù)人員對(duì)相關(guān)知識(shí)掌握不全面，操作使用仍然不熟練，有不少困難，這在一定程度上降低了工作效率，影響了工作質(zhì)量，使管理服務(wù)工作處于較低水平。

三、提高高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理服務(wù)工作水平的對(duì)策

1.提高高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員的綜合能力

工作人員需具有較高的執(zhí)行能力。高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院與學(xué)校上級(jí)部門互相聯(lián)系的紐帶，是學(xué)校與學(xué)院相關(guān)任務(wù)的最終組織與執(zhí)行部門。所以高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員在工作過(guò)程中首先要吃透相關(guān)文件的精神，充分理解相關(guān)工作的含義，按照相關(guān)要求精心組織，在執(zhí)行過(guò)程中認(rèn)真、細(xì)心，使學(xué)校的工作要求最終落實(shí)。

工作人員需具有較高的協(xié)調(diào)能力。辦公室平時(shí)工作接觸面比較廣，處理的事比較多。有的事情較簡(jiǎn)單，工作人員會(huì)很快、很容易處理，但有些事情比較復(fù)雜，難處理，涉及學(xué)校多個(gè)部門、多個(gè)學(xué)院，這就需要工作人員具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，與學(xué)校相關(guān)部門、學(xué)院溝通，找到解決問題的方案，使事情圓滿解決。

工作人員需具有較高解決問題的能力。在平時(shí)工作中，對(duì)待不同的任務(wù)需要采用不同的工作辦法。除了一般性的問題，工作人員在處理棘手問題時(shí)需冷靜地分析問題，從問題中找出與之相關(guān)的線索，形成解決問題最合理的方案，順利地完成工作任務(wù)。工作人員在平常的工作過(guò)程中要不斷總結(jié)、不斷學(xué)習(xí)、不斷實(shí)踐，提高自己的分析能力和判斷能力，使自己的工作能力不斷增強(qiáng)。

2.提高高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員的服務(wù)意識(shí)

要做好高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作，工作人員首先要熱愛學(xué)院辦公室工作，在工作中轉(zhuǎn)變理念，變管理為服務(wù)，樹立為全校師生服務(wù)的意識(shí)，認(rèn)真做好每件服務(wù)師生的事，熱情接待每位師生，耐心回答每個(gè)問題，當(dāng)場(chǎng)能解決的事情現(xiàn)場(chǎng)完成，提高辦事效率，對(duì)由于種種原因不能立即完成的事情，要做好解釋工作，說(shuō)明原因，并將事情記錄下來(lái)，給出答復(fù)時(shí)間。然后進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，在約定時(shí)間內(nèi)給出答復(fù)，讓師生對(duì)學(xué)院辦公室的工作滿意和放心。

3.制定完善的高校二級(jí)學(xué)院的相關(guān)規(guī)范制度

制定合理規(guī)范的高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作制度是做好辦公室管理服務(wù)工作的基礎(chǔ)。辦公室工作人員在走訪調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)學(xué)院的自身特點(diǎn)，制定出一系列規(guī)章制度和辦事流程，然后公開征求廣大師生的意見，根據(jù)大家反饋的合理建議對(duì)原規(guī)章制度和辦事流程進(jìn)行修改定稿，最終形成大家認(rèn)可的規(guī)章制度和辦事流程，并及時(shí)在多個(gè)場(chǎng)合公布，接受師生的監(jiān)督。有了相關(guān)規(guī)章制度，辦公室工作人員的工作有章可循，形成行為規(guī)范。辦事流程的制定，讓來(lái)辦事的師生知道辦事的具體過(guò)程，也使工作人員的管理服務(wù)有了標(biāo)準(zhǔn)，使工作過(guò)程清晰透明。

4.高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作要有創(chuàng)新意識(shí)

現(xiàn)在高校的發(fā)展很快，各個(gè)高校都在提高辦學(xué)質(zhì)量，擴(kuò)大自己的影響力。而要讓學(xué)校在全國(guó)眾多的高校中處于前列，就必須進(jìn)行創(chuàng)新。學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)新，學(xué)校各個(gè)二級(jí)學(xué)院都要步調(diào)一致地進(jìn)行創(chuàng)新，才能完成學(xué)校的創(chuàng)新。高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院創(chuàng)新工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，所以高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員要通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，豐富自己的思想，拓展自己的思維，提高自己的創(chuàng)新能力，做好本職工作，為學(xué)校的發(fā)展出一份力。

5.深入校園了解師生的實(shí)際需求

高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員在平時(shí)工作中要不定期地走出辦公室，深入師生當(dāng)中與他們交流，了解實(shí)際需求，及時(shí)解決他們遇到的問題。同時(shí)向師生征求他們對(duì)學(xué)院工作的建議及想法，學(xué)院辦公室工作人員在調(diào)研后要立即解決相關(guān)問題，從而更有效地做好管理服務(wù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室的管理服務(wù)工作不是一成不變的，總是隨著高校的發(fā)展不斷改進(jìn)、不斷創(chuàng)新的。對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理服務(wù)工作進(jìn)行研究，探索提高管理服務(wù)的方法，提高管理服務(wù)的質(zhì)量，更好地服務(wù)于廣大師生是高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理服務(wù)工作的重要課題。

參考文獻(xiàn)：

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